Journalisering ved eksterne projekter

                                                                                                                                                                                                                     Printvenlig version



Processen beskriver, hvilke aktiviteter der gennemføres på AU i forbindelse med journalisering af dokumenter ved eksternt finansierede projekter. Processen er gældende for alle hovedområder, der har eksterne projekter.

Udgangspunktet er, at den videnskabelige medarbejder (projekthaver) er forpligtet til at levere alle relevante dokumenter til journalisering. I praksis kan det dog være forskelligt, hvem der foretager den konkrete journalisering.

Procesbeskrivelsen er relevant for projekter på følgende delregnskaber:

Delregnskab 1               
Ordinære midler
Delregnskab 2
Indtægtsdækket virksomhed
Delregnskab 3
Retsmedicinske ydelser   
Delregnskab 4
Tilskudsfinansieret forskningsaktivitet  
Delregnskab 5
Anden tilskuds-finansieret aktivitet

1. Henvendelse omkring oprettelse af journaliseringssag
Institutsekretariatsleder (eller anden hertil bemyndiget) er ansvarlig for oprettelse af journaliseringssag, og henvendelse om behov for oprettelse af journaliseringssag kan ske enten forudgående direkte fra den videnskabelige medarbejder (projekthaver) i forbindelse med afsendelse af ansøgning eller fra en projektøkonom i forbindelse med den efterfølgende ansøgningsregistrering, eftersom det er et krav at journalisere ansøgninger, uanset om der efterfølgende kommer en bevilling fra bevillingsgiveren.

Såfremt der ikke er afsendt ansøgning, opstår behov for oprettelse af journaliseringssag ved modtagelse af bevillingsbrev/tilsagnsskrivelse e.l.

Henvendelse sker fra projektøkonom?

  • NEJ: Der fortsættes til aktivitet 2: ”Identificere behov ved henvendelse fra videnskabelig medarbejder”.
  • JA: Der forsættes til aktivitet 3: ”Identificere behov ansøgningsregistrering/projektoprettelse”.


2. Identificere behov ved henvendelse fra videnskabelig medarbejder
Henvendelse til institutsekretariatsleder sker, ved at den videnskabelige medarbejder kontakter institutsekretariatslederen direkte, enten forud for projektansøgning eller ved modtagelse af bevilling, med henblik på at oprette en journaliseringssag i journaliseringssystemet.


3. Identificere behov ved ansøgningsregistrering/projektoprettelse
Såfremt der ikke er angivet et journalnummer i forbindelse med enten ansøgningsregistrering eller projektoprettelse i Navision informerer projektøkonomen institutsekretariatslederen om behovet for oprettelse af en journaliseringssag i journaliseringssystemet. Projektøkonomen skal desuden informere institutsekretariatsleder om det oprettede projektnummer i Navision (NS), således at det kan tilføjes i journalen i feltet ProjektID.


4. Oprette sag i journaliseringssystem
Institutsekretariatslederen opretter ansøgningen/det nye projekt som en sag i journaliserings-systemet så tidligt i projektforløbet som muligt. Der oprettes som hovedregel kun én journaliseringssag pr. projekt. Det vil sige, at hvis flere institutter samarbejder om et projekt, så skal der som udgangspunkt kun oprettes én fælles sag i journaliseringssystemet. Den enhed, der har fået bevillingen, har ansvaret for journaliseringen.

Se detaljeret vejledning for oprettelse af sag i journaliseringssystemet ScanJour Captia.

Ved oprettelsen af sagen i journaliseringssystemet skal der ligeledes tages stilling til adgangsbegrænsning (indblik) efter gældende retningslinjer udstukket af Journalkontoret (indsæt link). Herunder skal der især tages hensyn til personfølsomme oplysninger, hvor kun en begrænset mængde medarbejdere skal have adgang.

Såfremt institutsekretariatslederen ikke har modtaget NS-projektnummeret, kontaktes projektøkonomen.


5. Journalisere ansøgning/bevillingsbrev
Institutsekretariatsleder er ansvarlig for at journalisere ansøgningen/bevillingsbrevet i den oprettede journalsag.


6. Informere om journalsagsnummer
Institutsekretariatslederen informerer både projektøkonomen og den videnskabelige medarbejder, der har ansvaret for projektet, samt eventuelle andre interne interessenter om journalsagsnummeret og stien i journaliseringssystemet. Informationerne sendes pr. mail.


7. Pligt til at levere øvrige dokumenter til journalisering
Journalkontoret har udarbejdet en generel vejledning til, hvilke typer af dokumenter AU skal journalisere for at kunne overholde gældende retningslinjer samt for at minimere risikoen for manglende dokumenter ved fravær mv. Den videnskabelige medarbejder har pligt til at levere disse dokumenter til journalisering.

Nedenfor er et overblik over de væsentligste dokumenter, der skal journaliseres, når der er tale om eksterne projekter. Der kan forekomme projektspecifikke forhold, således at yderligere dokumenter skal journaliseres. Ved spørgsmål kan Journalkontoret kontaktes på telefonnr. 8715 3323 eller på journal@au.dk.

Alle ind- og udgående skrivelser vedrørende projektet, som forpligter AU økonomisk og fagligt, skal journaliseres i forbindelse med eksterne projekter, herunder følgende:

  • Ansøgning
  • Forhandlingspapir/relevant korrespondance vedrørende forhandling (fx referater og mails)*
  • Tilsagnsskrivelse/bevillingsbrev
  • Kontrakt/samarbejdsaftale (skal være fuldt underskrevet – dvs. af alle involverede parter – hvilket skal kontrolleres af den person, der journaliserer dokumentet).
  • Budget
  • Økonomiske del- og slutrapporter (ikke den del der ligger i Navision Stat, men udfyldte afrapporteringsskabeloner)
  • Videnskabelige del- og slutrapporter
  • Ændringsdokumenter til kontrakt (ændring af projektvilkår, start- og slutdato, projektleder m.v.)
  • Vigtige korrespondancer
  • Øvrige


*Såfremt der efter forhandlingen foreligger en slutkontrakt, er der ikke krav om journalisering af den bagvedliggende korrespondance.


Hvem varetager journalisering?
Afhængig af dokumenttype er det enten institutsekretariatsleder eller projektøkonom, der er ansvarlig for journalisering heraf i den definerede folderstruktur i Scanjour Captia:

  • INSTITUTSEKRETARIATSLEDER: Fortsæt i trin 8.
  • PROJEKTØKONOM: Fortsæt i trin 9.


8. Institutsekretariatsleder varetager journalisering
Institutsekretariatslederen har til opgave at journalisere følgende:

  • Bevillingstilsagn
  • Dokumentation/korrespondance af faglig karakter.


Der gøres opmærksom på, at AU’s Technology Transfer Office (TTO) i få tilfælde foretager journaliseringen i ScanJour Captia (fremgår af Instruks for eksterne midler).


9. Projektøkonom varetager journalisering
Projektøkonom har til opgave at journalisere følgende:

  • Budget
  • Økonomisk afrapportering
  • Øvrig løbende korrespondance af økonomisk karakter.


10. Overgangsperioden
Hvor journalsystemet ScanJour Captia endnu ikke er taget i brug, vil såvel udfyldte projektoprettelsesskabeloner (excel-regneark) som økonomisk dokumentationsmateriale i øvrigt indtil da arkiveres og gemmes på P-drevet. Dette foretages af projektoprettergruppen.

408942 / i40