Kreditor, rykkere

Proces for rykkerhåndtering

Kreditor

Processen beskriver de aktiviteter, der er forbundet med håndteringen af en rykker fra en leverandør (kreditor). Det bemærkes at processen kan starte centralt på Regnskabskontoret eller decentralt på et institut, afhængig af hvem der modtager rykkeren.

Alle fakulteter under Aarhus Universitet er omfattet af processen.

Procesdiagram

Forstør diagrammet ved at klikke på det.

Procesbeskrivelse

  • 1. Rykker modtages

    • 1. Rykker modtages

      Kreditor sender rykker for en ikke betalt faktura. Rykkeren kan modtages såvel i regnskabskontoret som på de decentrale enheder.

  • 2. Undersøgelse af faktura

    • 2. Undersøgelse af faktura

      Det undersøges om fakturaen forefindes via workflow, samt om den er bogført i Navision. Og i givet fald, hvorfor den eventuelt ikke er betalt.

      Findes faktura?

    • JA: Fakturaen findes, og der fortsættes til næste dialogboks ”Skal faktura betales?”

    • NEJ: Leverandøren anmodes om ny faktura. Se aktivitet 4 ”Lev. Anmodes om ny faktura”

      Skal faktura betales?

    • JA: Fakturaen skal betales, hvorfor der henvises til proces ”Modtagelse af købsfaktura”.

    • NEJ: Fakturaen skal ikke betales, hvorfor leverandøren kontaktes for en afklaring. Næste aktivitet er nr. 3 kontakt leverandør.

  • 3. Kontakt leverandør

    • 3. Kontakt leverandør

      Leverandøren kontaktes med henblik på at afklare, hvorfor der er fremsendt en rykker, da AU ikke vurderer at fakturaen skal betales.

      Kreditorforklaring giver mening?

    • JA: Kreditorens forklaring accepteres, hvorfor der henvises til proces ”Modtagelse af købs faktura

    • NEJ: Kreditorens forklaring accepteres ikke, hvorfor der henvises til proces ”Håndtering af kreditnotaer i workflow”.

  • 4. Lev. Anmodes om ny faktura

    • 4. Lev. Anmodes om ny faktura

      Leverandøren anmodes om at fremsende ny faktura.

Har du spørgsmål...

....eller vil du gerne vide mere om de enkelte delprocesser kan du henvende dig til:

1394520 / i40