Proces for kreditnota

Debitorer

Formålet med denne beskrivelse er at vise de aktiviteter, der er forbundet med udstedelsen af en kreditnota. Processen omfatter alle fakulteter på AU.

Procesdiagram

Forstør diagrammet ved at klikke på det.

Procesbeskrivelse

  • Kreditnotagrundlag

    • Kreditnotagrundlag

      Alle underbilag mv. samles (og evt. indscannes) af vedkommende, der ønsker at udstede en kreditnota. De fleste oplysninger til kreditnotaen kan med fordel hentes fra den oprindelige salgsfaktura. Der henvises til salgskreditnota i vejledningen ”Oprettelse af fakturaer/kreditnotaer”.

  • Modtager kreditnotagrundlag i Økonomi på fakulteterne

    • Modtager kreditnotagrundlag i Økonomi på fakulteterne

      Hvis grundlaget for kreditering er oprettet på et institut, fremsendes dette til projektøkonom eller forretningscontroller (økonomimedarbejder på fakultetet*). Kreditnotagrundlaget fremsendes via mail til Regnskab - debitorhotline@au.dk.

      *Alternativt kan en anvisningsberettiget på instituttet fremsende kreditnotagrundlaget direkte til Regnskab - debitorhotline@au.dk.

  • Godkende kreditnotagrundlag

    • Godkende kreditnotagrundlag

      Alt skal godkendes af Økonomi på fakulteterne (forretningscontroller, projektøkonom eller anvisningsberettiget medarbejder), inden kreditering kan påbegyndes i Navision. Godkendelsen har til formål at sikre et tilstrækkeligt kreditnotagrundlag - her menes korrekt projekt- og aktivitetsnummer - samt andre relevante oplysninger (eks. kreditnotamodtager, pris, antal m.m.).

      Regnskab må ikke oprette salgsfakturaer eller kreditnotaer, der ikke er godkendt af en projektøkonom/forretningscontroller eller en anvisningsberettiget medarbejder.

      Delregnskab 1-5
      Projektøkonomerne/forretningscontrollerne ønsker selv at indtaste kreditnotalinjer og danne DR1-DR5 kreditnotaer. Der forsættes til "Opretter kreditnota i Navision".

      DR4+DR5 oprettes altid af Økonomi på fakulteterne, da de ligger inde med kontrakterne.

      Delregnskab 1-2
      Det er valgfrit for projektøkonomerne/forretningscontrollerne, om de selv vil danne DR1 og DR2 kreditnotaer. Vælger projektøkonomerne/forretningscontrollerne at Regnskab skal oprette kreditnotaer for DR1 og DR2, sender projektøkonomerne/forretningscontrollerne som hidtil kreditnotagrundlaget i excel-format + evt. bilag til debitorhotline@au.dk

  • Modtager godkendt kreditnotagrundlag fra Økonomi på fakulteterne

    • Modtager godkendt kreditnotagrundlag fra Økonomi på fakulteterne

      Vælger fakulteterne selv at oprette kreditnotaer fortsættes til "Opretter kreditnota i Navision".

      Skal kreditnotaen oprettes i Regnskab, skal der fremsendes godkendt kreditnotagrundlag via debitorhotline@au.dk (DR1+DR2).

  • Opretter kreditnota i Navision

    • Opretter kreditnota i Navision

      I debitormodulet i Navision dannes en kladde (kontrolbilag) til den ønskede kreditnota på baggrund af kontraktlinjen. For yderligere vejledning se vejledningen ”Oprettelse af fakturaer/kreditnotaer”.


      Hvis kreditnotaen ikke skal sendes elektronisk, markeres kreditnotaen i Navision på følgende måde:

    • Er der opgivet et EAN nummer, markeres det at E-bilaget skal suspenderes; dette gøres via fanen "Fakturering" i Navision - se ”Oprettelse af fakturaer/kreditnotaer” side 7 for yderligere oplysninger.

    • Hvis EAN nummeret ikke udfyldes sendes der en papir kreditnota, som kan frasorteres, hvis den ikke skal sendes.

      Med udgangspunkt i kreditnotakladden påføres supplerende oplysninger, således at kreditnotaen bliver fuldstændig og senere kan bogføres. Følgende supplerende oplysninger skal påføres kreditnotaen:

    • Sælgerkode .

    • Momskode .

    • Evt. supplerende beskrivelse/tekst til kreditnotaen, der ikke allerede er født på kreditnotaen fra Sagsmodulet. 

      Sælgerkode skal altid påføres kreditnotaen. Det er sælgerkoden for den pågældende projektøkonom/forretningscontroller, der påføres kreditnotaen. 

  • Udskriver kontrolbilag

    • Udskriver kontrolbilag

      Projektøkonomen/forretningscontrolleren udskriver kontrolbilag til kreditnotaen i Navision, hvorefter denne sendes til kontrol og bogføring i Regnskab.

      Tjek at der er sat hak i Vis dimensioner på fanen indstillinger; ellers kommer dimensionerne ikke med på kontrolbilaget.

  • Kontrol og bogføring af kreditnota

    • Kontrol og bogføring af kreditnota

      Vælger projektøkonomen/forretningscontrolleren selv at oprette kreditnotaer, skal kontrolbilag sammen med kreditnotagrundlaget forsat sendes til debitorhotline@au.dk. Dette er for at sikre en vurdering af momskoden og valg af korrekt artskonto m.m.

      Bogføringen sker altid i Regnskab. Forud for bogføringen kontrolleres de enkelte kreditnotalinjer for fuldstændighed samt korrekt påførsel af momskode og artskonto. På kreditnotaer vedr. DR4+DR5 er medarbejderen i Økonomi på fakulteterne ansvarlig for korrekt påsat momskode jf. sagskortet.

      E-kreditnota (EAN eller e-mail)

      Det afgøres om en kreditnota skal sendes elektronisk eller ej. Der sendes ikke en elektronisk kreditnota, hvis debitorens EAN nummer er opgivet OG der er sat hak i feltet ”Suspender E-bilag” under fanen ”Fakturering” i Navision, eller hvis der ikke er opgivet et EAN nummer.

      Sendes kreditnotaen via EAN eller e-mail afsluttes processen.

      Sendes en parpir kreditnota fortsætttes til "Udskriver og sender kreditnota".

       

  • Udskriver og sender kreditnota

    • Udskriver og sender kreditnota

      Regnskab udsender alle kreditnotaer. Visse kreditnotaer printes og sendes til debitoren manuelt, hvorimod andre sendes elektronisk. Det skal i størst muligt omfang tilstræbes at sende kreditnotaen elektronisk. Det forudsættes, at EAN-nummer eller e-mail er korrekt oplyst af Økonomi på faktultetet.

      Hvis en kreditnota ikke skal udsendes, skal det fremgå af den mail, der bliver fremsendt med kontrolbilaget/kreditnotagrundlaget.

      Hvis Økonomi på fakultetet selv har tastet en EAN-kreditnota, som ikke skal sendes, skal det markeres i Navision, at E-bilag skal suspenderes. Se ”Oprettelse af fakturaer/kreditnotaer” side 7 for yderligere information.

      Efter udsendelsen af kreditnotaen udlignes modsvarende faktura/foretages en udbetaling i Regnskab.

Har du spørgsmål...


....eller vil du gerne vide mere om de enkelte delprocesser kan du henvende dig til:

1442477 / i40