Samtykkeregler og -krav

Her kan du læse en vurdering af samtykkeregler og -krav i forhold til HR's systemer og arbejdsgange.


Den overvejende del af de databehandlinger, som HR udfører kan ske uden udtrykkeligt samtykke.

HR har hjemmel til behandlingen for at opfylde ansættelseskontrakten, jf. artikel 6.stk.1 litra b og behandlingen er nødvendig for at vi kan opfylde vores retlige forpligtelser som arbejdsgivere, jf. artikel 6.stk.1 litra c jf. databeskyttelseslovens §§ 6.stk.1, 7.stk.1 og 12.stk.1, stk.2 og stk.3.

Der er situationer, hvor Aarhus Universitet er forpligtet til at bede om udtrykkeligt samtykke til databehandlingen. Det drejer sig om flg. tilfælde:

  • Indhentelse af straffe- og børneattest
  • Ansøgeres personlighedstests
  • Personlighedstests af ansatte
  • Indhentelse og videregivelse af referencer i forbindelse med rekruttering
  • Videregivelse af særlige eller fortrolige oplysninger til tillidsrepræsentant og/eller forhandlingsberettiget organisation

Hjemmelen til at behandle ovennævnte oplysningerne efter samtykket er afgivet er Persondataforordningens artikel 7.stk.1 og databeskyttelseslovens § 12.stk.3.

Offentliggørelse af medarbejdernes portrætfoto på hjemmesiden, i mails og på kontordøre kræver disses samtykke. Medarbejderne anmodes om selv at uploade billedet.

Særligt om samtykke i de enkelte situationer

Straffeattester: Samtykke anses for afgivet i og med, at ansøgeren selv fremskaffer og afleverer attesten som jobsøger.

Straffeattester kan indhentes efter en konkret vurdering.

Børneattester: Universitetet er forpligtet til at indhente børneattester for medarbejdere, der i arbejdet skal have direkte kontakt med børn under 15 år. Universitetet sender cpr.nr. på den medarbejder, vi ønsker en børneattest på til politiet. Politiet anmoder medarbejderen om samtykke via e-boks og samtykket afgives med nem-id via politiets hjemmeside, der derefter sender attesten til universitetet som arbejdsgiver. Da indhentelse af børneattest er lovpligtig, journaliseres denne.

Personlighedstests i forbindelse med ansættelser kan kun behandles med udtrykkeligt samtykke. Testresultater til en identificerbar fysisk person indhentet i forbindelse med ansættelser skal slettes/makuleres eller anonymiseres umiddelbart efter ansøgeren har fået afslag. Hvis testresultater på medarbejdere, der ansættes ønskes opbevaret længere tid end efter stillingens tiltræden, kræver det særskilt udtrykkeligt samtykke med angivelse af formålet med den fortsatte opbevaring. Hvis medarbejderen ikke ønsker at give samtykke til fortsat opbevaring, slettes/makuleres eller anonymiseres testen.

Personlighedstests der udarbejdes på allerede ansatte medarbejdere, kan kun behandles med medarbejdernes udtrykkelige samtykke til det konkret angivne formål. Medarbejderne har ikke pligt til at give samtykke hertil og afslag på samtykke må ikke medføre ansættelsesretlige sanktioner eller konsekvenser.

Indhentelse af referencer kan ske i forbindelse med ansættelser og kræver udtrykkeligt, informeret samtykke fra ansøgeren til stillingen. Universitetet kan stille indhentelse af reference som betingelse for ansættelse. Samtykket kan f.eks. gives pr. mail og det bør klart fremgå, hvilke oplysninger, ansøgeren samtykker til behandlingen af, se eksempel: www.au.dk/informationssikkerhed/databeskyttelse/til-ledere/samtykke-ift-referencer/  

Et ikke nærmere specificeret samtykke til at indhente referencer kan ikke bruges til at indhente særlige eller fortrolige personoplysninger. Hvis universitetet ønsker oplysninger af særlig eller fortrolig karakter, skal der indhentes udtrykkeligt, specifikt samtykke til indhentelse af den type oplysninger.

Videregivelse af oplysninger som reference: Når ledere på Aarhus Universitet bliver bedt om at afgive oplysninger om en medarbejder i forbindelse med dennes jobsøgning hos en anden arbejdsgiver, skal AU-lederen sikre sig, at medarbejderen har givet samtykke til, at AU-lederen udtaler sig. Som regel vil medarbejderen have orienteret nuværende leder på om, at pågældende vil blive kontaktet vedrørende reference. I så fald udarbejder lederen et dateret notat om, at medarbejderen har givet samtykket og til hvilke oplysninger, der er givet samtykke til at videregive. Notatet journaliseres på personalemappen. Såfremt medarbejderen ikke har adviseret AU-lederen om en henvendelse om reference, må lederen ikke udtale sig, førend lederen har kontaktet medarbejderen og sikret sig samtykke til afgivelsen af reference. Almindelige oplysninger kan videregives til en potentiel ny arbejdsgiver med et generelt samtykke, mens særlige eller fortrolige oplysninger kun kan videregives med udtrykkeligt, specifikt samtykke.

Universitetet videregiver ikke særlige eller fortrolige oplysninger til tillidsrepræsentant og/eller forhandlingsberettiget organisation.  Medarbejderen forventes selv at videregive særlige eller fortrolige oplysninger til tillidsrepræsentant/den forhandlingsberettigede organisation, såfremt der er behov herfor.


1444164 / i40