Godkendelse og bogføring af købsfaktura

Godkendelse og bogføring af faktura

Kreditorer - procesbeskrivelse

Denne proces omhandler aktiviteterne forbundet med rekvirentens accept af købet og den endelige færdiggørelse af købsfakturaen i workflowet inden købsfakturaen kommer ind i Navisions indbakke.

Proceduren er gældende for alle fakulteter på Aarhus universitet, som anvender workflowsystemet.

Procesdiagram

Forstør diagrammet ved at klikke på det.

Procesbeskrivelse

  • 1. Bekræft varemodtagelse

    • 1. Bekræft varemodtagelse

      Rekvirenten modtager via workflowsystemet en købsfaktura til kontrol og anvisning. Rekvirenten kontroller at:

    • leverancen er modtaget

    • leverancen har den aftalte kvalitet

    • leverancen indeholder den aftalte mængde

    • prisen svarer til det aftalte

      Rekvirenten angiver evt. manglende informationer i kommentarfeltet og sender derefter fakturaen via workflowsystemet videre til godkenderen. Rekvirentens funktioner og opgaver er nærmere beskrevet i rekvirentmanualen.

      Modtagelse OK

    • JA => Rekvirenten har bekræftet varemodtagelsen og dermed at varen er modtaget i overensstemmelse med bestillingen. Der forsættes i aktivitet 2. ”Godkender faktura”.

    • Nej => At rekvirenten ikke har kunne bekræfte købet. Der er konstateret mangler eller fejl, som gør at rekvirent ikke kan godkende fakturaen. Der forsættes i proces ” Behandle afviste fakturaer”.

  • 2. Godkender faktura

    • 2. Godkender faktura

      Disponenten, får fakturaen fra rekvirenten via workflowsystemet. Hvis fakturaen ikke er færdig konteret sørger ”Disponenten” for dette. De anviste, kontrollerede og konterede fakturaer godkendes af ”Disponenten” og der dannes en kopi af den godkendte faktura i Navision Stats elektroniske indbakke.

      Faktura godkendt?

    • JA : Fakturaen er godkendt. Der forsættes i aktivitet 3. ”Accept / klarmelding”. 

    • NEJ: Fakturaen blev ikke godkendt. Der forsættes i proces ” Behandle afviste fakturaer”.

  • 3. Accept / klarmelding

    • 3. Accept / klarmelding

      Den decentrale økonomimedarbejder fremsøger de godkendte fakturaer i Navisions elektroniske indbakke. Økonomimedarbejderen finder de fakturaer frem som hører til enheden. Fakturaerne accepteres af økonomimedarbejderen, herved dannes der automatisk fakturalinjer over i Navision Stat og samtidig sker der en automatisk klarmelding. Der henvises til miniinstruksen ” Accept og klarmelding i Navision ” for yderligere oplysninger.

  • 4. Masse bogføring

    • 4. Masse bogføring

      Regnskabskontoret udsøger de klarmeldte fakturaer, og massebogføre dem hver morgen.

  • Proces Behandle afviste fakturaer

    • Proces Behandle afviste fakturaer

      Denne proces beskriver hvordan forskellige situationer med afviste eller ugyldiggjorte fakturaer, skal behandles. Processen er ikke beskrevet andet steds.

  • Proces for betaling af faktura

    • Proces for betaling af faktura

      Output fra proces ”Godkendelse og bogføring” danner input i processen ”Betal faktura”. Den sidste procedure beskriver de aktiviteter der er forbundet med betalingen af købsfakturaen. Proceduren beskrives andet steds.

Har du spørgsmål...

....eller vil du gerne vide mere om de enkelte delprocesser kan du henvende dig til:

1444837 / i40