Du er her: AU  Medarbejdere  Fakulteter Arts Politikker og delstrategier Retningslinjer for opslag, bedømmelse og ansættelse

Retningslinjer for opslag, bedømmelse og ansættelse af videnskabelige medarbejdere ved Faculty of Arts

Disse retningslinjer baserer sig på ’Bekendtgørelse om ansættelse af videnskabeligt personale ved universiteter’ (13. marts 2012), AU’s overordnede personalepolitik, Arts Politik for Rekruttering samt AU´s 7 normer for fastansættelse af videnskabelige medarbejdere, vedtaget af Universitetsledelsen januar 2018.

Beslutning om opslag af faste stillinger

Institutleder opslår faste videnskabelige stillinger på baggrund af systematiske bemandingsplaner, godkendt af dekanen efter drøftelser i fakultetsledelsen. Bemandingsplanerne omfatter dog kun det videnskabelige personale med forskningsforpligtelse (adjunkt, lektor, professor MSO og professor).

Stillingsopslag

Det er institutleders ansvar at inddrage relevante faglige medarbejdere, herunder typisk afdelingslederen, og i samarbejde med Arts HR at udarbejde og godkende alle stillingsopslag. For at sikre ensartede og genkendelige stillingsopslag fra Arts og mindske usikkerheden ift. at formulere stillingsopslag benyttes Arts’ skabelon for stillingsopslag.

Alle videnskabelige stillingsopslag med forskningsforpligtelse formuleres på dansk og engelsk, med mindre særlige forhold taler for, at de kun udarbejdes på dansk eller et andet fremmedsprog end engelsk. Det er institutleders beslutning om stillingsopslag udelukkende formuleres på engelsk. Til alle stillinger bortset fra ph.d.- stillinger og videnskabelige stillinger uden forskningsforpligtelse kræves ansøgninger udformet på engelsk, medmindre særlige forhold af faglig karakter gør sig gældende. Ansøgere er velkomne til at sende dansksprogede publikationer selvom selve ansøgningen formuleres på engelsk.

I henhold til § 3 i ’Bekendtgørelse om ansættelse af videnskabeligt personale ved universiteter’ (13. marts 2012) skal stillinger på professor- og lektorniveau opslås internationalt, medmindre særlige forhold af faglig karakter gør sig gældende. På Arts skal også ph.d.- og adjunktstillinger opslås internationalt. Det er institutleders ansvar at sikre opslag via relevante danske og internationale medier.

For at sikre et bredt ansøgerfelt til opslåede faste videnskabelige stillinger nedsætter institutleder en søgekomite, som bistår i rekrutteringsindsatsen. Institutleder beslutter søgekomiteens sammensætning, arbejdsform og arbejdsomfang. Søgekomiteerne skal bistå i at sikre et tilstrækkeligt stort ansøgerfelt med kvalitet og diversitet (eksterne ansøgere, internationale ansøgere og ansøgere af begge køn).

Det er institutleders ansvar at udpege en faglig kontaktperson med ansvar for at besvare alle henvendelser fra potentielle ansøgere med fagligt relaterede spørgsmål til stillingen mm. Det er Arts HRs ansvar at udpege HR-medarbejdere med ansvar for at besvare alle henvendelser fra ansøgere med HR-relaterede spørgsmål til stillingen og ansøgningsprocessen. 

Ansættelsesudvalg

Der anvendes shortlisting for at fastholde fokus på dybtgående bedømmelser af de mest kvalificerede ansøgere.

Institutleder nedsætter et ansættelsesudvalg, som rådgiver med hensyn til hvilke kandidater, der shortlistes til bedømmelse, efterfølgende hvilke kandidater der udvælges til ansættelsessamtale og endelige deltager i samtaler.

Ansættelsesudvalget kan tillige efter institutleders beslutning fungere som søgekomite.

Stillinger genopslås, hvis det efter ansøgningsfristens udløb vurderes, at der ikke er et tilstrækkeligt antal kvalificerede ansøgere. Det er ansættelsesudvalgets opgave at vurdere dette. Den endelige beslutning tages af institutleder.

Ansættelsesudvalget inkluderer som hovedregel følgende medlemmer:

  • institutleder (formand)
  • afdelingsleder
  • en fagligt relevant medarbejderrepræsentant
  • formand for bedømmelsesudvalget
  • evt. dekan/prodekan
  • evt. studieleder

Ansættelsesudvalget har ikke kompetencer i relation til den senere faglige bedømmelse, men har en rådgivende funktion i forhold til at vurdere ansøgernes faglige kvalifikationer med udgangspunkt i stillingsopslagets tekst og med udgangspunkt i stillingsstrukturens angivelse af kvalifikationsniveau for de forskellige stillingskategorier.

Udvælgelsen af ansøgere til bedømmelse sker ud fra en samlet vurdering af, hvilke ansøgere der bedst matcher instituttets og fakultetets rekrutteringsbehov, som det er beskrevet i stillingsopslaget. 

Institutleder tager den endelige beslutning om, hvilke ansøgere, der shortlistes.
Se endvidere Vejledning for Ansættelsesudvalg ved shortlisting, Faculty of Arts.

Bedømmelsesudvalg

Bedømmelsesprocessen henholder sig til § 4 i ’Bekendtgørelse om ansættelse af videnskabeligt personale ved universiteter’ (13. marts 2012) og de af Aarhus Universitet fastsatte regler for den faglige bedømmelse af ansøgere til videnskabelige stillinger og for faglig bedømmelse af videnskabelige medarbejdere, der ansættes og forlænges uden forudgående stillingsopslag samt habilitetskrav for bedømmelsesudvalg (se Forvaltningslovens kapitel 2 om dette).

Det gælder for alle bedømmelsesudvalg på Arts, at der skal være et flertal af eksterne medlemmer (se dog nedenstående), at der skal være repræsentanter for begge køn og at udvalgene skal afspejle faglig og akademisk bredde, herunder akademiske traditioner udover danske.

Ph.d.-stipendiat

Bedømmelse af ph.d.-stipendiater sker i henhold til ”Retningslinjer for ph.d.- uddannelsen ved Graduate School, Arts” af 1. november 2012.

Videnskabelig assistent/ekstern lektor

Der nedsættes bedømmelsesudvalg bestående af et til to interne medlemmer på mindst lektorniveau.

Studieadjunkt og studielektor

Der nedsættes bedømmelsesudvalg bestående af to interne medlemmer på mindst lektorniveau. Det kan ud fra af en konkret vurdering af stillingens indhold vurderes om et internt medlem skal erstattes af et eksternt medlem.

Ved bedømmelse ifm. overgang fra studieadjunkt til studielektor nedsættes bedømmelsesudvalg bestående af to interne medlemmer på mindst lektorniveau. Det kan ud fra af en konkret vurdering af stillingens indhold vurderes om et internt medlem skal erstattes af et eksternt medlem.

Postdoc

Der nedsættes bedømmelsesudvalg bestående af 2 interne medlemmer på mindst lektorniveau. Udvalget godkendes af Institutleder.

Adjunkt

Der nedsættes bedømmelsesudvalg bestående af 3 eller 5 medlemmer på mindst lektorniveau, hvoraf højst et medlem er internt, mens de øvrige medlemmer af udvalget skal være eksterne. Som udgangspunkt bør mindst ét af de eksterne medlemmer være fra udlandet ved bedømmelsesudvalg på 3 medlemmer og mindst 2 medlemmer være fra udlandet ved bedømmelsesudvalg på 5 medlemmer.

Lektor

Der nedsættes bedømmelsesudvalg bestående af 3 eller 5 medlemmer på mindst lektorniveau, hvoraf højst et medlem er internt, mens de øvrige medlemmer af udvalget skal være eksterne. Som udgangspunkt bør mindst ét af de eksterne medlemmer være fra udlandet ved bedømmelsesudvalg på 3 medlemmer og mindst 2 medlemmer være fra udlandet ved bedømmelsesudvalg på 5 medlemmer.

Professor/professor MSO

Der nedsættes bedømmelsesudvalg bestående af 3 eller 5 medlemmer på professorniveau, hvoraf højst et medlem er internt, mens de øvrige medlemmer af udvalget skal være eksterne. Som udgangspunkt bør mindst ét af de eksterne medlemmer være fra udlandet ved bedømmelsesudvalg på 3 medlemmer og mindst 2 medlemmer være fra udlandet ved bedømmelsesudvalg på 5 medlemmer.

Se endvidere ”Vejledning for Bedømmelsesudvalg ved bedømmelser af ansøgere til videnskabelige stillinger ved Faculty of Arts”, august 2018.

Ansættelser og forlængelser uden stillingsopslag

Ansættelse og forlængelse uden stillingsopslag kan under tiden finde sted administrativt, fx ved navngivne postdoc’ere i eksterne projekter, ved gæsteforskere og ved medarbejdere, der ansættes i midlertidige stillinger som adjunkt/postdoc, lektor eller professor.

Ved ansættelse og forlængelser kan man anvende de almindelige regler angivet ovenfor, men bedømmelsen kan også foretages af en eller flere sagkyndige personer på et niveau, der mindst svarer til niveauet for den pågældende stilling, dog mindst lektorniveau. Det samme er tilfældet, hvis fonde eller ikke- statslige bevillingsgivere har stillet mindst halvdelen af midlerne til rådighed for ansættelse af en person, jf. ansættelsesbekendtgørelsens § 8.

Habilitetskrav i forbindelse med bedømmelser

Aarhus Universitet tager udgangspunkt i Forvaltningslovens generelle regler om habilitet, der blandt andet vedrører familieforhold, venskaber og særlige personlige, faglige og økonomiske interesser, som i forhold til den opslåede stilling må anses for at være uforenelig med rollen som medlem af bedømmelsesudvalget.

Endvidere gælder, at dekaner, prodekaner og institutledere, der som en del af ledelsesstrengen træffer beslutning om ansættelse m.v., ikke optræder som medlem af bedømmelsesudvalg.

Inddragelse af Akademisk Råd i nedsættelse af bedømmelsesudvalg

Ved opslåede videnskabelige stillinger indhenter institutlederen forslag til medlemmer af bedømmelsesudvalget ved afdelingslederen eller andre fagligt relevante medarbejdere. Dekanen godkender, efter indhentet indstilling fra Akademisk Råd, sammensætningen af bedømmelsesudvalg.

Bedømmelse

Formanden for bedømmelsesudvalget leder udvalgets arbejde i overensstemmelse med Vejledning for Bedømmelsesudvalg ved bedømmelser af ansøgere til videnskabelige stillinger ved Faculty of Arts”.

Hvis en ansøgning har formelle mangler, vil denne bliver afvist uden bedømmelse f.eks. hvis en ansøger ikke har medsendt videnskabelige værker til bedømmelse.

Den faglige bedømmelse udarbejdes i henhold til bedømmelsesvejledningen.

Den faglige bedømmelse udarbejdes i AU’s e-rekrutteringsværktøj. Ved den faglige bedømmelse tages der stilling til, om ansøgeren besidder de faglige kvalifikationer inden for forskning, undervisning, formidling mv., som er forudsat i stillingsstrukturen (’Cirkulære om stillingsstruktur for videnskabeligt personale ved universiteter’ 13. juni 2007). Herudover tages der ved bedømmelsen også stilling til de øvrige faglige kvalifikationskrav, som er angivet i stillingsopslaget.

Der afgives en ikke-prioriteret, begrundet og skiftlig bedømmelse af ansøgernes kvalifikationer. Hvis der er meningsforskelle mellem de faglige bedømmere, skal dette fremgå af bedømmelsen.

Arts HR legalitetslæser i samarbejde med institutleder/viceinstitutleder de faglige bedømmelser. Institutlederen godkender - bortset fra faglige bedømmelser af ph.d.-ansøgninger - de endelige faglige bedømmelser i henhold til ovenfor nævnte vejledningen. Arts Ph.d. og Internationalisering legalitetslæser de faglige bedømmelser af ph.d.-ansøgninger. Ph.d.- skolelederen godkender de faglige bedømmelser af ph.d.-ansøgninger i henhold til ”Retningslinjer for ph.d.-uddannelsen ved Graduate School, Arts” af 1. november 2012.

Ansættelsesprocessen

Jf. § 6 i ’Bekendtgørelse om ansættelse af videnskabeligt personale ved universiteter’ (13. marts 2012) skal ansættelse finde sted senest 6 måneder efter ansøgningsfristens udløb. Institutleder sikrer i samarbejde med HR en ansættelsesproces, der ikke overskrider denne frist.

I forbindelse med VIP-stillinger, dog normalt ikke ph.d.- og postdoc-stillinger, afholdes ansættelsessamtaler. Ansættelsessamtalerne kan tage udgangspunkt i den spørgeguide som AU HR har udarbejdet til ansættelsessamtaler.

Ansættelsessamtalerne afholdes af ansættelsesudvalg. Se Vejledning for Ansættelsesudvalg.

Introduktion på institut/center ved ansættelse

Institutleder har ansvar for at der lægges en plan for introduktion af nye medarbejdere, således at nye medarbejdere hurtigt har de bedste muligheder for at udfolde sig i ansættelsen.

431914 / i40