Proces for registrering af indbetaling

Debitorer

Processen viser de aktiviteter, der er forbundet med registreringen af en indbetaling. Processen gælder for alle fakulteter på AU.

Procesdiagram

Forstør diagrammet ved at klikke på det.

Procesbeskrivelse

  • Træk af elektroniske indbetalinger

    • Træk af elektroniske indbetalinger 

      Via elektroniske filer fra banken indlæses indbetalinger. 

      Der kan ske indbetaling på følgende måder:

    • FIK-kort (udlignes automatisk i åbne poster på debitor)

    • EAN/SWIFT .

    • Bankkonto .

    • Kreditkort .

    • Kontant .

  • Match af manuelle indbetalinger

    • Match af manuelle indbetalinger

      Regnskabsmedarbejderen undersøger, hvorvidt den konstaterede indbetaling kan matches med en åbenstående post på debitoren.

      Det kontrolleres, at debitoren, beløbet, mv. er korrekt. Der accepteres differencer, der ligger under bagatelgrænsen, ml. fakturabeløb og det indbetalte beløb.

    • Findes der en eller flere fakturaer, der tilsammen matcher indbetalingen, fortsættes til "Udlign og bogfør”.

    • Den manglende automatiske udligning kan f.eks. skyldes manglende match af beløb, fakturanummer, allerede udlignede fakturaer, manglende betalingsoplysninger m.m.
      Er indbetalingen uplacerbar, placerer Regnskab indbetalingen midlertidigt på en interimskonto til sagen er opklaret. Der fortsættes til "Kontakt om manglende match".

  • Udlign og bogfør (regnskab)

    • Udlign og bogfør (regnskab)

      Regnskab matcher, udligner og bogfører de manuelt behandlede indbetalinger. Regnskab bogfører eventuelle mindre differencer ml. fakturabeløb og det indbetalte beløb på  differencekonto 5330/8710.

  • Kontakt om manglende match (for bogførte fakturaer)

    • Kontakt om manglende match (for bogførte fakturaer)

      Regnskab informerer økonomimedarbejderen på den decentrale enhed om de ikke matchende indbetalinger med henblik på at konkretisere indbetalingen, dvs. hvilken evt. åbenstående post indbetalingen vedrører. Der kunne foreligge aftaler (f.eks. kreditnota), som der ikke er kendskab til i Regnskab.

  • Er differencen <> bagatelgrænsen?

    • Er differencen <> bagatelgrænsen?

      Ved fakturaer i dansk valuta har AU vedtaget en bagatelgrænse på kr. 50, og ved fakturaer i udenlandsk valuta kr. 200.

    • Er differencen under bagatelgrænsen, bogføres beløbet på differencekonto 5330/8710 med samme projekt- og aktivitetsnummer som fakturaen.

    • Er differencen over bagatelgrænsen fortsættes til "Kontakt debitor for afklaring".

      Kursdifference
      Har debitoren betalt fakturaen i udenlandsk valuta, men der opstår en difference ved omveksling til DKK, bogføres beløbet som en kursdifference med samme projekt- og aktivitetsnummer som fakturaen.

      Hvert kvartal fremsendes opgørelse til regnskabschefen på kursdifference over kr. 5.000. Regnskabschefen kvitterer på opgørelsen, hvorefter den arkiveres hos teamlederen i Debitorgruppen

  • Kontakt til debitor for afklaring

    • Kontakt til debitor for afklaring

      Økonomimedarbejderen på fakultetet eller Regnskab kontakter debitoren med henblik på at afklare, hvad det indbetalte beløb dækker.

    • Har kunden indbetalt mere end det udestående beløb, skal det afgøres, hvordan mer-indbetalingen håndteres. Der forsættes til ”Aftale med debitor”.

    • Har kunden indbetalt mindre end det udestående beløb, skal det afklares, om den manglende indbetaling skyldes en forventet kreditnota, en afdragsordning eller andet. Der fortsættes til ”Afklar årsag med debitor”.

  • Aftale med debitor ift. tilbagebetaling (merindbetaling)

    • Aftale med debitor ift. tilbagebetaling (merindbetaling)

      Instituttet/Økonomi på fakultetet eller Regnskab skal afklare, hvordan debitor ønsker merindbetalingen tilbagebetalt, enten via en udbetaling eller modregning. Hvis der aftales en udbetaling, skal debitoren fremsende bankoplysninger til instituttet eller Regnskab.

  • Regnskab underrettes om aftalen og evt. bankoplysninger

    • Regnskab underrettes om aftalen og evt. bankoplysninger

      Regnskab skal underrettes om aftalen og evt. bankoplysninger, der er indgået med debitoren mht. merindbetalingen, således de kan varetage evt. tilbagebetaling eller modregning.

  • Afklar årsag med debitor ved manglende indbetaling

    • Afklar årsag med debitor ved manglende indbetaling

      Fakultetet eller Regnskab skal afklare årsagen til den manglende indbetaling med debitoren.

      Kreditnota?
      Det skal afgøres, om debitoren har krav på en kreditnota.

    • Har debitoren krav på en kreditnota, henvises der til "Proces for kreditnota”.

    • Har debitoren ikke krav på en kreditnota, foretager debitoren en yderligere indbetaling, fortsæt til ”Afvent indbetaling”.

  • Afvent indbetaling

    • Afvent indbetaling

      Debitoren foretager en yderligere indbetaling på differencen. Indbetalingen vil indgå som et grundbilag i proceduren ”Registrering af indbetaling”.

  • Proces for kreditnota

    • Proces for kreditnota

      Processen viser de aktiviteter, der er forbundet med udstedelsen af en kreditnota. Processen er beskrevet andets steds.

Har du spørgsmål...


....eller vil du gerne vide mere om de enkelte delprocesser kan du henvende dig til:

1442476 / i40