Håndtering af kreditnota i workflow
Processen beskriver hvilke aktiviteter der gennemføres på AU i forbindelse med at der godkendes og bogføres en kreditnota.
Alle fakulteter under Aarhus Universitet er omfattet af processen.
Procesdiagram
Forstør diagrammet ved at klikke på det.
Procesbeskrivelse
- Leverandøren fremsender en kreditnota efter henvendelse fra AU via EAN-nummer til AU’s elektroniske faktureringssystem
- Kreditorgruppen tjekker om kreditnotaen er korrekt
- Kreditorgruppen sender kreditnotaen til varemodtagelse hos rekvirenten, som sidder ude på et institut eller et område
- Rekvirenten tjekker kreditnotaen, om den er korrekt. Hvis kreditnotaen er korrekt, afviser rekvirenten både faktura og kreditnota inde i det elektroniske faktureringssystem, hvor de påfører en kommentar med begrundelse for afvisningen, f.eks. at de udligner hinanden. Hvis den ikke udligner fakturaen helt, skal både faktura og kreditnota varemodtages med påført sags- og sagsopgavenummer.
- Efter varemodtagelsen sender rekvirenten både faktura og kreditnota til godkendelse hos en projektøkonom eller en forretningscontroller, som også bliver kaldt disponent. Disponenten tjekker om sags- og sagsopgavenummer er korrekt og godkender herefter faktura og kreditnota
- Faktura og kreditnota overføres herefter fra det elektroniske faktureringssystem til AU’s Økonomisystemet, hvor faktura og kreditnota bliver bogført og sat til betaling i banken
Har du spørgsmål...
....eller vil du gerne vide mere om de enkelte delprocesser kan du henvende dig til:
- Lise K. Mortensen
Tlf.: 87 15 20 83
E-mail: lise.mortensen@au.dk