Det handler om samarbejde og service

Anne Bækby Johansen er pr 1. august tiltrådt som ny administrationschef på Aarhus BSS. Annes fokus er at lede en professionel administration, der kan levere god service og sammenhængende løsninger i tæt samarbejde med de faglige miljøer.

20.08.2018 | Sinne B. Jakobsen

Foto: Ingrid Fossum, Aarhus BSS Kommunikation.

Kan du beskrive dig selv med tre ord?

I arbejdsmæssige sammenhænge er jeg driftssikker, loyal og strategisk.

Hvad glæder du dig mest til at tage fat på i din nye stilling?

Vi har en velfungerende administration med fagligt dygtige medarbejdere. Jeg er fokuseret på både kvalitet og service, og derfor vil jeg gerne skabe endnu mere samarbejde på tværs af funktionerne, så vi netop kan levere de sammenhængende løsninger. Vi skal derfor også prioritere den interne service og være i stand til at spille hinanden gode. Som administration skal vi også fokusere på den fælles administrative opgave, og jo mere vi har et fælles fundament, jo bedre service kan vi levere.

Du skal fremover stå i spidsen for både dekansekretariatet og administrationscentret i en samlet fakultetsadministration. Hvad betyder det, at fakultetsadministrationen for første gang får samme leder?

Fordelen er, at strategi og drift bindes tættere sammen på alle niveauer – både på fakultetet og i det tværgående samarbejde på AU. Jeg synes, at det giver rigtig god mening, at vi har en samlet fakultetsadministration, der kan understøtte fakultetets strategi.

I det daglige betyder det helt lavpraktisk, at jeg får kontor både på Bartholins Allé og i Tåsingegade, så jeg kan videreformidle og skabe sammenhæng og fælles fundament i administrationen.

I det samlede billede giver den nye overordnede organisering endvidere en helt naturlig anledning til at se på vores organisering af de administrative opgaver i administrationscenteret og dekansekretariatet.

Kan du sige lidt mere om, hvad der skal kendetegne administrationen her på Aarhus BSS?

Det står som bekendt i Aarhus Universitets strategi, at AU har tillid til, at administrationen leverer en sammenhængende, effektiv og professionel service. Det er jeg naturligvis meget enig i. Min ambition er, at Aarhus BSS har en superprofessionel og meget kvalificeret administration med engagerede og dedikerede medarbejdere og ledere, der brænder for deres opgaver og for Aarhus BSS. Derfor er det vigtigt, at både dekansekretariatet, administrationscentret og institutsekretariaterne arbejder sammen om den fælles administrative opgave.

Det er i den sammenhæng vigtigt, at vores fælles faglige fundament løbende udvikles og vedligeholdes – senest har vi gjort det ved fx fælles kurser i god offentlig forvaltning og persondatalovgivning samt et fagligt oplæg om tillid.

Hvordan skaber man et godt samarbejde på fakultetet?

Først og fremmest ved at yde en god service. Alle skal vide, at lige meget hvem man kontakter i administrationen, så bliver opgaven løst. Det kan sagtens betyde, at der skal inddrages flere kompetencer i den interne opgaveløsning, men udadtil skal alle som udgangspunkt opleve, at opgaven løses samlet ét sted.

Jeg kan ikke opfordre nok til, at man etablerer gode samarbejdsrelationer. Den personlige kontakt skal være en naturlig del af den måde, vi arbejder på. Jeg ved, at det virker. Den tid, man bruger på at ringe eller gå over gaden eller tage en tur til Herning, er ofte givet godt ud. Så tag sagen under armen og mød din kollega!

Hvad vil du have særligt fokus på i den kommende tid?

Vi skal leve op til kravet om at være effektive, spare penge og samtidig have fokus på kvalitet og forbedring. Verden forandrer sig, og vi skal jo gerne følge med – vores opgaver udvikler sig hele tiden og bliver mere og mere komplekse. Derfor skal vi løbende vurdere, om vi løser de rigtige opgaver på den rigtige måde, og om vi har de rette kompetencer og den rette organisering.  

Administrationen er jo underlagt nogle økonomiske rammer, og derfor skal vi selvfølgelig gøre tingene så omkostningseffektivt som muligt. Vi skal dog huske, at effektiviseringer ikke nødvendigvis er lig med nedskæringer. Vi har en forpligtelse til sammen at optimere arbejdsgange og processer. Effektiviseringer kan, set i det lys, også betyde kvalitetsløft, eller at man frigiver ressourcer til nogle andre områder, som man gerne vil udvikle og prioritere. Jeg mener derfor, at vi skal være i stand til både at op- og nedprioritere opgaver, så indsatserne skaber mest mulig værdi samlet set.

Det handler om, at vi hele tiden skal navigere bedst muligt inden for de givne rammer. På Aarhus BSS løser vi en bred vifte af opgaver, og vi har en meget vigtig opgave i at være proaktive og understøtte forretningen. Det betyder, at det er nødvendigt at foretage de nødvendige prioriteringer løbende, så vi anvender vores ressourcer optimalt og samtidig leverer den gode service.

Som administrationschef refererer du både til universitetsdirektøren og dekanen. Kan det være en udfordring?

Det synes jeg ikke. De er begge medlemmer af universitetsledelsen, og det giver god mening med et ”dobbelt ophæng”, da AU er en stor og kompleks arbejdsplads, der kræver organisatorisk indblik, forståelse og kendskab på flere niveauer.

Det er samtidig med til at sikre sammenhæng på tværs af fakulteter og sammenhæng i enhedsadministrationen. Vi kan godt have forskellige udgangspunkter og alligevel skabe fælles resultater, uden vi nødvendigvis skal gøre alting ens. Vi har en målsætning om at styrke og bidrage til fælles løsninger, hvor det giver mening.

Kan du fortælle lidt om din baggrund?

Jeg er født i Odense for 40 år siden, opvokset i Ringkøbing i Vestjylland og student i Aarhus. Sidenhen er jeg uddannet cand.soc. fra CBS i København, hvor jeg har boet i 10 år. For snart syv år siden vendte jeg tilbage til Aarhus og startede med at arbejde på AU i Aarhus BSS’ HR-afdeling. Jeg har sideløbende med mit arbejde også for ganske nylig prøvet at være studerende her på fakultetet, og i sommer blev jeg således cand.jur.

Det har været interessant at være både medarbejder og studerende for en tid. Det giver nyttige input til at møde brugerens behov – og så giver det lige en frisk påmindelse af, hvorfor vi er her, og jeg bliver nu engang stolt at arbejde et sted, hvor vi uddanner så mange dygtige unge mennesker. Og det håber jeg også, at alle mine medarbejdere er. Jeg føler virkelig, at vi alle sammen bidrager til noget større i vores daglige arbejde.

Aarhus BSS
308561 / i40