Nyt initiativ skal styrke samarbejdet

Institut for Erhvervskommunikation er pilot på et nyt initiativ, som skal bringe de administrative medarbejdere fra fællesadministration og instituttet tættere sammen. Målet er at skabe bedre relationer og styrke kendskabet både til hinandens opgaver og til ’forretningen’.

25.06.2014 | Mette Gebauer Johannsen

Godt og vel 20 administrative medarbejdere fra BSS’ administrative center og Institut for Erhvervskommunikation (BCOM) var i sidste uge samlet for at ’få ansigt på hinanden’. Mødet var første skridt i et nyt pilotprojekt, som skal styrke sammenhængskraften i de administrative ydelser – i første omgang rettet mod Institut for Erhvervskommunikation, men hvis projektet viser sig at bære frugt, vil det blive bredt ud til flere institutter på BSS.

Det er afgørende at mødes
Pilotprojektet går først og fremmest ud på at etablere en kontaktgruppe eller et team bestående af de medarbejdere, som løser administrative opgaver for BCOM – hvad enten de sidder på instituttet eller i fællesadministrationen. De skal lære hinanden at kende og få en bedre viden om og forståelse for, hvilke opgaver de hver især sidder med.  Gruppen fungerer som et forum, hvor man kan drøfte særlige indsatsområder på både instituttet og på tværs af de administrative områder. Det skal være med til at sikre, at den fremadrettede administrative service afspejler instituttets behov bedst muligt.

- Det første møde gik ud på, at vi skulle møde hinanden og få det først indblik i, hvad folk hver især laver. Det skulle åbne døren til et styrket samarbejde og gøre det nemmere efterfølgende at tage kontakt. Man skal ikke underkende betydningen af, hvor meget nemmere det er at henvende sig til hinanden, når man har mødtes og ikke længere kun er et navn og en e-mailadresse. Det er ganske enkelt afgørende for at skabe gode og nære relationer og for at sikre en god forståelse for hinandens opgaver og vilkår, forklarer administrationschef på BSS Nikolaj Harbjerg.

Nikolaj Harbjerg suppleres af sekretariatsleder på BCOM Anita Birch Trosborg:

- Der ligger et stort potentiale i kontaktgruppen i forhold til at etablere og styrke et solidt kendskab til ’forretningen’ – altså instituttets vilkår og aktiviteter. Som administrativ medarbejder bør man have en overordnet indsigt i de forskellige administrative områder – ikke kun ens eget - og deres sammenhæng og betydning for instituttets aktiviteter, understreger Anita Birch Trosborg.

Realisering af principper om nærvær og fælles ansvar
Forud for pilotprojektet har kredsen af funktionschefer og sekretariatsledere på BSS, på baggrund af input fra medarbejderne, udarbejdet en række principper for gode samarbejdsrelationer, som kontaktgruppen spiller en afgørende rolle i at realisere.

- Nøgleordene er nærvær og fælles ansvar, og de illustrerer den form for samarbejdsrelationer, vi ønsker at efterleve i administrationen og på institutterne. Etableringen af kontaktgruppen er et led i at skabe større nærvær mellem administrationen og institutterne, og et fokus på, at vi har et fælles ansvar for at lykkes med de opgaver, der skal løses, forklarer Nikolaj Harbjerg.

> Læs mere om principperne for nærvær og fælles ansvar

 

Yderligere informationer

Nikolaj Harbjerg
Administrationschef BSS
tlf.: 2481 0046
Mail: nih@au.dk

 

Aarhus BSS
308561 / i40