Salg

Salg af anlægsaktiver

Procesbeskrivelse

AU skal ved afhændelse af udstyr generelt følge retningslinjerne som er defineret i budgetvejledningens afsnit 2.3.4 Salg af brugt materiel. I budgetvejledningen står der i forbindelse med salg af brugt materiel anført:

For salg af brugt materiel gælder, at der skal søges opnået det størst mulige provenu. Dette kan ske ved offentlig auktion eller ved salg på anden måde, hvor det kan godtgøres, at prisen svarer til markedsprisen, fx ved at der foreligger et kontrolbud.

Efter afhændelsen af anlægget skal det afmeldes i Navision Stats Anlægsmodul. Der skal anvendes en afmeldingsblanket.

Procesdiagram

Forstør diagrammet ved at klikke på det.

Procesbeskrivelse

Denne procedure beskriver de aktiviteter, der er forbundet med afmeldingen af et eksisterende anlæg. Hvis afmeldingen skyldes at anlægget er solgt, følger salget af aktivet de gældende regler for salg af varer og tjenesteydelser.

Det skal bemærkes at proceduren er afhængig af om der er tale om små aktiver (mindre end 100.000kr.) som udgiftsføres over driften med det samme eller et anlægsaktiv (større end 100.000 kr.), hvor der foretages en afskrivning.

Proceduren er gældende for alle fakulteter under Aarhus Universitet.

  • 1. Udfyld afmeldingsblanket

    • 1. Udfyld afmeldingsblanket

      Instituttet, der ønsker at afmelde et anlægsaktiv, skal udfylde en afmeldingsblanket, således anlægget senere kan afmeldes i anlægskartoteket i NS. Afmeldingsblanketten kan findes på Økonomiportalen. For yderligere beskrivelse i forbindelse med afmelding af anlægsaktiver i Navision Stat henvises til " Vejledning til afmelding af anlægsaktiver i Navision Stat".

  • 2. Godkend afmeldingsblanket

    • 2. Godkend afmeldingsblanket

      Den udfyldte afmeldingsblanket underskrives af institutlederen.

      Mindre end 100.000 kr.
      Afmeldingsproceduren for afmelding afhænger af aktivets anskaffelsesværdi er større end 100.000 kr. (anlægsaktiver) eller mindre end 100.000 kr. (små aktiver) samt om aktivet er let omsættelig.

    • JA => At aktivets anskaffelsesværdi er større end 100.000 kr. Der forsættes i aktivitet 4. ”Sendes via mail”.

    • NEJ => At aktivets anskaffelsespris er mindre end 100.000 kr. Der forsættes i aktivitet 3. ”Afmeld anlæg i NS”.

  • 3. Afmeld anlæg i NS

    • 3. Afmeld anlæg i NS

      Når afmeldingsblanketten er godkendt, kan økonomimedarbejderen afmelde anlægget i anlægskartoteket i NS, således anlægget ikke længere figurerer som aktivt. Alle bilag i forbindelse med afmeldingen arkiveres decentralt. For yderligere hjælp til afmelding af små aktiver henvises til systemvejledningen ”Afmelding af anlægsaktiver i Navision Stats anlægsmodul”.

  • 4. Sendes via mail

    • 4. Sendes via mail

      Hvis aktivets anskaffelsessum er større end 100.000 kr. foretages afmeldingen central i Regnskab. Dette skyldes at Regnskabskontoret løbende beregner afskrivninger mv. på anlægsaktivet, endvidere skal værdien af det afmeldte anlæg opgøres (tab/gevinst). Den decentrale regnskabsmedarbejder indskanner en kopi af den godkendte afmeldingsblanket og salgsbilag, hvis der er tale om et salg. Kopier af bilagene fremsendes til Regnskab. Alle originale bilag arkiveres decentralt hos den anmeldende enhed.

  • 5. Kontrollere afmeldingsblanket

    • 5. Kontrollere afmeldingsblanket

      Efter modtagelsen på regnskabskontoret kontrolleres afmeldingsblanketten, salgsbilaget og eventuelle øvrige bilag. Det kontrolleres om institutlederen har underskrevet blanketten og om der er fremsendt et salgsbilag, hvis der er tale om et salg.

      Blanket OK?

    • JA=> Blanketten og øvrige bilag er i orden. Der forsættes i aktivitet 6. ”Opgør tab/gevinst”.

    • NEJ => Blanketten er ikke i roden. Den sendes retur til den afmeldende enhed. Der forsættes i aktivitet 1. ”Udfyld afmeldingsblanket”.

  • 6. Opgør tab/gevinst

    • 6. Opgør tab/gevinst

      Afmeldingen af små aktiver har ikke nogen økonomiske konsekvenser, hvorimod afmeldingen af anlægsaktiver (større end 100.000 kr.) har økonomiske konsekvenser især hvis afmeldingen ikke foregår korrekt.

      Ved afmeldingen af anlægsaktiver skal der således laves en opgørelse af de foretagne afskrivninger mv. ligesom der skal foretages en beregning af eventuel gevinst eller tab på anlægsaktivet i forbindelse med afmeldingen.

  • 7. Klarmeld og Bogføring

    • 7. Klarmeld og Bogføring

      Registreringerne klarmeldes og bogføres hvorved anlægget nulstilles. Når afmeldingen af anlægsaktivet er blevet behandlet af Regnskabskontoret, vil det fremgå af anlægskortet med en markering i feltet ”Solgt”.

Har du spørgsmål...


....til anlæg, AU reg.nr., afskrivninger, fysisk kontrol, overhead, periodiseringer m.v. eller vil du gerne vide mere om de enkelte delprocesser kan du henvende dig til:

1443025 / i40