Er der tale om indsigt i HR oplysninger håndteres anmodningen som udgangspunkt af HR uden inddragelse af Universitetsledelsens Stab. HR sender hurtigst muligt en kvitteringsmail til afsenderen med oplysning om, hvornår indsigtsanmodningen forventes at blive besvaret. Henvendelser fra en registreret om indsigt efter databeskyttelsesforordningen skal, jf. art. 12, stk. 3, besvares uden unødig forsinkelse og senest en måned efter modtagelse af anmodningen. Hvis anmodningen er kompliceret, kan svarfristen forlænges med to måneder.
Hvis en indsigtsanmodning vedrører flere forvaltningsområder kontaktes Universitetsledelsens Stab, Att. Sekretariat og Jura, for samlet besvarelse af anmodningen.
Hvis der er uklarhed om, hvilke type oplysninger, der anmodes om, afklares dette med afsenderen.
Der er ikke krav til formen, når den registrerede beder om indsigt. Anmodningen kan være både mundtligt og skriftlig og behøver ikke specifikt angive, at der er tale om en indsigtsanmodning.
Retten til indsigt indebærer:
Hvis du modtager en indsigtsanmodning, har personen ret til at få disse oplysninger.
HR- personoplysninger findes blandt andet i:
Du kan evt. kontakte din lokale systemsuperbruger, for at sikre at alle oplysninger fremsendes.
Husk at afklare hos den nærmeste leder, at der ikke ligger yderligere oplysninger decentralt, som endnu ikke er blevet journaliseret. Hvis der ligger yderligere HR oplysninger decentralt, skal disse indsendes til HR og indgå i indsigtsanmodningen.
Du kan vælge at give den registrerede indsigt ved at udlevere kopier af originale dokumenter, sagsmapper mv. til den pågældende. Du kan også vælge at kopiere oplysningerne om den registrerede over i et nyt dokument. Det vigtigste er, at du giver den registrerede en egentlig kopi af selve oplysningerne.
Oplysningerne fremsendes som anmodet om fra Universitetsledelsens Stab. Hvis der alene er tale om indsigt i HR oplysninger, fremsendes oplysningerne af HR i e-boks.
Det er kun oplysninger om personen selv, som skal udleveres. Hvis der i kopierne mv. indgår oplysninger om andre personer, skal du sløre eller på anden vis fjerne dem. Dette gælder uanset, om du giver indsigt ved at udlevere kopier af originale dokumenter mv., eller om du kopierer oplysningerne over i et nyt dokument.
Når du besvarer den registreredes anmodning om indsigt, skal du give den registrerede en række yderligere oplysninger om behandlingen. Disse yderligere oplysninger gives ved at medsende ”Information til medarbejdere om Aarhus Universitets anvendelse af personoplysninger i ansættelsesforholdet”.
Du kan i særlige tilfælde undlade at imødekomme en anmodning om indsigt, hvis oplysningerne om den registrerede kan undtages efter reglerne i offentlighedslovens §§ 19-29 og 35.
Hvis indsigtsanmodningen i HR oplysninger modtages fra en ikke ansat medarbejder, skal der i stedet for ”Information til medarbejdere om Aarhus Universitets anvendelse af personoplysninger i ansættelsesforholdet” ved besvarelsen gives følgende oplysninger:
Se i øvrigt Datatilsynets vejledning om registreredes rettigheder.