Du er her: Informationssikkerhed Databeskyttelse (GDPR) Generel information Samtykkeerklæring Vejledning til brug af samtykkeerklæring (forskningsprojekter)

Vejledning til brug af samtykkeerklæring (forskningsprojekter)

Her finder du en vejledning til, hvordan du skal udfylde skabelonen til samtykkeerklæring til brug i forskningsprojekter. 


I skabelonen er der brugt farvekoder. 

  • GRØN betyder, at der er enten er valgmulighed og/eller noget der skal slettes.
  • GUL betyder, at feltet skal udfyldes.    

Vær desuden opmærksom på myndighedstilladelser – eksempelvis VEK-tilladelse (Videnskabsetisk Komité) i Sundhedsvidenskabelige Forskningsprojekter.  

Specificering af de enkelte punkter i samtykkeerklæringen

1. Projektnavn/titel: Beskriv titlen på forskningsprojektet kort og i et letforståeligt sprog, f.eks.: ”Test af måltidserstatningsprodukter”. Tilføj også AU ID (løbenummer), som kan findes på jeres anmeldelsesblanket.

2. Projektbeskrivelse: En uddybende beskrivelse af studiet, dets tilknytning til AU, mv. I kan med fordel finde inspiration i jeres protokol, men vær opmærksom på, at beskrivelsen skal være neutral og forståelig for modtager.

3. Dataansvarlig og projektleder: Her skal den dataansvarliges, projektgruppens og projektlederens identitet fremgå. Det er vigtigt, at der er kontaktoplysninger, så den registrerede kan komme i kontakt med den dataansvarlige. Derudover må I gerne angive interne samarbejdspartnere, som er ansat på AU og er en del af projektgruppen (f.eks. hvis en forsker fysisk er placeret uden for AUs murer). I projektet vil det dog være den, der står for behandlingen af data (typisk projektlederen), der på vegne af AU skal have henvendelserne fra den registrerede.  

4. Kategorier af personoplysninger: Her skelnes mellem almindelige og følsomme oplysninger.

  • Almindelige personoplysninger kan være: Kontaktoplysninger, skat, økonomi, rent private forhold, familieforhold, bolig, bil, eksamen, CV, ansættelsesdato mv.
  • Personfølsomme oplysninger udgør: Race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk, overbevisning, fagforeningsmæssig tilhørsforhold, genetiske data, biometriske data, helbredsoplysninger eller oplysninger om seksuelle forhold eller seksuelle orientering.
  • Personoplysningerne skal være tilstrækkelige, relevante og begrænset til formålet. Det betyder, at I ikke må behandle oplysninger, som ikke er relevante for projektet.    

5. Formål og behandling: Her beskrives til hvilket formål behandlingen sker til. Ved flere formålskal der indhentes særskilt samtykke til hvert formål (derfor er der flere muligheder). Beskriv specifikt, hvilken behandling der er tale om. Behandling skal forstås bredt og omfatter enhver aktivitet eller række af aktiviteter, som personoplysninger gøres til genstand for, f.eks. opbevaring, analyse, strukturering, adgang etc. I erklæringen er der to muligheder. I skal vælge én og slette den anden.  

6. Eventuelle modtagere eller kategorier af modtagere: Dette punkt udfyldes, hvis der sker en deling af personoplysninger med andre. Beskriv hvis muligt konkret modtager/konkrete modtagere, eller kategorier af modtagere, f.eks., ”Aarhus Universitetshospital” eller ”databehandlere”, ”offentlige myndigheder” etc. Det gælder både ved videregivelse fra AU og/eller hvis I bruger en eller flere databehandlere.

I erklæringen er der to muligheder. I skal vælge én og slette den anden.

7. Overførsel til Tredjeland el. International Organisation: Med tredjeland menes et land, som ikke er en del af EU/EØS. Husk at specificér hvem. I erklæringen er der to muligheder. I skal vælge én og slette den anden.

8. Opbevaringstid: Det er vigtigt, at den registrerede ved, hvor længe data opbevares. Som dataansvarlig må I kun opbevare data, så længe at det er nødvendigt til opfyldelse af formålet. Vær opmærksom på, at opbevaring skal ske i henhold til gældende lovgivning. I erklæringen er der to muligheder. I skal vælge én og slette den anden.

  • Fastsat tidshorisont (fx August, 2025)
  • Ingen tidshorisont (Er det ikke muligt at sætte en præcis tidshorisont skal I gøre det tydligt, hvad I lægger vægt på, når I fastlægger tidsrummet). Personoplysninger kan dog opbevares så længe det er nødvendigt til formålet.

9. Tilbagetrækning af samtykke: Den registrerede skal oplyses om muligheden for at trække sit samtykke tilbage før der gives samtykke og tilbagetrækning kan ske til enhver tid. Samtykket må ikke være betinget eller have negative konsekvenser, såfremt man ikke samtykker. Angiv gerne hvordan man tilbagetrækker sit samtykke; det skal være lige så let, som at give det.  

10. Underskrift: I kan med fordel indsætte beskrivelsen af formålet i punkt 5, i underskriftsfeltet.  


1444962 / i40