Håndtering af kreditnota i workflow

Håndtering af kreditnota i workflow

Kreditorer - procesbeskrivelse

Processen beskriver hvilke aktiviteter der gennemføres på AU i forbindelse med at der godkendes og bogføres en kreditnota.

Alle fakulteter under Aarhus Universitet er omfattet af processen.

Procesdiagram

Forstør diagrammet ved at klikke på det.

Procesbeskrivelse

  • 1. Kreditnota modtages

    • 1. Kreditnota modtages

      Fakturamanageren på den decentrale enhed går ind i workflowsystemet finder de kreditnotaer der vedrører den pågældende enhed frem. Fakturamanageren påfører kontostreng, hvis konteringsstrengen er kendt. Derefter fremsendes fakturaen via workflowsystemet til rekvirenten. For yderligere oplysninger henvises til miniinstruksen ” Håndtering af kreditnota i workflow ”.

  • 2. Kontroller modtagelsen

    • 2. Kontroller modtagelsen

      Rekvirenten modtager via workflowsystemet en kreditnota til kontrol. Rekvirenten kontroller at kreditnotaen er i overensstemmelse med det aftalte (leverandøren).

      Rekvirenten påfører eventuel manglende kontostreng (typisk projektnummer som skal betale), eller ændre det påførte, hvis det er forkert, ved at skrive i kommentarfektet. Rekvirenten sender derefter kreditnotaen via workflowsystemet videre til godkender.

  • 3. Godkender

    • 3. Godkender

      Godkender, får kreditnotaen fra rekvirenten via workflowsystemet. Hvis kreditnotaen ikke er færdig konteret sørger ”Godkender” for dette. De kontrollerede og konterede kreditnota godkendes af ”Godkender” og flyttes derefter automatisk over i Navision Stats elektroniske indbakke.

      Kreditnotaen godkendt?

    • JA : Kreditnotaen er godkendt. Der forsættes i aktivitet 4. ”Accept / klarmelding”.

    • NEJ: Kreditnotaen blev ikke godkendt. Der forsættes i proces 1.3.1.5 ”Kreditnota”.

  • 4. Accept / klarmelding

    • 4. Accept / klarmelding

      Den decentrale økonomimedarbejder kan finde de godkendte kreditnotaer i Navisions elektroniske indbakke. Økonomimedarbejderen finder de kreditnotaer frem som hører til enheden. kreditnotaer accepteres af økonomimedarbejderen, herved flyttes kreditnotaer automatisk over i Navision Stat og samtidig sker der en automatisk klarmelding. Økonomimedarbejderen kan via en kontrolrapport se om det er gået godt.

  • 5. Masse bogføring

    • 5. Masse bogføring

      En medarbejder på Regnskabskontoret finder de klarmeldte kreditnotaer frem. Kreditnotaerne føres en gang om dagen af personale på regnskabskontoret.

Har du spørgsmål...

....eller vil du gerne vide mere om de enkelte delprocesser kan du henvende dig til:

1444843 / i40