Du er her: Informationssikkerhed Databeskyttelse (GDPR) Til ledere Vejledning til ledere om håndtering af ansøgninger og bilag

Vejledning til ledere om håndtering af ansøgninger og bilag

Her kan du finde en vejledning til, hvordan du håndterer ansøgninger på baggrund af stillingsopslag og uopfordrede ansøgninger. 


Ansøgninger på baggrund af stillingsopslag

Ansøgninger og bilag skal behandles fortroligt. For stillinger, der besættes efter opslag, indebærer dette bl.a. at – udover administrative sagsbehandlere – er det kun medlemmer af ansættelsesudvalget og eventuelt bedømmelsesudvalget, der må få kendskab til ansøgningerne.

Ansøgninger og bilag må kun opbevares op til 6 måneder efter ansøgeren er meddelt afslag. Ansøgninger kan gemmes i op til 12 måneder på betingelse af, at ansøgeren har meddelt udtrykkeligt samtykke hertil.


Forslag til samtykketekst

”Under henvisning til Persondataforordningens artikel 6. stk.1 litra a og artikel 9.stk. 2.litra a og Databeskyttelseslovens §§ 6.stk.1 og 7.stk.1 giver undertegnede hermed samtykke til, at min ansøgning med bilag til stillingen som [stillingsbetegnelsen på den søgte stilling] ved [enhedens navn] må gemmes i indtil 1 år, efter jeg blev meddelt afslag på stillingen. Jeg er bekendt med, at mit samtykke til enhver tid kan tilbagekaldes”.  


Ansøgning og bilag fra den medarbejder, der ansættes i stillingen gemmes på personalemappen i journaliseringssystemet.

Du har pligt til at orientere de medarbejdere, der er en del af ansættelsesudvalget i, at de har pligt til at opbevare ansøgninger med bilag, så uvedkommende ikke får kendskab til disse samt at slette elektroniske dokumenter og makulere alt papirmateriale fra ansøgerne, umiddelbart efter stillingen er blevet besat.

Uopfordrede ansøgninger

For at sikre at personoplysninger håndteres korrekt, anbefaler HR, at uopfordrede ansøgninger ikke videresendes til andre ledere på AU. Hvis du modtager en uopfordret ansøgning, som du mener kan være relevant for en anden AU-leder, er det nemmest, hvis du opfordrer den, der har sendt ansøgningen til selv at sende ansøgningen til den eller de relevante ledere.  Dermed fastholdes, at den, der sender ansøgningen selv er ansvarlig for egne oplysninger og du behøver ikke forholde dig til indhentelse af samtykke til/orientering om videresendelse.



a. Hvis du umiddelbart vurderer, at du ikke kan bruge ansøgningen til noget og du heller ikke forventer, at ansøgerens kompetencer vil være relevante:

Forslag til svartekst, der sendes med det samme, ansøgningen er modtaget og læst:

”Kære [navn].

Tak for din fremsendte ansøgning. Vi har desværre ikke mulighed for at tilbyde dig ansættelse. Du er meget velkommen til at følge med i ledige stillinger på AU's hjemmeside.

Din uopfordrede ansøgning er ikke og vil ikke blive videresendt og slettes med det samme. Aarhus Universitet er dataansvarlig for behandlingen. Vores databeskyttelsesrådgiver kan kontaktes pr. mail: dpo@au.dk.

Du har ret til at klage over sletningen af dine oplysninger til Datatilsynet på dt@datatilsynet.dk


b. Hvis du umiddelbart vurderer, at der ikke aktuelt er en mulighed for at tilbyde ansættelse, men gerne vil gemme ansøgningen, fordi du vurderer, at der kan blive en stilling inden for et halvt år:

Forslag til svartekst, der sendes med det samme, ansøgningen er modtaget og læst:

”Kære [navn].

Tak for din fremsendte ansøgning. Vi har ikke for nuværende brug for dine kompetencer, men vi vil gerne beholde din ansøgning i op til 6 måneder i tilfælde af, at der opstår en jobmulighed.

Hvis ikke du hører fra os, vil din ansøgning med bilag blive slettet senest efter 6 måneder fra dags dato, medmindre du anmoder om sletning på et tidligere tidspunkt.

Din ansøgning bliver ikke videresendt fra mig til andre dele af AU. [Indsæt eventuelt kontaktinfo til anden leder på AU, hvis du mener, at det vil kunne være relevant for ansøgeren at sende ansøgningen dertil].

Aarhus Universitet er dataansvarlig for behandlingen. Behandlingen af dine oplysninger sker med hjemmel i Persondataforordningen artikel 6.stk.1 litra a, eventuelt artikel 9.stk.2.a jf. Databeskyttelsesloven § 6.stk.1 og eventuelt § 7.stk.2. Vores databeskyttelsesrådgiver kan kontaktes pr. mail: dpo@au.dk.

Du har ret til indsigt i oplysningerne, ret til at få rettet eller slettet urigtige oplysninger, samt ret til at klage over databehandlingen til Datatilsynet på dt@datatilsynet.dk

Når du gemmer ansøgningen, bør du gemme den på et sikkert drev med logning. Du bør også lave en ”huskeprocedure”, så du sikrer dig, at du får ansøgningen slettet senest efter 6 måneder.


c. Hvis du umiddelbart vurderer, at du gerne vil i dialog med ansøgeren, fordi der muligvis er et match mellem ansøgeren og opgaver, der er behov for at få løst:

Forslag til svartekst, der sendes med det samme, ansøgningen er modtaget og læst:

”Kære [navn].

Tak for din fremsendte ansøgning. [Skriv hvad du gerne vil i forhold til at initiere en dialog med ansøger]. Hvis vi ikke kan tilbyde dig ansættelse i øjeblikket, vil vi gerne beholde din ansøgning i op til 6 måneder i tilfælde af, at der opstår en jobmulighed.

Hvis ikke du hører fra os, vil din ansøgning med bilag blive slettet senest efter 6 måneder fra dags dato, medmindre du anmoder om sletning på et tidligere tidspunkt.

Din ansøgning bliver ikke videresendt fra mig til andre dele af AU. [Indsæt eventuelt kontaktinfo til anden leder på AU, hvis du mener, at det vil kunne være relevant for ansøgeren at sende ansøgningen dertil].

Aarhus Universitet er dataansvarlig for behandlingen. Behandlingen af dine oplysninger sker med hjemmel i Persondataforordningen artikel 6.stk.1 litra a, eventuelt artikel 9.stk.2.a jf. Databeskyttelsesloven § 6.stk.1 og eventuelt § 7.stk.2. Vores databeskyttelsesrådgiver kan kontaktes pr. mail: dpo@au.dk.

Du har ret til indsigt i oplysningerne, ret til at få rettet eller slettet urigtige oplysninger, samt ret til at klage over databehandlingen til Datatilsynet på dt@datatilsynet.dk

Når du gemmer ansøgningen, bør du gemme den på et sikkert drev med logning. Du bør også lave en ”huskeprocedure”, så du sikrer dig at ansøgningen slettes senest efter 6 måneder.


1444519 / i40