Projektplanlægning og -budget

- Projektplanlægning og budgettering af lønomkostninger

Processen beskriver, hvilke aktiviteter der gennemføres på AU i forbindelse med budgettering af lønomkostninger på projekter i Navisions sagsmodul. Processen dækker budgettering af lønomkostninger der fordeles til projekter ved hjælp af både tidsallokering og tidsregistrering for oprettede ressourcer samt lønomkostninger i form af timeløn og andre lønudbetalinger, der ikke er indeholdt i de allokerede lønomkostninger for oprettede ressourcer.

Processen er gældende for alle hovedområder og for projekter på alle delregnskaber.

Printvenlig version

1. Planlægge projektforløb og -økonomi
Projektleder/institutleder/afdelingsleder planlægger projektforløbet, herunder projektaktiviteter, bemanding mv., ud fra den modtagne bevilling/den tildelte budgetramme og kontakter projektøkonom/forretningscontroller med henblik på at udarbejde projektbudget.

Type lønomkostning?
Hvordan projektøkonomen/forretningscontrolleren konkret skal budgettere lønomkostninger på de enkelte projekter, afhænger af hvilken type lønomkostning der er tale om.

  • LØNOMKOSTNING VIA OPRETTET RESSOURCE: Vedrører de lønomkostninger, der er indeholdt i kostprisen for oprettede ressourcer og som skal budgetteres ved hjælp af tidsallokering. Der fortsættes i aktivitet 3: ”Indsamle input til tidsallokering”.
  • LØNOMKOSTNING DIREKTE FRA SLS: Vedrører de lønomkostninger, der bogføres på projekter direkte fra SLS:
    • Timeløn
    • Udbetaling af engangsydelser til månedslønnede (oprettede ressourcer) - fx over-/ merarbejde, vagttillæg, resultatløn og engangstillæg.

Der fortsættes i aktivitet 2: ”Indtaste forventede omkostninger til timeløn mv. på planlægningslinjer”.

2. Indtaste forventede omkostninger til timeløn mv. på planlægningslinjer
Lønomkostninger for timelønnede medarbejdere (stillingstyperne: xxx-xxx) budgetteres ved hjælp af almindelige planlægningslinjer på det enkelte projekt, da timelønnede ikke oprettes som ressourcer i Navisions ressourcemodul. Der skal således ikke indtastes tidsfordeling, men derimod beløb (som ved øvrige driftsomkostninger). Timeløn budgetteres på den relevante finanskonto for timelønnede for at kunne sammenligne budget og regnskab (enten 2130, DVIP eller 2150, DTAP) og kan angives som én samlet planlægningslinje for alle timelønnede på projektet for hver finanskonto.

Det skal i forbindelse hermed bemærkes, at der til brug for estimering af forventede lønomkostninger for timelønnede for hver stillingstype af timelønnede centralt er beregnet en gennemsnitlig kostpris, som kan bruges til opslag.

Der skal desuden ske en særskilt budgettering på planlægningslinjer af ekstra lønomkostninger for månedslønnede (oprettede ressourcer), der ikke er indeholdt i kostprisen, som eksempelvis: vagttillæg, engangstillæg, over-/merarbejde samt resultatløn mv.

Der er ved budgettering af timeløn og engangsydelser til månedslønnede ikke krav om månedlig periodisering som ved tidsallokering/tidsregistrering.

3. Indsamle input til tidsallokering
I dialogen med projektleder/institutleder/afdelingsleder indsamler projektøkonom/ forretningscontroller input til tidsallokering i form af forventet timefordeling (eventuelt angivet i % af arbejdstid) for enkelte medarbejdere/medarbejdergrupper. Der anvendes månedsperiodisering (med undtagelse af de ressourcer, der har tidstype ”Faktisk”, der som minimum skal årsperiodiseres).

4. Tilføje ressourcer og tidsallokering på projekt
Tilføjelse af ressourcer og tidsallokering på et projekt kan finde sted på to måder:

  • A. Indtastning ved hjælp af en indtastningskladde (med udgangspunkt i medarbejderen)
  • B. Indtastning direkte på planlægningslinjer (med udgangspunkt i projektet)
  • C: Indtastning i Excel, der kan indlæses i Navision.

Uanset valg af metode skal projektøkonom/forretningscontroller fokusere på, at alle medarbejdere er allokeret 100 % af hensyn til budgettets fuldstændighed.

Hvilken indtastningsform?

  • A: Indtastningskladde anvendes til indtastning og der sker efterfølgende allokering til projekter ved hjælp af en allokeringskørsel. Der fortsættes til aktivitet 5: ”Indtaste tidsallokering ved hjælp af indtastningskladde”.

  • B: Allokering sker på planlægningslinjer direkte på projektet. Der fortsættes til aktivitet 7: ”Indtaste tidsallokering på planlægningslinjer”.

  • C: Indtastning af tidsallokering sker i et excel-ark, som kan indlæses i Navision. Der fortsættes til aktivitet 8: ”Indtaste tidsallokering i excel”.

5. Indtaste tidsallokering ved hjælp af indtastningskladde
Ved hjælp af en indtastningskladde (en hjælpeform) indtaster en projektøkonom/ forretningscontroller de relevante ressourcer på projektet og angiver fra- og til-dato for tidsallokeringen af den pågældende ressource på det enkelte projekt. Tidsallokeringen indtastes i form af en timeprocentfordeling pr. ressource.

6. Allokeringskørsel
Efter indtastning af ressourcer og tidsallokering på projektet foretages et antal daglige kørsler, hvorved der dannes projektplanlægningslinjer fordelt på måneder på de enkelte projekter.

7. Indtaste tidsallokering på planlægningslinjer
Projektøkonom/forretningscontroller indtaster tidsallokeringen på planlægningslinjer direkte på det enkelte projekt. For hver planlægningslinje skal der indsættes en ressource fra ressourcemodulet, og en tidsallokering i form af timetal for en måned samt fra-og til-dato.

8. Indtaste tidsallokering i Excel
Tidsallokeringen indtastes i excel-arket ”XXX” og projektøkonom/forretningscontroller indlæser dette i Navision ved hjælp af en indlæsningsfil, som dannes. Der henvises til systemvejledningen ”XXX”.

Proces ”Opfølgning på og bogføring af lønomkostninger”

Denne proces beskriver, hvordan der foretages bogføring for de forskellige typer lønomkostninger.

376533 / i40