Afskrivning

Afskrivning af anlægsaktiver

Procesbeskrivelse

Afskrivninger beregnes og bogføres hver måned i aktivets levetid. Processen udføres centralt for hele Aarhus Universitet af Regnskab.

Afskrivninger skal afspejle forbruget af institutionens enkelte aktiver, og aktiverne skal derfor afskrives over deres forudsatte levetid.

Moderniseringsstyrelsen har fastsat levetider for de forskellige typer af aktiver.

Afhændes et aktiv midt i en regnskabsperiode, er det vigtigt at være opmærksom på, at der skal foretages afskrivninger indtil den dag, hvor aktivet afhændes, og institutionen ikke længere har ejerskabet over det.

Procesdiagram

Forstør diagrammet ved at klikke på det.

Procesbeskrivelse

Processen beskriver de aktiviteter der gennemføres på AU i forbindelse med at der foretages afskrivninger.

Alle fakulteter er omfattet af processen. Det bemærkes at processen udføres centralt for hele Aarhus Universitet af Regnskab.

  • 1. Afstemning anlæg/finans

    • 1. Afstemning anlæg/finans

      Inden afskrivningen igangsættes, afstemmes anlægsmodulet med finansmodulet i NS, således evt. differencer korrigeres inden de nye afskrivninger.

      Kontrol ok?
      Medarbejderen på Regnskab vurderer hvorvidt afstemningen mellem anlæg/finans er ok.

    • JA: kontrollen er ok, og næste aktivitet er nr. 2 ”kontrol af stamdata”.

    • NEJ: kontrollen er ikke ok, hvorfor der skal ske en fejlrettelse. Næste aktivitet er nr. 6 ”Fejlrettelse”.

  • 2. Kontrol af stamdata

    • 2. Kontrol af stamdata

      Regnskab kontroller stamdataenes rigtighed via data udtræk fra Navision. Der er tale om en månedlig kontrol af stamdata, som foretages før end der beregnes afskrivninger.

      Korrekte stamdata?

    • JA: Stamdata er ok. Der forsættes i aktivitet 3. ”afvigelser i afskrivningsbeløb”

    • NEJ: Stamdataene er ikke er korrekte. Der forsættes i aktivet 6. ”Fejlrettelse”.

  • 3. Afvigelser i afskrivningsbeløb kontrolleres

    • 3. Afvigelser i afskrivningsbeløb kontrolleres

      Forslaget til afskrivningsbeløb sammenholdes med tidligere måneders afskrivningsbeløb. Dette gøres en gang om måneden for hvert enkelt aktiv. Eventuelle variationer på et aktiv kan det skyldes: ændring i stamdata, restafskrivning eller fejl i beregning.

      Beregninger ok?
      Er forslaget til afskrivningsbeløbene ok

    • JA: Afskrivningsbeløbene er ok. Der forsættes til aktivitet 4. ”Beregninger af afskrivninger”.

    • NEJ: Der er konstateret fejl i afskrivningsbeløbene. Der forsættes til aktivitet 6. ”Fejlrettelse”.

  • 4. Beregning af afskrivninger

    • 4. Beregning af afskrivninger

      Når kontrollen af stamdata viser korrekte data, og forslagene til afskrivningsbeløb er ok, igangsættes den automatiske beregning af afskrivninger i NS. Afskrivningerne lægges automatisk i en bogføringskladde, så de senere kan bogføres.

  • 5. Bogføring

    • 5. Bogføring

      Når alle afskrivninger er korrekte, bogføres afskrivningskladden - herunder neutralisering af donerede aktiver. Det er den anlægsansvarlige på regnskabskontoret der foretager selve bogføringen i NS.

  • 6. Fejlrettelser af stamdata

    • 6. Fejlrettelser af stamdata

      Regnskab retter fejl i stamdata eller lign. Evt. efter aftale med de decentrale enheder.

  • 7. Samråd med økonomimedarbejder

    • 7. Samråd med økonomimedarbejder

      Hvis regnskabsmedarbejderen i Regnskab finder det nødvendigt, så kontaktes de decentrale medarbejdere i forbindelse med fejlrettelse af stamdata mv.

Har du spørgsmål...


....til anlæg, AU reg.nr., afskrivninger, fysisk kontrol, overhead, periodiseringer m.v. eller vil du gerne vide mere om de enkelte delprocesser kan du henvende dig til:

1443024 / i40