Oprettelse og opdatering

- af ressourcer i Navision

Processen beskriver, hvilke aktiviteter der gennemføres på AU i forbindelse med oprettelse af medarbejdere som nye ressourcer i Navisions ressourcemodul samt opdatering af eksisterende ressourcer. Opdatering sker i tilfælde af ændret sted, ændret ansættelsesgrad og ændret status, hvorfor opdatering også kan indebære spærring af en ressource i forbindelse med fratrædelse.

Processen er gældende for alle hovedområder og for projekter på alle delregnskaber.

Printvenlig version

Notat om ressourceoprettelse
Excel-fil: Stillingstyper

Proces Formidling af konteringsoplysninger gennem HR-processer til brug for lønfordeling på projekter i Navision
Denne proces beskriver, hvordan HR-processerne – forud for indlæsning af data fra SLS i Navision medvirker til, at der sker korrekt kontering i SLS til brug for lønfordeling i Navision. Processen danner således input til den automatiske oprettelse og opdatering af ressourcer.

Skal medarbejder oprettes som ressource?
Udgangspunktet er, at kun månedslønnede medarbejdere oprettes som ressourcer i Navision, mens timelønnedes løn i stedet omkostningsfordeles direkte til projekter i Navisions sagsmodul ved hjælp af fuld kontering i SLS. Det afgøres automatisk ved indlæsningen i Navision af lønkørslen fra SLS, hvorvidt en medarbejder er timelønnet eller månedslønnet, og dermed om vedkommende skal oprettes som ressource.

  • JA: Medarbejderen er fastansat og månedsaflønnet. Medarbejderen skal oprettes som ressource i Navision, for at den faste del af lønnen kan omkostningsfordeles til projekter. Der fortsættes til aktivitet 1: ”Bestemme oprettelsesform”. Det skal bemærkes, at påføring af kontostreng i SLS for månedslønnede medarbejdere kun kan foretages af Lønkontoret, AU HR.
  • NEJ: Medarbejderen er timelønnet. Medarbejderens løn omkostningsfordeles direkte til projekter fra SLS på baggrund af fuld kontostreng i SLS, og medarbejderen skal derfor ikke oprettes i Navision. Der henvises til processen ”Opfølgning på og bogføring af lønomkostninger”. I den forbindelse skal det bemærkes, at påføring af kontostreng i SLS kan ske enten i Lønkontoret, AU HR eller decentralt via SLS-webløsningen. Fuld kontostreng skal fremgå af anvisningsblanket.

Afgørelsen baseres på de fastlagte retningslinjer for ressourceoprettelse og afhænger af stillingstype og lønform. Nedenstående tabel giver et overordnet overblik over, hvilke lønelementer der omkostningsfordeles ved ressourceoprettelse og hvilke der omkostningsfordeles ved hjælp af SLS (jf. notat om ressourceoprettelse).

Bemærk at ekstra udbetalinger som vagttillæg og engangstillæg ikke omkostningsfordeles via kostprisen, men i stedet skal påføres fuld kontostreng i SLS.

 

"Månedslønnet" – ressourceoprettes i NS     

"Timelønnet" – ressourceoprettes ikke i NS

Omkostningsfordeles i NS

Fast tilbagevendende del af lønudbetaling

 

Omkostningsfordeles i SLS

Ekstra udbetalinger, vagttillæg, engangstillæg, over-/merarbejde           

Timelønsanvisninger og HR- procedurer

1. Bestemme oprettelsesform
Oprettelsen af ressourcer kan ske enten manuelt direkte i Navision af forretningscontroller/ projektøkonom eller automatisk fra SLS ved hjælp af lønnummer. Som udgangspunkt sker oprettelse automatisk fra SLS, men ved denne kørsel er det en forudsætning, at den pågældende medarbejder har fået udbetalt løn og dermed er blevet oprettet i SLS af Lønkontoret, AU HR. Manuel oprettelse er således primært beregnet til oprettelse af unavngivne ressourcer (NN), eksempelvis i tilfælde af at der skal medregnes to lektorer i budgettet, som endnu ikke er ansat, eller oprettelse af navngivne medarbejdere, som endnu ikke er startet.

Automatisk oprettelse og opdatering?

  • JA: Ressourcen oprettes – eller opdateres – ved hjælp af overførsel af medarbejderdata fra SLS i den almindelige lønkørsel ud fra lønnummer. Der fortsættes til aktivitet 2: ”Lønkørsel fra SLS”.

  • NEJ: Ressourcen oprettes som NN eller nyt kendt cpr-nummer. Der fortsættes i aktivitet 3: ”Oprette ressource manuelt”.


2. Lønkørsel fra SLS

Nye medarbejdere oprettes automatisk som ressourcer – og eksisterende ressourcer opdateres i tilfælde af ændringer – i forlængelse af lønkørslen fra SLS, som afvikles 2 gange pr. måned (timelønskørsel medio måneden og månedslønskørsel ultimo måneden). Kørslen igangsættes af en medarbejder i Økonomistyring, AU Økonomi. Ved kørslen indsættes de påkrævede Navision-ressourcestamdata automatisk på baggrund af definerede SLS-stamdataopsætninger (og nye ressourcer opsættes med ressourcegruppens kostpris).


3. Oprette ressource manuelt
Medarbejdere oprettes manuelt, ved at projektøkonom/forretningscontroller i hovedområdets økonomicenter udfylder de påkrævede felter på ressourcekortet i Navision:

  • Ressourcenummer (udfyldes automatisk ved påbegyndelse af oprettelse)

  • Ressourcegruppenummer

  • Dimensioner tilknyttet ressourcen (Delregnskab = 1; Sted)

  • Tidstype (default er manuel – og må ikke ændres)

  • Ansættelsesgrad

  • Forventet slutdato.

Ressourcer der oprettes manuelt har en anden nummerserie end medarbejdere, der oprettes automatisk fra SLS. Der er ingen integration mellem de to nummerserier, så når en manuelt oprettet medarbejder får udbetalt løn første gang, er det projektøkonomens opgave at spærre den manuelt oprettede ressource. Projektøkonomen skal ligeledes være opmærksom på, at eventuelle planlægningslinjer på den manuelt oprettede ressource skal overflyttes til den nu automatisk oprettede ressource.

4. Eventuel manuel tilretning af oprettede ressourcer
Decentralt skal den enkelte projektøkonom/forretningscontroller eventuelt færdiggøre oprettelsen af nye ressourcer ved at indtaste en forventet slutdato for ansættelsesforholdet i feltet ”Forventet slutdato” på ressourcestamkortet, da man ikke må allokere ressourcer længere end til forventet slutdato. Dette felt skal kun udfyldes, såfremt der er tale om tidsbegrænset ansættelse. Feltet skal også opdateres i forbindelse med eventuelle forlængelser af ansættelsesforhold. Indtastningen foretages derfor ved nyoprettelsen eller ændringen (på grundlag af kopi af breve fra HR).

Skal tidstype ændres?
Default angivelsen af tidstype til fordeling af lønomkostninger for de automatisk oprettede ressourcer er ”Allokering”. Tidstypen kan ændres til ”Faktisk”, så det i stedet er tidsregistreringer, der udgør bogføringsgrundlaget og dermed afgør lønfordelingen.

NB! I perioden frem til d. 31/12-2012 er det kun medarbejdere fra det tidl. DMU og DJF, som pr. 31/8-2012 anvender ARS til tidsregistrering, der skal anvende tidstypen ”Faktisk”. Alle andre automatisk oprettede medarbejdere skal have tidstypen ”Allokering” (såfremt de er tilknyttet projekter med krav om tidsregistrering, håndteres dette uden for Navision og påvirker dermed ikke bogføringen).

  • JA: Den pågældende medarbejder er ansat eller tidligere ansat ved det tidl. DMU og DJF og anvender ARS til tidsregistrering frem til d. 31/12-2012, hvorfor tidstypen skal ændres til ”Faktisk” på ressourcekortet. Ved tidstype ”Faktisk” vil den pågældende medarbejder skulle foretage fuld tidsregistrering på alle de projekter, vedkommende er involveret i. For budgettering og bogføring af tidsregistrering henvises til processerne ”Projektplanlægning og -budget – lønomkostninger” og ”Opfølgning på og bogføring af lønomkostninger”. Der fortsættes i aktivitet 5: ”Ændre tidstype”.

  • NEJ: Den pågældende medarbejder anvender ikke ARS til tidsregistrering, hvorfor tidstypen ikke skal ændres. For budgettering og bogføring af tidsallokering henvises til processerne ”Projektplanlægning og budget – lønomkostninger” og ”Opfølgning på og bogføring af lønomkostninger”. Processen kan afsluttes, og der henvises herefter til processen ”Beregning af kostpriser”.


5. Ændre tidstype

En projektøkonom/forretningscontroller i hovedområdets økonomicenter ændrer tidstype til ”Faktisk” på ressourcekortet for den pågældende medarbejder.

Proces Beregning af kostpriser
Denne proces beskriver, hvordan kostpriser beregnes og opsættes for de oprettede ressourcer i ressourcemodulet

376523 / i40