Modtagelse af købsfaktura

Proces for modtagelse af købsfaktura

Kreditorer

Denne proces beskriver de aktiviteter, der er forbundet med modtagelsen af en købsfaktura. Det bemærkes at aktiviteterne foregår i et workflowsystem (modtagelse, godkendelse og kontering) og i Navision Stat (bogføring).

Der skelnes mellem danske og ikke danske kreditorer, idet danske kreditorer skal fremsende fakturaen elektronisk.

Proceduren er gældende for alle fakulteter på Aarhus universitet, som anvender workflowsystemet.

Procesdiagram

Forstør diagrammet ved at klikke på det.

Procesbeskrivelse

  • 1. Faktura fremsendes

    • 1. Faktura fremsendes

      Efter at der er foretaget et vare køb, fremsender kreditor (leverandøren) en faktura. Leverandøren kan fremsende fakturaen på forskellige måder:

    • Som en papirfaktura, der behandles manuelt

    • Som en e-faktura. En e-faktura kan være en rigtig elektroniks faktura eller indlæst via et indskanningsbureau.

      E-fakturaerne modtages på Aarhus Universitet i workflowsystemet.

      Dansk?
      Behandlingen af papirfakturaer afhænger af om papirfakturaen kommer fra en dansk eller en udenlands kreditor.

    • JA=> Papirfakturaen kommer fra en dansk kreditor. Der forsættes i aktivitet 1. ”Faktura afvises og sendes retur”.

    • NEJ=> Papirfakturaen kommer ikke fra en dansk kreditor. Der forsættes i aktivitet 2. Indskand og opret faktura i WorkFlowsystemet (WF).

  • 2. Faktura afvises og sendes retur

    • 2. Faktura afvises og sendes retur

      Hvis der modtages en faktura fra en dansk kreditor skal den sendes retur med beskeds om at den skal genfremsendes som en elektronisk faktura. På økonomiportalen ligger der et standard brev som udfyldes, underskrives og sendes til kreditoren.

  • 3. Indscan og opret faktura i WF

    • 3. Indscan og opret faktura i WF

      Hvis papirfakturaen ikke kommer fra en dansk kreditor, indskanner Fakturamanageren den og oprettes den iWorkFlowsystemet. Den indscannede faktura vedhæftes den oprettede faktura i workflowsystemet.

  • 4. Faktura udsøges

    • 4. Faktura udsøges

      Fakturamanager udsøger de fakturaer der vedrører det sted som de har rettigheder til. Udsøgningen sker via EAN nummer idet hvert sted har sit eget EAN nummer. Med hensyn til fakturamanagerens funktioner og virke, henvises der til vejledningen ” Fakturamanager guide ”, som ligger på økonomiportalen.

  • 5. Kontrol af korrekt modtager/EANnr

    • 5. Kontrol af korrekt modtager/EANnr

      Efter at fakturamanageren har udsøgt ”sine” fakturaerne kontrolleres det at rekvirenten (modtageren) og EAN nummer hører sammen. Det vil sige hører rekvirenten (modtageren) hjemme under det udsøgte EAN nummer, eller er fakturaen fremsendt til det forkerte EAN nummer. Hvis rekvirenten ikke fremgår af fakturaen, kan der være tale om et større detektivarbejde at finde rekvirenten.

      Rigtig modtager?

    • JA=> Rekvirenten hører hjemme under det på gældende EAN nummer. Der til næste beslutningsboks ”Eksisterer kreditor?”.

    • NEJ => Rekvirenten og EAN nummer er ikke gyldige kombinationer. Der forsættes i aktivitet 6. ”Faktura med brev sendes retur til kreditor”.

      Eksisterer kreditor?
      Det konstateres om kreditoren eksisterer i workflowsystemet.

    • JA=> At kreditor eksisterer i forvejen. Der forsættes i aktivitet 5. ”Påfør kontostreng og vælg rekvirent”.

    • NEJ => At kreditor ikke eksisterer i forvejen, kreditoren skal oprettes. Der forsættes i proces ”Opret kreditor”.

  • 6. Kontrol af at kreditor eksisterer

    • 6. Kontrol af at kreditor eksisterer

      Ved opslag i workflowsystemet på kontrolleres det om kreditor eksisterer.

  • 7. Påfør kontostreng og vælg rekvirent

    • 7. Påfør kontostreng og vælg rekvirent

      Fakturamanageren påfører kontostrengen – herunder momskoden -, eller så meget som der er kendt på nuværende tidspunkt. Bl.a. kan det være, at man først må afvente information om hvilket projekt, der skal betale fakturaen. Der skal ligeledes vælges en rekvirent som fakturaen skal videresendes til for bekræftelse af varemodtagelsen.

      Proces Godkend og bogfør faktura
      Denne procedure beskriver rekvirentens godkendelse af varemodtagelsen samt godkenders endelige godkendelse af fakturaen. Processen beskrives andet steds.

  • 8. Faktura ugyldiggøres i WF

    • 8. Faktura ugyldiggøres i WF

      Hvis fakturaen ikke er til AU eller er modtaget på forkert EAN-nummer skal fakturamanageren ugyldiggøre fakturaen, hvilket svarer til at smide den væk. Samt angive årsag i kommentarfeltet.

  • 9. Videregive information om forkert modtagelse

    • 9. Videregive information om forkert modtagelse

      Hvis fakturamanager på fakturaen kan se, at fakturaen reelt er tiltænkt en enden enhed på AU, sendes en mail med fakturaen til enheden. Herefter er det den enhed som har bestil varen, som skal sørge for at leverandøren fremsender en ny faktura til det korrekte EAN-nummer.

  • Proces Behandle afviste fakturaer

    • Proces Behandle afviste fakturaer

      Denne proces beskriver hvordan forskellige situationer med afviste eller ugyldiggjorte fakturaer, skal behandles. Processen er ikke beskrevet andet steds.

  • Proces for Kreditoroprettelse

    • Proces for Kreditoroprettelse

      Processen beskriver de aktiviteter der foregår i forbindelse med selve kreditoroprettelsen. Der er tale om en central procedure der foregår på Regnskabskontoret. Processen beskrives andet steds.

Har du spørgsmål...

....eller vil du gerne vide mere om de enkelte delprocesser kan du henvende dig til:

1444836 / i40