Du er her: Informationssikkerhed Databeskyttelse (GDPR) Om administration Særligt til HR-medarbejdere Vejledning til HR-medarbejdere om håndtering af indsigtsanmodninger

Vejledning til HR-medarbejdere om håndtering af indsigtsanmodninger

Der skal lokalt på det enkelte fakultet ske afklaring af hvem der konkret i HR håndtere indsigtsanmodninger. Nærværende vejledning supplerer Aarhus Universitets generelle vejledning.  

Er der tale om en anmodning om oplysninger i personalesagen/HR-oplysninger håndteres anmodningen som udgangspunkt af HR uden inddragelse af Universitetsledelsens Stab. HR sender hurtigst muligt en kvitteringsmail til afsenderen med oplysning om, hvornår indsigtsanmodningen forventes at blive besvaret.

Hvis en indsigtsanmodning vedrører flere forvaltningsområder kontaktes Universitetsledelsens Stab, Att. Sekretariat og Jura, for samlet besvarelse af anmodningen.

Hvis der er uklarhed om, hvilke type oplysninger, der anmodes om, afklares dette med afsenderen. 

Hvad indebærer den registreredes ret til indsigt?

Der er ikke krav til formen, når den registrerede beder om indsigt. Anmodningen kan være både mundtligt og skriftlig og behøver ikke specifikt angive, at der er tale om en indsigtsanmodning.

Retten til indsigt indebærer:  

  • at den registrerede har ret til at se de personoplysninger, som AU behandler om den pågældende.
  • at den registrerede har ret til at modtage en række oplysninger om den eller de behandlinger, AU foretager.

Hvilke oplysninger skal du give den registrerede?

Hvis du behandler HR–oplysninger om den person, som anmoder om indsigt, har personen ret til at få disse oplysninger.  

HR- personoplysninger findes blandt andet i:

  • AUHRA
  • Work Zone
  • SLS
  • Outlook
  • Sikre drev 

Du kan evt. kontakte din lokale system superbruger, for at sikre at alle oplysninger fremsendes.

Husk at afklare hos den nærmeste leder, at der ikke ligger yderligere oplysninger decentralt, som endnu ikke er blevet journaliseret. Hvis der ligger yderligere HR oplysninger decentralt, skal disse indsendes til HR og indgå i indsigtsanmodningen.

Du kan vælge at give den registrerede indsigt ved at udlevere kopier af originale dokumenter, sagsmapper mv. til den pågældende. Du kan også vælge at kopiere oplysningerne om den registrerede over i et nyt dokument. Det vigtigste er, at du giver den registrerede en egentlig kopi af selve oplysningerne.

Oplysningerne fremsendes som anmodet om fra Universitetsledelsens Stab. Hvis der alene er tale om indsigt i HR oplysninger, fremsendes oplysningerne i e-boks.

Det er kun oplysninger om personen selv, som skal udleveres. Hvis der i kopierne mv. indgår oplysninger om andre personer, skal du sløre eller på anden vis fjerne dem. Dette gælder uanset, om du giver indsigt ved at udlevere kopier af originale dokumenter mv., eller om du kopierer oplysningerne over i et nyt dokument.

Yderligere oplysninger om de behandlinger, der foretages

Når du besvarer den registreredes anmodning om indsigt, skal du give den registrerede en række yderligere oplysninger om behandlingen. Disse yderligere oplysninger gives ved at medsende ”Information til medarbejdere om Aarhus Universitets anvendelse af personoplysninger i ansættelsesforholdet”

Undtagelser fra indsigtsretten

Du kan i særlige tilfælde undlade at imødekomme en anmodning om indsigt, hvis oplysningerne om den registrerede kan undtages efter reglerne i offentlighedslovens §§ 19-29 og 35. 

Ikke ansatte

Hvis indsigtsanmodningen i HR oplysninger modtages fra en ikke ansat medarbejder, skal der i stedet for ”Information til medarbejdere om Aarhus Universitets anvendelse af personoplysninger i ansættelsesforholdet” ved besvarelsen gives følgende oplysninger:

  • Oplysning om formålene med behandlingen.
  • Oplysning om de berørte kategorier af personoplysninger. Dette indebærer, at du skal oplyse den registrerede om, hvorvidt de oplysninger, HR har indsamlet, er almindelige personoplysninger eller særlige kategorier af personoplysninger (følsomme personoplysninger).
  • Oplysninger om de modtagere eller kategorier af modtagere, som personoplysningerne er eller vil blive videregivet til, navnlig hvis modtagerne findes i tredjelande eller er internationale organisationer. Oplysningerne til de registrerede skal så vidt muligt omfatte de konkrete modtagere, og det vil derfor ikke være tilstrækkeligt at oplyse om, at personoplysninger videregives til eksempelvis ”offentlige myndigheder”, hvis du er i stand til at give mere konkrete oplysninger.
  • Oplysning om det tidsrum, HR opbevarer personoplysningerne i, eller hvis det ikke er muligt, de kriterier HR anvender til at fastlægge dette tidsrum.
  • Oplysning til den registrerede om, at vedkommende har ret til at anmode om berigtigelse, sletning eller begrænsning af behandlingen, at den registrerede har ret til at gøre indsigelse mod behandlingen i særlige situationer, og at den registrerede har ret til at indgive klage over behandlingen til en tilsynsmyndighed (Datatilsynet eller Domstolsstyrelsen).
  • Oplysning om, hvorfra personoplysninger stammer. Dette gælder dog kun, hvis de pågældende personoplysninger er indsamlet hos andre end den registrerede selv.
  • Hvis du overfører personoplysninger til usikre tredjelande eller internationale organisationer, og der er fastsat fornødne garantier for databeskyttelsen, skal du informere den registrerede om disse garantier.

1444517 / i40