Nyt om det fælles mail- og kalendersystem

Overgangen til et fælles mail- og kalendersystem på Aarhus Universitet er godt i gang, men tager længere tid end forventet. AU IT prioriterer, at medarbejderne oplever så få tekniske problemer som muligt, og at alle får den nødvendige support i forbindelse med flytningen af deres mailboks.

01.05.2012 | Marianne Gammelgaard

Status på flytning af mailbokse
Siden starten af marts måned er der løbende blevet flyttet mailbokse over i det nye mail- og kalendersystem. Marts og april har været testperiode, og her har man erfaret, at flytningen af medarbejderes mailbokse er mere kompliceret end forventet, og tempoet har derfor måttet sættes ned.

Erfaringerne fra den første testperiode viser, at flytning af medarbejdere fra det tidligere ASB forløber relativt smidigt, og AU IT forventer, at alle fra tidligere ASB er flyttet over i det nye system ultimo maj.

Samlet set er der i marts og april blevet flyttet ca. 800 medarbejdere, og AU IT forventer at øge tempoet væsentligt fra maj måned. Det er dog vigtigt, at det ikke går hurtigere, end at alle medarbejdere kan få den nødvendige assistance i forbindelse med flytningen af deres mailboks. For at sikre dette har AU IT tilført ekstra ressourcer til it-support i form af en gruppe projektmedarbejdere.

En udfordring, som projektet er blevet ramt af, er manglende kendskab til medarbejderes organisatoriske tilknytning. Det er nødvendigt at være helt sikker på den enkelte medarbejders primære tilknytning, så det er den korrekte mailboks, der bliver flyttet over i det nye system som den primære. AU IT er i god dialog med kontaktpersoner på hvert institut, center og vicedirektørområde for at kvalificere de oplysninger på medarbejdere, som allerede haves.

Hvornår sker der noget?
Flytningen af mailbokse planlægges løbende baseret på de erfaringer, der gøres, og kommer til at foregå i ”bølger” på 4 ugers varighed. Det er derfor ikke muligt at lave en samlet tidsplan for overgangen til det fælles mail- og kalendersystem. Den næste ’bølge’ af flytninger løber fra uge 18 – 21. Hvem der bliver flyttet over i det nye system i denne periode, kan ses i tidsplanenwww.au.dk/nymail.

Alle medarbejdere får en mail fra AU IT, mail- og kalenderprojektet med vigtig information, ca. en uge inden de bliver flyttet. Det er en større opgave at flytte en mailboks fra et system til et andet, og den enkelte medarbejder skal også selv lave en række tilpasninger for at kunne tilgå sin mailboks og kalender i det nye system. Alt dette er beskrevet i den mail, som sendes ud – og der vil være supportere fysisk til stede i forbindelse med flytningen.

Hvad så med de nye mailadresser?
Det nye mail- og kalendersystem har som sådan ikke noget med de nye mailadresser at gøre. Men udfordringen med manglende kendskab til medarbejderes organisatorisk tilknytning har også betydning for genereringen af nye mailadresser. Der skal derfor ryddes op og fastlægges en forretningsgang for registrering af enhedstilknytning, før de nye mailadresser kan generes, så forkerte og misvisende mailadresser undgås.

Har du spørgsmål?

Aarhus BSS, Meddelelser, Administrative forhold, Medarbejdere
308561 / i40