Håndtering af medfinansiering

Håndtering af medfinansiering

Procesbeskrivelse

Processen beskriver, hvilke aktiviteter der gennemføres på AU i forbindelse med håndtering af medfinansiering af omkostninger på et projekt, dvs. oprettelse af korrekte aktivitetsnumre til kontering, samt budgettering og kontering af medfinansiering.

Medfinansiering defineres som:

  • Formelt besluttet medfinansiering af omkostninger via ordinære driftsmidler af eksterne tilskudsprojekter


Processen er gældende for alle hovedområder.

Procesdiagram

Forstør diagrammet ved at klikke på det.

Procesbeskrivelse

Er der tale om medfinansiering i forhold til flere eksterne projekter, kan der oprettes et hovedprojekt med blandt andet et særskilt projekt til medfinansiering, hvis der ikke er eksternt krav om, at medfinansieringen vises i forhold til det enkelte eksterne projekt.

Aktivitetsintervallet 6xxxx i Navision anvendes til kontering af omkostninger, der dækkes af medfinansiering. Aktivitetsnummer 93777 anvendes til kontering af medfinansieringsindtægt.

Bemærk, at aktivitet 93777 er placeret på delregnskab 1, og at bogføring på denne aktivitet altid skal modsvare omkostninger bogført på aktiviteterne 6xxxx (dette er en manuel proces, se nedenstående punkt 6), således at projektet balancerer.

  • 1. Identificere behov for registrering af medfinansiering

    • 1. Identificere behov for registrering af medfinansiering

      Projektøkonom/forretningscontroller og/eller projekthaver identificerer et behov for at kunne registrere medfinansiering defineret som beskrevet ovenfor.

      Behov identificeres for nyt eller eksisterende projekt?
      Hvordan oprettelse af korrekte aktivitetsnumre til registrering af medfinansiering oprettes, afhænger af hvorvidt der er tale om et nyt projekt eller et projekt der allerede er oprettet i Navision.

    • Nyt projekt: Behovet for registrering af medfinansiering vedrører et nyt projekt, som ikke er oprettet i Navision. Der fortsættes i aktivitet 2: ”Vælge korrekt projektskabelon”.

    • Eksisterende projekt: Behovet for registrering af medfinansiering vedrører et eksisterende projekt, som er oprettet i Navision. Der fortsættes i aktivitet 3: ”Bestille korrekte aktivitetsnumre”.

  • 2. Vælge korrekt projektskabelon

    • 2. Vælge korrekt projektskabelon

      Ved oprettelse af projektet vælger projektøkonom/forretningscontroller en projektskabelon indeholdende aktivitetsnumre til registrering af medfinansiering (dvs. aktivitetsnumre 6xxxx som kopi af omkostningsaktiviteter). Der henvises til processen ”Oprettelse af projekt – delregnskab 4 og 5” for uddybende beskrivelse heraf.
      Desuden bestilles aktivitetsnummer til registrering af medfinansieringsindtægt (aktivitet 93777) ved henvendelse til projektopretter i henhold til ovenstående proces.

  • 3. Bestille korrekte aktivitetsnumre

    • 3. Bestille korrekte aktivitetsnumre

      Ved opdatering af et eksisterende projekt, bestiller projektøkonom/forretningscontroller aktivitetsnumre til registrering af medfinansiering (dvs. aktivitetsnumre 6xxxx som kopi af omkostningsaktiviteter) hos projektopretter. Der henvises til processen ” Ændring af oplysninger på sagskort” for uddybende beskrivelse heraf.
      Desuden bestilles aktivitetsnummer til registrering af medfinansieringsindtægt (aktivitet 93777) ved henvendelse til projektopretter i henhold til ovenstående proces.

  • 4. Budgettere på projektet

    • 4. Budgettere på projektet

      Når projektet er oprettet henholdsvis ændret (herunder at de ønskede aktivitetsnumre er oprettet) – og dermed klar til brug – budgetteres på projektet, herunder på medfinansieringsaktiviteterne, blandt andet en forventet indtægt på ”medfinansierings-indtægts-aktiviteten” (aktivitet 93777). Dette foretages af projektøkonom/forretningscontroller.

  • 5. Budgettere tilsvarende omkostning på institutprojekt

    • 5. Budgettere tilsvarende omkostning på institutprojekt

      Der budgetteres en tilsvarende omkostning (negativ indtægt) på et af instituttets ordinære Delregnskab 1-projekter, på aktivitet 93777.
      Identifikation af det rigtige Delregnskab 1-projekt håndteres af projektøkonom/forretnings- controller (efter aftale med institutleder).
      Herefter er projektet klar til brug og dermed til kontering af omkostninger og indtægter.

  • 6. Overførsel af medfinansieringsindtægt til projektet

    • 6. Overførsel af medfinansieringsindtægt til projektet

      Mindst én gang om året overføres medfinansieringsindtægt til projektet. Aktivitet 93777 skal altid benyttes, sammen med artskonto 1371 (begge går således i nul på hovedområdeniveau). Dette håndteres af projektøkonom/forretningscontroller.

  • 7. Løbende registrering af medfinansieringsomkostninger

    • 7. Løbende registrering af medfinansieringsomkostninger

      Medfinansieringsomkostninger registreres løbende af projektøkonom/forretningscontroller som budgetteret på det eksterne projekt på aktiviteterne 6xxxx.

  • 8. Løbende tilpasning af budgettet

    • 8. Løbende tilpasning af budgettet

      Budgettet tilpasses løbende af projektøkonom/forretningscontroller som ved øvrige projekter.

Har du spørgsmål...

....eller vil du gerne vide mere om de enkelte delprocesser kan du henvende dig til:

424162 / i40