Hjemler til behandling af personoplysninger på HR-området


Her finder du en oversigt over hjemler til behandling af personoplysninger på HR-området.


Formålet med databehandlingen

Aarhus Universitet behandler personoplysninger om ansatte til brug for lønudbetaling og øvrig administration af ansættelsesforhold.

Oplysningerne behandles med hjemmel i Databeskyttelsesforordningens artikel 6 og artikel 9 samt Databeskyttelseslovens § 12.

Typer af medarbejderoplysninger

Nogle typer af oplysninger om medarbejderne knytter sig til administration af ansættelsesforhold, mens andre typer af oplysninger knytter sig til medarbejdernes adgange til IT-systemer og bygninger, mens andre mere knytter sig til de opgaver, medarbejderne løser, f.eks. mødereferater eller mailadresser.

De typer af oplysninger, som universitetet registrerer om medarbejdere er oplysninger om:
Navn, cpr.nr., adresse, lønanciennitet, overenskomstforhold, ansættelseskontrakt, stillingsopslag, ansøgning med bilag herunder curriculum vitae og eksamensbeviser, aftaleskemaer fra MUS-samtaler, tilgodehavende og afviklede feriedage, særlige feriedage, oplysninger om lønforhandlinger, statsborgerskab, sygefravær og andet fravær, adgangskort, elektronisk udstyr, nøgler, fysisk placering.

De typer af oplysninger, som universitetet f.eks. kan have registreret om medarbejdere, når det er relevant er f.eks.:
Publikationslister, undervisningsportfolio, referencer, barsels-, adoptions- og forældreorlov, omsorgsdage, eventuelle aftaler om ferieoverførsel, sygefravær i forbindelse med refusion, referater fra eventuelle sygefraværssamtaler, referater fra eventuelle tjenstlige samtaler og eventuelle tjenstlige sanktioner, arbejdstilladelse, tillidsposter, vagtplanlægning, eventuel arbejdstidsregistrering, brug af AC’s organisations- frit-valgs-ordning, frit-valgs-ordning på pension, seniorordning, forhøjet skatteprocent, kørselsgodtgørelse, fri telefon, lønindeholdelse fra SKAT, parkeringstilladelser, booking af hus i Feriefonden, visiteret psykologisk rådgivning, kursustilmeldinger, størrelse på arbejdstøj og –sko, portrætfoto, oplysninger om hvilke arbejdsredskaber, medarbejderen har fået udleveret,  kontaktoplysninger på nærmeste pårørende.

Videregivelse af personoplysninger

Aarhus Universitet videregiver kun personoplysninger i de tilfælde, hvor der er retlig hjemmel hertil.

Det kan f.eks. være oplysninger om indtægtsforhold til SKAT samt oplysninger om sygefravær, når der ansøges om kommunal lønrefusion.

I særlige tilfælde videregives oplysninger til andre myndigheder, hvis det er nødvendigt af hensynet til f.eks. samarbejdsaftaler med regionale myndigheder, refusioner i forbindelse med EU-projekter, ministerier, fonde og Politiet

Universitetet videregiver oplysninger om løn, løntillæg, begrundelser for løntillæg samt oplysninger om arbejdsopgaver til den tillidsrepræsentant, der har lønforhandlingskompetencen i forbindelse med lønforhandlinger. Videregivelsen sker med hjemmel i persondataforordningens artikel 6.stk.1.litra c og databeskyttelseslovens § 12.stk.1 eller stk.2.

Cpr.nr. og særlige (følsomme) personoplysninger, vil kun blive videregivet til den forhandlingsberettigede organisation/tillidsrepræsentanten med medarbejderens udtrykkelige samtykke. Hjemmelen hertil er Persondataforordningens artikel 6.stk.1.a og artikel 9.stk.2.a og databeskyttelseslovens § 12.stk.3.

Behandling af personoplysninger i forbindelse med eventuelle personlighedstest sker med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6.stk.1.litra e.

Universitetet indhenter oplysninger fra medarbejderne selv, fra Folkeregistret, fra Skat og eventuelt andre offentlige myndigheder.

Oplysningerne fra medarbejderne selv indhentes med hjemmel i Persondataforordningens artikel 6.stk.1.b.

Oplysningerne fra Folkeregistret, fra Skat og fra kommunale myndigheder indhentes med hjemmel i Persondataforordningens artikel 6.stk.1.litra c og databeskyttelseslovens § 12.stk.1.

Universitetet kan beslutte at indhente straffeattester i forbindelse med rekruttering efter en konkret vurdering ligesom universitetet indhenter børneattester for medarbejdere, der som et led i arbejdet skal have direkte kontakt med børn og unge under 15 år.

Indhentelse af straffeattester og børneattester sker med hjemmel i Persondataforordningens artikel 10, jf. artikel 6.stk.2 og stk.3b jf. kriminalregisterbekendtgørelsen jf. databeskyttelseslovens § 8.stk.1.