Hjemler på HR-området

Her finder du en oversigt over hjemler til behandling af personoplysninger på HR-området

Formålet med databehandlingen

Aarhus Universitet behandler personoplysninger til brug for lønudbetaling og øvrig administration af ansættelsesforhold.

Disse oplysninger behandles med hjemmel i Databeskyttelsesforordningens artikel 6.stk.1, litra b, c og e og artikel 9.stk.2 litra b samt databeskyttelseslovens § 6.stk.1. og § 7.stk.2, § 12.stk.1, stk.2 og stk.3.

Typer af medarbejderoplysninger


Nogle typer af oplysninger knytter sig til udbetalingen af løn, mens andre typer af oplysninger knytter sig til adgange til IT-systemer, fysisk adgang til bygninger og andre knytter sig mere til de opgaver, medarbejderne løser, f.eks. mødereferater eller mailadresser.

De typer af oplysninger, som universitetet registrerer om medarbejdere er oplysninger om:
Navn, cpr.nr. jf. databeskyttelseslovens § 11.stk.1, adresse, lønanciennitet, overenskomstforhold, ansættelseskontrakt, stillingsopslag, ansøgning med bilag herunder curriculum vitae, referater fra MUS-samtaler, tilgodehavende og afviklede feriedage, særlige feriedage og eventuelt omsorgsdage, referater fra lønforhandlingssamtaler, statsborgerskab, sygefraværsdage, adgangskort, elektronisk udstyr, nøgler, fysisk placering, parkeringstilladelser.

De typer af oplysninger, som universitetet f.eks. kan have registreret om medarbejdere, når det er relevant er f.eks.: Publikationslister, Barsels-, adoptions- og forældreorlov, omsorgsdage, sygefravær i forbindelse med refusion, referater fra eventuelle sygefraværssamtaler, referater fra eventuelle tjenstlige samtaler og eventuelle tjenstlige sanktioner, arbejdstilladelse, tillidsposter, vagtplanlægning, eventuel arbejdstidsregistrering, frit-valgs-ordning på pension, seniorordning, forhøjet skatteprocent, kørselsgodtgørelse, fri telefon, lønindeholdelse fra SKAT, bookning af hus i Feriefonden, rådgivningsordning Psykolog, kursustilmeldinger, størrelse på arbejdstøj og –sko, portrætfoto.

Videregivelse af personoplysninger


Aarhus Universitet videregiver kun personoplysninger i de tilfælde, hvor der er retlig hjemmel hertil.

Det kan f.eks. være oplysninger om indtægtsforhold til SKAT samt oplysninger om sygefravær, når der ansøges om kommunal lønrefusion. Videregivelse af personoplysninger til offentlige myndigheder sker med hjemmel i persondataforordningens artikel 6.stk.1, litra e jf. databeskyttelseslovens § 6.stk.1 og § 12.stk.1.

Universitetet videregiver nødvendige personoplysninger til den forhandlingsberettigede organisation (tillidsrepræsentant) i forbindelse med lønforhandlinger. Videregivelsen sker med hjemmel i persondataforordningens artikel 6.stk.1.litra c og databeskyttelseslovens § 12.stk.1

Cpr.nr. og særlige (følsomme) personoplysninger, vil kun blive videregivet til den forhandlingsberettigede organisation/tillidsrepræsentanten med medarbejderens udtrykkelige samtykke. Hjemmelen hertil er Persondataforordningens artikel 6.stk.1.a og artikel 9.stk.2.a og databeskyttelseslovens § 12.stk.3.


1444162 / i40