Du er her: Informationssikkerhed Databeskyttelse (GDPR) Om administration Særligt til kommunikationsmedarbejdere

Særligt til kommunikationsmedarbejdere

Hvis du arbejder med kommunikation på Aarhus Universitet, er der en række ting, du skal være opmærksom på ift. databeskyttelsesreglerne og -forordningen (GDPR). 


Brug af billeder og video

Hvis du offentliggør billeder af personer, skal du være opmærksom på, at Datatilsynet normalt anser det for en behandling af personoplysninger, og du skal derfor leve op til databeskyttelsesreglerne. 

Når du vælger at offentliggøre et billede med personer på, skal du nøje vurdere, hvorvidt billedet bliver brugt i den sammenhæng, som det er tænkt ind i, og hvorvidt du har brug for et samtykke fra personen på billedet. Det betyder også, at billedet ikke må være for gammelt. Hvis du er i tvivl, så brug et andet. 

Datatilsynet har ikke nedskrevne regler for video, men her bør du følge reglerne for billeder. 

Datatilsynet skelner mellem to typer af billeder med personer på - portrætbilleder og situationsbilleder. De to typer er vejledende for, hvilke billeder du må bruge frit, og hvilke billeder, du skal have tilladelse til at bruge. 

Situationsbilleder

Situationsbilleder er billeder, hvor en aktivitet eller situation er det egentlige formål med billedet.

Situationsbilleder kan normalt offentliggøres uden, at personerne på billedet har givet lov til det. Det afgørende for, om du må bruge et billede uden tilladelse er, at personerne på billedet ikke føler sig udstillede eller udnyttede. Dette er en vurderingssag, og er du blot en smule i tvivl, bør du få en tilladelse fra personerne på billeder, før du offentliggør det. 

Når du vælger at offentliggøre et billede med personer på, skal du dog altid nøje vurdere, hvorvidt billedet bliver brugt i den sammenhæng, som det er tænkt ind i. 

Se eksempler på situationsbilleder og billeder 'midt imellem'

Nogle situationsbilleder kan normalt aldrig offentliggøres uden samtykke:

  • Billeder af ansatte på arbejde i en privat virksomhed eller en offentlig myndighed.
  • Billeder af kunder i en forretning, i banken, på posthuset mv. 
  • Besøgende på en bar, natklub, diskotek eller lignende. 

 

Portrætbilleder

Portrætbilleder er billeder, hvor formålet er at afbilde en eller flere bestemte personer. Portrætbilleder kræver normalt altid samtykke at offentliggøre på internettet. Det er begrundet i, at nogle personer kan føle ubehag ved at have sådanne billeder offentliggjort, eventuelt sammen med oplysninger om navn eller lignende. Derfor skal du altid have lov af den eller de personer, der er på billedet, hvis du ønsker at offentliggøre det. 

Eksempler på portrætbilleder og billeder 'midt imellem'

 

Cumulus

I Cumulus findes der et stort udvalg af både portrætbilleder og situationsbilleder.

Læs mere om Cumulus. 


Vær opmærksom på følgende

Billeder fra lukkede arrangementer

AU Foto bliver ofte bestilt til at tage billeder til lukkede arrangementer, fx dimissioner. Husk at informer deltagerne om, at der vil være en fotograf tilstede, og hvis du ønsker at offentliggøre portrætbilleder, så husk at bede om samtykke til at bruge billederne i den rette sammenhæng forud for arrangementet.

Opdatering af Cumulus 

Ultimo 2018 skal Cumulus opdateres, og i den forbindelse skærpes adgangen til download af billeder i Cumulus. Alle medarbejdere kan se billeder i Cumulus, men fremadrettet er det kun medarbejdere i kommunikationsafdelingerne, der kan downloade billederne. Disse medarbejdere får desuden et personligt brugernavn og password.  

 

 

Portrætbilleder i PURE

Portrætbilleder i PURE må bruges uden samtykke, når de vises som en del af et PURE-plugin, men skal man fx bruge et billede af en forsker til en nyhed, skal man først bede om lov, før man må bruge vedkommendes PURE billede.

Hvis forskerens portrætbillede findes i Cumulus, må det gerne bruges uden samtykke. 

Brug af billeder og video til markedsføring

Hvis du bruger billeder og/eller video med personer til markedsføring, skal du altid have skriftligt samtykke fra personerne.

Samtykket skal informere præcist om hvad billeder/video skal bruges til, hvornår det skal bruges, og hvor længe du opbevarer materialet. Du må kun opbevare personoplysninger, så længe der er et legitimt formål (markedsføring er et legitimt formål). Find information om opbevaring af personoplysninger. 

  • Skabelon til samtykke til markedsføring

YouTube-videoer

YouTube-kanalejere har rettighederne til det indhold, der vises på websitet. YouTube opfordrer til, at du kontakter dem direkte, hvis du finder en video, du gerne vil vise eller henvise til. Når du viser en YouTube-video som udsendelse eller webcast, skal du kreditere den relevante indholdsejer både mundtligt og på skærmen ved at vise vedkommendes brugernavn eller virkelige navn.

Sådan kontakter du en YouTube-kanalejer

Hvis du klikker på et YouTube-brugernavn, kommer du til hovedsiden for den pågældende brugers kanal. Herfra kan du bruge YouTubes integrerede meddelelsessystem til at kontakte kanalejeren, når blot du er logget ind på din egen Google-konto. Klik på fanen "Om", vælg "Send meddelelse", og udfyld den elektroniske formular.

Opbevaring af billeder og video

Der gælder de samme regler for opbevaring af billeder og video med personer, som for andre former for personoplysninger. Læs om behandling og opbevaring af personoplysninger. 

Arbejder du med presse?

Pressetjenesten Ritzau

Som bruger af Ritzau er det vigtigt, at du er opmærksom på, hvordan du behandler og opbevarer personoplysninger, fx kontaktoplysninger på journalister.

Undgå så vidt muligt at eksportere personoplysninger fra Ritzau. Har du et legitimt formål med at eksportere personoplysninger fra Ritzau, skal du sørge for, at du behandler og opbevarer oplysningerne korrekt og sletter dem, når formålet med opbevaringen ophører. Læs mere om behandling og opbevaring af personoplysninger. 

AU har en databehandleraftale med pressetjenesten Ritzau.

Pressekontakter generelt

Opbevarer du en eller flere oversigter med kontaktoplysninger på journalister i papirform eller digitalt, skal du være opmærksom på, hvor og hvor længe du må opbevare dem. Læs om behandling og opbevaring af personoplysninger.    

Er du nyhedsbrevsredaktør? 

Find information om brugen af Campaign Monitor.  

Er du Facebook-sideadministrator?

Husk at linke til AU's privatlivspolitik og/eller cookiepolitik fra AU's Facebook-sider.

Vi afventer pt. en opdatering af "terms/policies that apply to Pages to clarify the responsibilities of both Facebook and Page admins and thereby make compliance easier for admins." Læs mere.     


1443826 / i40