Der er både glæder og sorger ved livet i en matrix-organisation. Faglige fællesskaber har gode vilkår, men samspillet mellem administrationen og institutterne kan være udfordrende. Lektor Michael Bang Petersen forsker i, hvordan individer samarbejder, og han giver et par bud på, hvordan vi kan håndtere udfordringerne og dermed drage mest fordel af den nye organisation.

02.02.2012 | Marianne Gammelgaard

Aarhus Universitet har organiseret sig som en matrix-organisation, hvor en stor del af administrationen er blevet skilt fra institutterne for at blive samlet i administrative fællesskaber. Hensigten med denne organisering er at forsøge at finde løsninger på tværs af traditionelle fagligheder og arbejde interdisciplinært på alle områder.

Når man bringer forskellige fagligheder sammen, skaber man nemlig bedre muligheder for at videndele på kryds og tværs. Det kan, når det fungerer optimalt, skabe en mere effektiv organisation, idet medarbejderne får bedre muligheder for at støtte hinanden fagligt.

Men livet i en matrix-organisation har også nogle udfordringer - særligt i forhold til samarbejdet mellem administrationen og institutterne, som er blevet adskilt fra hinanden. Det samme dilemma gør sig gældende mellem de respektive administrative afdelinger. Lektor Michael Bang Petersen fra Institut for Statskundskab forsker i, hvordan individer samarbejder, og kommer her med sit bud på, hvad de største samarbejdsudfordringer går ud på, og hvordan man kan løse dem.

Vær villig til at gøre noget ekstra for din kollega
Ifølge Michael Bang Petersen handler den største udfordring om fleksibilitet og koordinering:

- Studier viser, at vi ofte står i et dilemma i forbindelse med vores arbejdsliv, når vi skal påtage os nogle omkostninger ved at gøre noget ekstra for en anden persons skyld. Hvis en forsker fx skal have hjælp med noget regnskab i forbindelse med en bevilling, men regnskabsmedarbejderen er på vej ud af døren, så øger det effektiviteten, hvis regnskabsmedarbejderen lige bliver de 10 minutter længere.

- Samtidig kunne forskeren hjælpe ved at have sine ting parat, når det passer ind i regnskabsmedarbejderens kalender. For en organisation er denne fleksibilitet vigtig i forhold til at skabe et effektivt samarbejde, fortsætter Michael Bang Petersen.

Lær hinanden at kende
Udfordringen i at få samarbejdet til at fungere ligger i, at beslutningen om at hjælpe hinanden er meget påvirket af, hvor godt man kender hinanden. Om man står overfor hinanden ansigt til ansigt, når man beder om hjælp, har også meget at sige.

- Der er lavet systematiske studier af disse samarbejdsproblematikker. Forskere har forsøgt at stille skarpt på dem ved hjælp af økonomiske spil i laboratorie-forsøg. Her har forsøgspersonen mulighed for, under nogle forskellige omstændigheder, at dele penge med en anden person. Forsøgene viser, at altruistiske handlinger afhænger af, hvorvidt forsøgspersonerne kan se og ved noget om hinanden, forklarer Michael Bang Petersen og fortsætter:

- Hvis forsøgspersonerne bare har haft to sekunders øjenkontakt, inden de tager beslutningen om at give penge til en anden, så giver de faktisk mere. Direkte social interaktion øger simpelthen vores lyst til at hjælpe hinanden. Så jo længere mennesker i en arbejdssituation kommer væk fra hinanden og jo mindre kendskab de har til hinanden, jo mindre tilbøjelige er de til at gide at gøre noget for hinanden.

Mere snak, færre mails
Det kan derfor være en god ide at være bedre til at opsøge kolleger i stedet for bare at sende en mail.

Ifølge Michael Bang Petersen udvisker mails nemlig mange af de typer information, som vi biologisk set er designet til at tage med os, når vi træffer beslutningen om, hvorvidt vi vil hjælpe eller ej.

- Det gør en forskel fx at stå ved kaffemaskinen og tage to minutters sniksnak med ens kollega. Det er med den personlige kontakt, man skaber gode samarbejdsrelationer, fortæller Michael Bang Petersen og fortsætter:

- En anden løsning på samarbejdsudfordringerne kan være at knytte bestemte personer til de specifikke institutter. Når man gang på gang taler med den samme person, opbygges der en tillidsrelation, som ofte gør, at man villig til at gøre et bedre stykke arbejde.

Erfaringer fra de tidligere fakultetsadministrationer viser, at det kan lade sig gøre at samarbejde på trods af fysiske afstande. Fordelene ved en matrix-organisering bliver større til sommer, når afdelingerne i BSS’ administrative center flytter sammen og de administrative medarbejdere dermed sidder tættere på hinanden.

Fakta:
Aarhus Universitet er gået fra at være en organisation opdelt i mange divisioner til en matrix-model, hvor det er opgaven, der bestemmer, hvem der skal være med til at løse den.

Projektorganisation er det fremherskende element i matrix-organisationen som overbygning på en faglig gruppering. De enkelte projektgrupper bliver dannet for at løse et konkret problem, der kræver forskellig faglig indsigt.

For at blive en sammenhængende organisation er det også nødvendigt at indføre fælles strukturer som fx de bærende it-systemer.

For nærmere oplysninger:

Lektor Michael Bang Petersen
Institut for Statskundskab

Mail: michael@ps.au.dk
Tlf.: 8716 5729
Web