Ny organisering af BSS Studier

Ny teamstruktur i BSS Studier skal gøre det nemmere for fagmiljøerne at få support. De nye rammer vil skabe større sammenhængskraft og højere kvalitet, og de vil bidrage til at ruste BSS til bedre at kunne håndtere de nye krav fra fremdriftsreform og institutionsakkreditering.

22.05.2014 | Mette Gebauer Johannsen

Besparelser og nye store udfordringer i form af fremdriftsreform og institutionsakkreditering har skabt behovet for at etablere en ny teambaseret struktur i BSS Studier.

”Udsigten til færre ressourcer har betydet, at vi bliver nødt til at ændre på vores arbejdsgange, så vi fortsat kan yde en god service til fagmiljøerne i en høj kvalitet og til tiden. Da vi samtidig kan se frem til at skulle håndtere to store nye udfordringer i form af fremdriftsreform og institutionsakkreditering, var det afgørende at få kigget vores arbejdsrutiner efter i sømmene, så vi kan skabe ny struktur, som sikrer effektivitet, ensartede sagsgange og høj kvalitet samtidig med, at medarbejderne trives og kan følge med”, understreger leder af BSS Studier Anni Bækgaard Langberg.

Den nye struktur vil blive implementeret trinvist, og fagmiljøerne vil blive involveret løbende.

Tværgående teams skal sikre sammenhæng
Den nye struktur består af tre uddannelsesteams og seks tværgående teams. Den er resultatet af en omfattende proces, hvor medarbejderne i BSS Studier har været involveret fra starten. Derudover har ønsker og input fra møder med institutter, studieledere og dekanat bidraget til at forme den endelige organisering.

De tre teams med fokus på uddannelserne dækker hver især over minimum to uddannelser og har et samlet ansvar for hele paletten af opgaver omkring uddannelserne - support af studienævn og institutter, studieordninger, eksamen, studievejledning etc.  Samtidig er det hensigten, at de tre teams skal arbejde sammen på tværs om at løse opgaverne.

”Ved at etablere teams, som samarbejder på tværs af opgaver omkring uddannelserne og på tværs af uddannelserne omkring en specifik ydelse (eksamen- og undervisningstilmelding, systemsupport og studienævnssupport etc.) kan vi skabe optimale muligheder for at skabe en synergieffekt og strømline vores sagsgange på sigt. Det er blandt andet vigtigt i forhold til institutionsakkreditering, hvor vi skal kunne dokumentere en ensartet kvalitetspraksis og sammenhæng i vores uddannelsesstrategier”, forklarer Anni Bækgaard Langberg.

Øget fokus på ensartethed i sagsbehandling
Der er desuden etableret yderligere tre tværgående teams, som skal understøtte uddannelsesteamsene. I et af dem samles fx al sagsbehandling, som yderligere skal sikre de øgede krav til kvalitetssikring og ensartethed i sagsgangene og i sagsbehandlingen. Dette team skal arbejde tæt sammen med områdestudienævnet. De to resterende teams er ansvarlige for hhv. studieservice og systemsupport.

Videndeling er afgørende
Den nye struktur betyder, at der vil komme til at ske en stor udveksling af viden hele vejen rundt, så det f.eks. sikres, at beslutninger i studienævnene bliver formidlet videre til de relevante medarbejdere, som hele tiden skal holdes à jour i forhold til de enkelte uddannelser.

Bedre trivsel og mindre sårbarhed
Det er ikke kun ’kunderne’ hos BSS Studier, der kommer til at nyde godt af den nye organisering. For medarbejderne i afdelingen betyder de nye rammer, at de fremover får nemmere ved at hjælpe hinanden i spidsbelastningsperioder. Der vil desuden blive bedre mulighed for udvikling for medarbejderne, idet det vil blive nemmere at skifte opgaver. Sammen med en øget medarbejderinvolvering helt generelt vil den nye teamstruktur medvirke til større arbejdsglæde.

”Vi har tidligere oplevet, at nogle medarbejdere i en periode var lagt ned af arbejde, mens andre ikke havde så travlt. Men fordi vi var så specialiserede og arbejdede meget alene med opgaverne, var det vanskeligt at tage over og hjælpe hinanden. Det kommer vi forhåbentligt til at undgå med den nye organisering”, forklarer Anni Langberg og fortsætter:

”De forbedrede muligheder for at samarbejde, betyder samtidig, at vi ikke er så sårbare, hvis en medarbejder er på ferie eller bliver syg. Det vil være meget nemmere for andre at tage over, og det kommer naturligvis også kollegerne ude på institutterne og de studerende til gode.”

Yderligere informationer

Anni Bækgaard Langberg
Uddannelseschef
BSS Studier
Mail: abl@au.dk                        
Tlf.: 87 15 24 03

Aarhus BSS
308561 / i40