Oprettelse og opdatering af samleprojekt

Samleprojekt

Oprettelse og opdatering

Processen beskriver de aktiviteter, der gennemføres på AU i forbindelse med oprettelse og opdatering af et samleprojekt. Samleprojekter anvendes til at samle relaterede projekter til styrings- og rapporteringsformål, idet der herved opnås et samlet økonomisk overblik over disse. Det skal bemærkes, at der ikke kan ske bogføring på samleprojekter.

Oprettelse og opdatering af samleprojekt skal ske i henhold til ”Kvikguide til oprettelse af samlesager”.

Alle fakulteter og fællesområdet på AU er omfattet af denne beskrivelse.

Procesbeskrivelsen er relevant for projekter på alle delregnskaber:

Procesdiagram

Forstør diagrammet ved at klikke på det.

Procesbeskrivelse

Oprettelse, ændring eller afslutning?

De aktiviteter der skal udføres, afhænger af om der er tale om oprettelse, ændring eller afslutning af projekt.

  • A. Oprettelse af samleprojekt

    • 1. Udarbejde grundlag for oprettelse af samleprojekt i Navision

      • 1. Udarbejde grundlag for oprettelse af samleprojekt i Navision

        Projektøkonom/forretningscontroller udfylder på baggrund af en tæt dialog med projekthaveren, samt den tilstedeværende projektdokumentation for de relaterede projekter, de påkrævede oplysninger i regnearket ”Sagsoprettelsesskabelon samleprojekt”, fanebladet ”Oprettelse”. Projektøkonom/forretningscontroller skal gemme det udfyldte regneark og dernæst sende det til fællespostkassen for projektoprettelse: Projektenheden@au.dk.

    • 2. Kvalitetssikre oprettelsesgrundlag

      • 2. Kvalitetssikre oprettelsesgrundlag

        En projektopretter fra Projektenheden henter det fremsendte regneark i fællespostkassen, og kontrollerer, at alle relevante felter er udfyldt og verificerer de indtastede oplysninger.

        Kan projektet verificeres?

      • JA: Projektopretter kan verificere, at de indtastede oplysninger i regnearket er korrekte, og der kan foretages oprettelse i Navision. Der fortsættes til aktivitet 5: ”Oprette samleprojekt i Navision”. 

      • NEJ: Projektopretter finder forkert eller manglende indtastning af oplysninger, hvorfor vedkommende skal tage kontakt til projektøkonom/forretningscontroller. Der fortsættes til aktivitet 4: ”Tilbageløb til projektøkonom/forretningscontroller”.

    • 3. Tilbageløb til projektøkonom/forretningscontroller

      • 3. Tilbageløb til projektøkonom/forretningscontroller

        Projektopretter retter henvendelse til projektøkonom/forretningscontroller med henblik på at få korrigeret oplysningerne i regnearket.

    • 4. Oprette samleprojekt i Navision

      • 4. Oprette samleprojekt i Navision

        Projektopretter indtaster de i regnearket angivne oplysninger på sagskortet for det nye samleprojekt i Navision.

    • 5. Færdiggøre projektoprettelse

      • 5. Færdiggøre projektoprettelse

        Projektopretter færdiggør oprettelse af samleprojektet ved at angive status til ”Ordre”. Desuden udfærdiges kvittering til projektøkonom/forretningscontroller i fanebladet ”Oprettelse”. Regnearket gemmes og herefter returnerer projektopretter kvitteringsfilen til projektøkonomen via mail.

         

  • B. Ændringer af samleprojekt

    • 6. Udarbejde grundlag for ændring af projekt i Navision

      • 6. Udarbejde grundlag for ændring af projekt i Navision

        Projektøkonom/forretningscontroller åbner den kvitteringsfil, der er modtaget fra projektopretter i forbindelse med oprettelse af det pågældende samleprojekt, og udfylder på baggrund af en tæt dialog med projekthaveren, samt eventuel projektdokumentation, de relevante oplysninger, som skal ændres på projektstamkortet på fanebladet ”Ændring”. Projektøkonomen skal gemme det udfyldte regneark og dernæst sende det til fællespostkassen for projektoprettelse: Projektenheden@au.dk.  

    • 7. Kvalitetssikre ændringsgrundlag

      • 7. Kvalitetssikre ændringsgrundlag

        En projektopretter henter det fremsendte regneark i fællespostkassen, og verificerer de indtastede oplysninger.

        Kan ændringerne verificeres?  JA: Projektopretter kan verificere, at de indtastede oplysninger i regnearket er korrekte, og der kan foretages indtastning i Navision. Der fortsættes til aktivitet 10: ”Foretage ændringer på sagskort i Navision”.  NEJ: Projektopretter finder anledning til at kontakte projektøkonom/forretningscontroller med henblik på eventuelle afklaringer, hvorfor vedkommende skal tage kontakt til projektøkonom/forretningscontroller. Der fortsættes til aktivitet 9: ”Tilbageløb til projektøkonom/forretningscontroller”.

    • 8. Tilbageløb til projektøkonom/forretningscontroller

      • 8. Tilbageløb til projektøkonom/forretningscontroller

        Projektopretter retter henvendelse til projektøkonom/forretningscontroller med henblik på at få korrigeret oplysningerne i regnearket.

    • 9. Foretage ændringer på sagskort i Navision

      • 9. Foretage ændringer på sagskort i Navision

        Projektopretter foretager indtastning af de anmodede ændringer i Navision, hvorved der sker ændring af projektet. De indtastede data kontrolleres, og projektopretter gemmer regnearket.

  • C. Afslutning af samleprojekt

    • 10. Udarbejde grundlag for at ændre status til Afsluttet

      • 10. Udarbejde grundlag for at ændre status til Afsluttet

        Projektøkonom/forretningscontroller åbner den seneste kvitteringsfil, der er modtaget fra projektopretter, og udfylder de påkrævede felter vedrørende afslutning af projektet på fanebladet ”Lukning”. Det udfyldte regneark skal gemmes og dernæst sendes til fællespostkassen for projektoprettelse: Projektenheden@au.dk.

    • 11. Ændre status til Afsluttet

      • 11. Ændre status til Afsluttet

        Projektopretter ændrer projektets status til Afsluttet ved at indtaste en dato i feltet ”Slutdato” på projektstamkortet i Navision. Herefter gemmes regnearket.

Har du spørgsmål...

....eller vil du gerne vide mere om de enkelte delprocesser kan du henvende dig til:

387072 / i40