Formidling af konteringsoplysninger

- gennem HR-processer til brug for lønfordeling på projekter i Navision

Processen beskriver de aktiviteter, der gennemføres på AU i forbindelse med tilvejebringelse af konteringsoplysninger til indtastning i SLS som grundlag for korrekt lønfordeling på projekter i Navision.

Processen har dermed fokus på at sikre, at der gennem HR formidles de nødvendige informationer til brug for den efterfølgende økonomistyring af lønomkostninger i Navision. Formålet er således at sikre korrekt grundlag for dels korrekt ressourceoprettelse i Navision, dels korrekt budgettering og registrering af lønomkostninger, som ikke medtages i tidsallokeringen for de oprettede ressourcer.

Processen supplerer de eksisterende HR-processer – og beskriver således ikke det øvrige forløb omkring ansættelse og ændring i ansættelsesvilkår samt anvisning af udbetalinger mv., idet der i stedet henvises til AU HR’s procedurer.

For de i beskrivelsen omfattede HR-processer skal der med de undtagelser, der fremgår nedenfor angives fuld kontering på de tilhørende blanketter og breve. Hvorvidt der skal ske fuld kontering ved inddateringen i SLS håndteres udelukkende af Lønkontoret, AU HR, på baggrund af retningslinjerne for afgrænsning af fuld kontering i SLS.

Det skal bemærkes, at for Ph.d.-området er det AU Forskning og Talent, der er ansvarlig for HR-processerne frem til Lønkontoret.

 

  

 

 

 

  

 

Printvenlig version

Følgende situationer kræver ikke fuld kontering og er derfor ikke medtaget i diagrammet:

  • Ændringer i ansættelses- og lønvilkår (undtaget organisatorisk flytning og forlængelse)
  • Udbetaling af ferierelaterede ydelser
  • Lønbehandling af refusioner

Nyansættelse eller ændring/anvisning til eksisterende medarbejder?
Første trin i processen har fokus på at skelne imellem, hvornår de HR-relaterede processer giver input til lønfordeling på projekter i Navision.

  • A. NYANSÆTTELSE: Processen initieres med ansættelse af en ny medarbejder, der er gældende for ansættelse af måneds- såvel som timelønnede. Der fortsættes til beslutningen ”Type ansættelse”.
  • B. ANVISNING TIL EKSISTERENDE: Processen initieres ved udbetaling til eksisterende medarbejder. Der fortsættes til beslutningen ”Type anvisning af udbetaling?”.
  • C. ÆNDRING FOR EKSISTERENDE: Processen initieres ved enten ændring af det organisatoriske tilhørsforhold eller ved forlængelse for eksisterende medarbejder. Der fortsættes til beslutningen ”Type ændring”.

A. Nyansættelse

Type nyansættelse?

  • NYANSÆTTELSE AF MÅNEDSLØNNET MEDARBEJDER: Nyansættelse af månedslønnet medarbejder med løbende lønudbetaling (inkl. ”pseudo-timelønnede” medarbejdere som fx studenterprogrammører og studenterundervisere) medfører, at kontering i SLS sker på baggrund af oplysninger i ansættelsesbrevet. Der fortsættes til aktivitet 1: ”Formidle konteringsoplysninger til ansættelsesbrev”.
  • NYANSÆTTELSE AF TIMELØNNET MEDARBEJDER: Nyansættelse af timelønnet medarbejder med engangslønudbetaling medfører, at kontering i SLS sker på baggrund af en anvisningsblanket, som udfyldes fra gang til gang. Der fortsættes til aktivitet 4: ”Påføre konteringsoplysninger på anvisningsblanket”.

1. Formidle konteringsoplysninger til ansættelsesbrev
Enheden er i samråd med økonomicenter front office ansvarlig for at formidle konterings-oplysninger til brug for udarbejdelse af ansættelsesbrev. I tilfælde af usikkerhed om konteringen, kan en medarbejder i det tilknyttede økonomicenter kontaktes for hjælp hertil.

2. Kontrollere oplysninger i ansættelsesbrev
HR front office er ansvarlig for at sikre, at konteringsoplysninger anføres på ansættelsesbrevet. Såfremt de mangler, kontaktes enheden for afklaring.

3. Fremsende kopi af ansættelsesbrev til Lønkontoret og økonomicenter front office
Når ansættelsesbrevet er færdigudfyldt og godkendt, skal HR front office udover kopi til Lønkontoret også fremsende kopi (fysisk eller elektronisk) til det tilknyttede økonomicenter med henblik på at sikre korrekt kontering ved budgettering af lønfordeling på projekter. Lønkontoret, AU HR er ansvarlig for at sikre korrekt kontering i SLS på grundlag af ansættelsesbrevet, da dette danner grundlag for lønfordeling på projekter i Navision

B. Anvisning til eksisterende medarbejder

Type anvisning af udbetaling?
Afhængig af hvilken type anvisning af udbetaling der er tale om, er der forskellige interessenter involveret, hvorfor første trin er at afklare anvisningstypen.

  • TIMELØN: Anvisning af timeløn medfører, at kontering i SLS sker på baggrund af anvisningsblanket eller ved decentral indtastning i SLS-web. Der fortsættes til aktivitet 4: ”Påføre konteringsoplysninger på anvisningsblanket”.
  • UDBETALING AF ENGANGSYDELSER TIL MÅNEDSLØNNEDE: Anvisning af engangsydelser til månedslønnede (som fx over-/merarbejde, vagttillæg mv.) medfører, at kontering i SLS sker på baggrund af anvisningsblanket eller ved decentral indtastning i SLS-web. Der fortsættes til aktivitet 4: ”Påføre konteringsoplysninger på anvisningsblanket”.
  • ENGANGSTILLÆG: Af breve fra HR-front vedrørende anvisning af engangstillæg og andre udbetalinger skal fremgå den fulde kontering. Der fortsættes til aktivitet 6: ”Påføre konteringsoplysninger på brev”.

4. Påføre konteringsoplysninger på anvisningsblanket
Enheden er i samråd med økonomicenter front office ansvarlig for at påføre konteringsoplysninger på anvisningsblanketten. For de løndele, der kan anvises decentralt gennem SLS-web, kan konteringsoplysningerne i stedet tastes direkte i SLS-web. I tilfælde af usikkerhed om konteringen, kan en medarbejder i det tilknyttede økonomicenter kontaktes for hjælp hertil.

5. Fremsende anvisningsblanket til Lønkontoret
Når anvisningsblanketten er færdigudfyldt og godkendt fremsender enheden den den til Lønkontoret, AU HR med henblik på at gennemføre udbetalingen til den ansatte og herunder også sikre korrekt grundlag for lønfordeling på projekter i Navision.

6. Påføre konteringsoplysninger på brev
HR front office er ansvarlig for at påføre konteringsoplysninger på brevet. I tilfælde af usikkerhed om konteringen, kan en medarbejder i det tilknyttede økonomicenter kontaktes for hjælp hertil.

7. Kontrollere oplysninger i brev
HR front office er ansvarlig for at sikre, at der er påført konteringsoplysninger på brevet. Såfremt de mangler, kontaktes enheden for afklaring.

8. Fremsende kopi af brev til Lønkontoret
Når brevet er færdigudfyldt og godkendt, skal HR front office sende en kopi (fysisk eller elektronisk) heraf til Lønkontoret, AU HR. Herudover sendes kopi også til økonomicenter front office i tilfælde af organisatorisk flytning eller forlængelse.

C. Ændring for eksisterende

Type ændring?

  • FORLÆNGELSE: Af breve fra HR-front vedrørende forlængelse skal fremgå den fulde kontering. Der fortsættes til aktivitet 6: ”Påføre konteringsoplysninger på brev”.
  • ORGANISATORISK FLYTNING: Af breve fra HR-front vedrørende forlængelse skal fremgå den fulde kontering. Der fortsættes til aktivitet 6: ”Påføre konteringsoplysninger på brev”.

9. Indtaste konteringsoplysninger i SLS
Lønkontoret, AU HR er ansvarlig for at indtaste konteringsoplysningerne i SLS, når de har modtaget kopi af ansættelsesbrevet. Hvorvidt der skal ske fuld kontering i SLS, beror på de fastlagte retningslinjer for afgrænsning af fuld kontering i SLS.

Fuld kontering i SLS?

  • JA: Fuld kontering i og omkostningsfordeling via SLS. Der henvises til processen ”Registrering af timeløn på projekter i Navision” for det videre forløb i forhold til lønfordeling i Navision.
  • NEJ: Kun delvis kontering i SLS og omkostningsfordeling via Navision. Der henvises til processen ”Oprettelse og opdatering af ressourcer i Navision” for det videre forløb i forhold til lønfordeling i Navision.
376434 / i40