Proces for debitoroprettelse

Debitorer

Formålet med denne beskrivelse, er at vise de aktiviteter der er forbundet med oprettelsen af en debitor. Debitor oprettelsen foregår centralt på Regnskabskontoret. Processen er gældende for alle hovedområder og for alle debitortyper med undtagelse af debitorer i forbindelse med studieadministration (STADS), der beskrives i særskilte processer.

Procesdiagram

Forstør diagrammet ved at klikke på det.

Procesbeskrivelse

  • Indsamling af debitoroplysninger

    • Indsamling af debitoroplysninger

      Der indsamles de for debitoroprettelsen nødvendige oplysninger. Grundlaget for at oprette en debitor opstår lokalt, hvis debitorer ikke eksisterer i NS. Oplysninger omkring debitoren opsamles af den decentrale økonomimedarbejder. Med hensyn til hvilke oplysninger der er relevante i forbindelse med oprettelsen henvises til "Debitoroprettelse skema".

  • Sender oplysninger

    • Sender oplysninger

      Enten udfyldes der et skema til debitoroprettelse, eller der sendes en mail indeholdende de samme informationer. De indsamlede oplysninger fremsendes til Regnskab, Debitorgruppen via e-mail adressen opretdebitor@au.dk.

  • Validering af debitor oprettelsen

    • Validering af debitor oprettelsen

      Regnskabskontoret kontrollerer om debitoren eksisterer i forvejen. Hvis debitoren eksisterer, går der besked tilbage til den, der har fremsendt anmodningen om, at anvende det eksisterende debitornummer. Med udgangspunkt i debitornummeret fortsættes der i "Processen for debitoropkrævning”.

      Eksisterer debitoren ikke, klik på tilbage og fortsæt til kontrol af debitoroprettelsesskema eller mail.

  • Kontrol af debitoroprettelsesskema eller mail

    • Kontrol af debitoroprettelsesskema eller mail

      Hvis debitoren ikke eksisterer, kontrollerer regnskabskontoret, om det fremsendte oprettelsesskema/mail indeholder tilstrækkelige informationer til, at debitoren kan oprettes. Det fremgår af debitoroprettelsesskemaet, hvilke oplysninger der skal være tilstede for at debitoren kan oprettes. Der er tale om en manuel kontrol.

      Indeholder debitorskemaet/mailen tilstrækkelige informationer til, at debitoren kan oprettes, fortsættes til ”Inddatering af oplysninger i NS”.

      Indeholder debitorskemaet/mailen ikke tilstrækkelige debitoroplysninger til, at debitoren kan oprettes, returneres skemaet/mailen til den enhed, der har fremsendt anmodningen, og der forsættes til ”Fejlrettelse”.

  • Inddatering af oplysninger i NS

    • Inddatering af oplysninger i NS

      Debitoren oprettes og inddateres i Navision Stat af en økonomimedarbejder på Regnskab, Debitorgruppen.

  • Fejlrettelse

    • Fejlrettelse

      Debitorgruppen underretter den decentrale enhed omkring de mangelfulde oplysninger.

Har du spørgsmål...


....eller vil du gerne vide mere om de enkelte delprocesser kan du henvende dig til:

1442457 / i40