Registrering af ansægninger ved eksterne midler

Registrering af ansøgning ved eksterne midler

                         Udskriv som PDF

Processen beskriver de aktiviteter, som skal gennemføres, når ansøgninger om eksterne bevillinger registreres i Navision. Kravene, for hvornår ansøgninger om eksterne midler skal registreres i Navision, fremgår af Instruks eksterne midler, afsnit 2.1.

Principielt indebærer registrering af ansøgning, at der påbegyndes oprettelse af et projekt, men udelukkende med angivelse af de for ansøgningstidspunktet nødvendige stamdata samt med status ”Tilbud”.

Hvor journalsystemet ScanJour Captia endnu ikke er taget i brug, vil såvel udfyldte projektoprettelsesskabeloner (excel-regneark) som økonomisk dokumentationsmateriale i øvrigt indtil da arkiveres og gemmes på P-drevet. Dette foretages af projektenheden.

Processen er gældende for alle hovedområder på Aarhus Universitet (AU), og dækker alle eksternt finansierede projekter.

Procesbeskrivelsen er relevant for projekter på følgende delregnskaber:

Delregnskab 1

Delregnskab 2

Delregnskab 3

Delregnskab 4

Delregnskab 5

Ordinære midler

Indtægtsdækket virksomhed

Retsmedicinske ydelser

Tilskudsfinansieret forskningsaktivitet

Anden tilskuds-finansieret aktivitet

1. Indsamle information til brug for ansøgning

Efter at en projektmulighed er identificeret, indsamler ansøger (forsker) de informationer, der skal anvendes til brug for udarbejdelse af ansøgning.

2. Udarbejde ansøgning

Ansøgeren udfylder relevante dokumenter, som kræves af ansøgningen. For projekter i kategori 1 og 2 hjælper FSE med at udfylde ansøgningsskemaer, mens det for kategori 3 projekter er projektøkonom/forretningscontroller (i henhold til bestemmelserne i strategipapiret vedr. hjemtagning og administration af eksterne forskningsmidler).

En række bevillingsgivere har deres egne blanketter, som ligger på deres egne hjemmesider (f.eks. Forsknings- og Innovationsstyrelsen – herfra linkes der videre til en række andre bevillingsgivere). Denne procesbeskrivelse er generel, hvorfor der henvises til de enkelte bevillingsgiveres specifikke retningslinjer.

3. Godkende ansøgning

Inden ansøgningen fremsendes til bevillingsgiver, skal instituttet godkende den. Godkendelse sker ved at institutleder og/eller dekan underskriver ansøgningen. Godkendelsen har til formål at sikre kvaliteten i ansøgningen, kendskab til økonomiske konsekvenser, herunder bl.a. medfinansiering, samt at minimere AU’s generelle risiko. For yderligere oplysninger henvises der til Instruks for eksterne midler.

NB! For større projekter (med tilskud fra fx Danmarks Grundforskningsfond, Højteknologifonden, EU-rammeprogrammer mv.) kan der gælde andre retningslinjer for godkendelse, jf. bevillingsgivers betingelser.

Vedrører ansøgningen midler fra EU’s rammeprogram?

Aktivitetsrækkefølgen er afhængig af, hvorvidt der er tale om en ansøgning til EU’s rammeprogram eller ej, hvorfor dette skal fastlægges. FSE hjælper ofte med denne afklaring.

  • JA: Der er tale om en ansøgning til EU’s rammeprogram. Ansøgningen skal godkendes af FSE. Der fortsættes i aktivitet 4: ”Sagsbehandling af ansøgning”.
  • NEJ: Der er ikke tale om en ansøgning om midler fra EU. Der fortsættes i aktivitet 5: ”Fremsende ansøgning”.

4. Sagsbehandling af ansøgning

FSE har den samlede indsigt i krav og formalia vedrørende EU-rammeprogramprojekter, hvorfor disse skal godkende EU-rammeprogramansøgninger, inden de sendes til EU/koordinator. Ansøgningen kontrolleres med fokus på budget, herunder løn, afklaring af medfinansieringsbehov, valg af overheadrate, samt overholdelse af formalia.  EU kræver, at ansøgningerne indtastes i EU’s online ansøgningssystem (EPSS), hvilket FSE ofte hjælper delvist med.

Ansøgning godkendt?

FSE skal godkende den endelige ansøgning med formalia og budget, inden den fremsendes til EU/koordinator.

  • JA: Ansøgningen er godkendt af FSE, da ansøgningen overholder de formelle krav. Der fortsættes i aktivitet 5: ”Fremsende ansøgning”.
  • NEJ: Ansøgningen kan ikke godkendes grundet manglende dokumentation eller andre mangler i forhold til de formelle krav. Typisk retter FSE formalia og budget til i dokumenterne i samarbejde med ansøger. Alternativt er der tilbageløb til projektlederen i aktivitet 2: ”Udarbejde ansøgning”, således at de manglende oplysninger kan frembringes.

5. Fremsende ansøgning

Efter godkendelse fremsender ansøger ansøgningen med eventuelle relevante bilag til bevillingsgiver.

Proces Journalisering ved eksterne projekter

Denne proces beskriver, hvordan der sker oprettelse af journalsag og efterfølgende journalisering af dokumenter i ScanJour Captia i forbindelse med eksterne projekter.

I henhold til processen er institutsekretariatsleder (eller anden hertil bemyndiget) ansvarlig for at oprette en journalsag allerede på ansøgningstidspunktet – samt for at journalisere ansøgningen på denne sag.

6. Udarbejde grundlag for registrering af ansøgning

Projektøkonom/forretningscontroller udfylder på baggrund af en tæt dialog med ansøgeren, samt den udarbejdede ansøgning (som er at finde på den tilhørende journalsag), de for en ansøgning påkrævede oplysninger i regnearket ”Sagsoprettelse delregnskab 4 og 5”, fanebladet ”Ansøgning”. Udfyldelse af regnearket skal ske i henhold til ”Kvikguide til oprettelse af sager på AU”. Projektøkonom/forretningscontroller skal gemme det udfyldte regneark og dernæst sende det til fællespostkassen for projektoprettelse: Projektenheden@au.dk.

7. Kvalitetssikre og klargøre registreringsgrundlag

En projektopretter fra projektenheden henter det fremsendte regneark i fællespostkassen (først indkomne mails behandles først), og verificerer de indtastede oplysninger. Dernæst klikkes på knappen ”Klargør til indlæsning”, hvorved der dannes:

  • Fil til indlæsning i Navision (tidsstemples ved indlæsning)
  • Kvitteringsfil.

8. Registrere og kontrollere ansøgning i Navision

Projektopretter indlæser den dannede fil i Navision, hvorved der oprettes et projekt med status ”Tilbud”. De indlæste data kontrolleres, og projektnummer samt afsender-ID påføres af projektopretter i kvitteringsfilen under fanebladet ”Ansøgning”. Herefter returnerer projektopretter kvitteringsfilen til projektøkonom/forretningscontroller via mail.

376522 / i40