Proces for salgsfakturering

Herunder hjemskrivning af midler

Processen beskriver, hvilke aktiviteter der gennemføres på AU i forbindelse med salgsfakturering, herunder hjemskrivning af midler. Processen indeholder således alle indtægtsformer (delregnskab 1-5), som institutterne og fakulteterne er involveret i. Processen inkluderer ikke indtægter som finanslovstilskud og taxameterindtægter.

Indtægter i forbindelse med intern handel beskrives i en separat proces.

I tilfælde af salgskrediteringer anvendes samme proces som nedenstående.

Processen fokuserer primært på ansvarssplittet mellem Økonomi på fakulteterne samt Debitorgruppen i Regnskab.

Processen er gældende for alle fakulteter.

Procesdiagram

Nedenstående diagram viser de aktiviteter, der er forbundet med salgsfakturering - herunder hjemskrivning af midler.

Forstør diagrammet ved at klikke på det.

Procesbeskrivelse

  • Start

    • Start

      Oprettelse af en faktura kan enten ske på et institut/en afdeling eller hos Økonomi på fakulteterne.

      For oprettelse gælder følgende overordnede retningslinjer:

    • Institutlederen skal sikre, at der foreligger lokale forretningsgange, der sikrer at alle indtægter, som tilfalder instituttet bliver opkrævet.

    • Institutlederen har ansvar for at sikre at de priser, der bliver anvendt ved opkrævningen, er korrekte og i overensstemmelse med gældende prislister eller aftaler med kunder/samarbejdspartnere/studerende etc.

    • Institutlederen skal sikre, at der sker en rettidig opkrævning, således at indtægten bliver periodiseret korrekt, og risikoen for forsinkelser i indbetalingen mindskes.

      Fælles for oprettelsen er, at der skal fremskaffes/udarbejdes et fakturagrundlag, således at dette kan udgøre dokumentation for faktureringen.

  • Modtager fakturagrundlag i Økonomi på fakulteterne

    • Modtager fakturagrundlag i Økonomi på fakulteterne

      Hvis grundlaget for opkrævning er oprettet på et institut, fremsendes dette til projektøkonom eller forretningscontroller (økonomimedarbejder på fakultetet*). Fakturagrundlaget fremsendes via mail til Regnskab - debitorhotline@au.dk.

      *Alternativt kan en anvisningsberettiget på instituttet fremsende fakturagrundlaget direkte til Regnskab - debitorhotline@au.dk.

  • Godkende fakturagrundlag

    • Godkende fakturagrundlag

      Alt skal godkendes af Økonomi på fakulteterne (forretningscontroller, projektøkonom eller anvisningsberettiget medarbejder), inden faktureringen kan påbegyndes i Navision. Godkendelsen har til formål at sikre et tilstrækkeligt fakturagrundlag - her menes korrekt projekt- og aktivitetsnummer - samt andre relevante oplysninger (eks. fakturamodtager, pris, antal m.m.).

      Regnskab må ikke oprette salgsfakturaer eller kreditnotaer, der ikke er godkendt af en projektøkonom/forretningscontroller eller en anvisningsberettiget medarbejder.

      Delregnskab 1-5
      Projektøkonomerne/forretningscontrollerne ønsker selv at indtaste fakturalinjer og danne DR1-DR5 fakturaer. Der forsættes til "Opretter faktura i Navision".

      DR4+DR5 oprettes altid af Økonomi på fakulteterne, da de ligger inde med kontrakterne.

      Delregnskab 1-2
      Det er valgfrit for projektøkonomerne/forretningscontrollerne, om de selv vil danne DR1 og DR2 fakturaer. Vælger projektøkonomerne/forretningscontrollerne at Regnskab skal oprette fakturaer for DR1 og DR2, sender projektøkonomerne/forretningscontrollerne som hidtil fakturagrundlaget i excel-format + evt. bilag til debitorhotline@au.dk

  • Modtager godkendt fakturagrundlag fra Økonomi på fakulteterne

    • Modtager godkendt fakturagrundlag fra Økonomi på fakulteterne

      Vælger fakulteterne selv at oprette fakturaer fortsættes til "Opretter faktura i Navision".

      Skal fakturaen oprettes i Regnskab, skal der fremsendes godkendt fakturagrundlag via debitorhotline@au.dk (DR1+DR2).

  • Opretter faktura i Navision

    • Opretter faktura i Navision

      I debitormodulet i Navision dannes en kladde (kontrolbilag) til den ønskede faktura på baggrund af kontraktlinjen. For yderligere vejledning se vejledningen ”Oprettelse af fakturaer/kreditnotaer”.


      Hvis fakturaen ikke skal sendes elektronisk, markeres fakturaen i Navision på følgende måde:

    • Er der opgivet et EAN nummer, markeres det at E-bilaget skal suspenderes; dette gøres via fanen "Fakturering" i Navision - se ”Oprettelse af fakturaer/kreditnotaer” side 7 for yderligere oplysninger.

    • Hvis EAN nummeret ikke udfyldes sendes der en papir faktura, som kan frasorteres, hvis den ikke skal sendes.

      Med udgangspunkt i fakturakladden påføres supplerende oplysninger, således at fakturaen bliver fuldstændig og senere kan bogføres. Følgende supplerende oplysninger skal påføres fakturaen:

    • Sælgerkode .

    • Momskode .

    • Evt. supplerende beskrivelse/tekst til fakturaen, der ikke allerede er født på fakturaen fra Sagsmodulet. 

      Sælgerkode skal altid påføres fakturaen. Det er sælgerkoden for den pågældende projektøkonom/forretningscontroller, der påføres fakturaen. 

  • Udskriver kontrolbilag

    • Udskriver kontrolbilag

      Projektøkonomen/forretningscontrolleren udskriver kontrolbilag til fakturaen i Navision, hvorefter denne sendes til kontrol og bogføring i Regnskab.

      Tjek at der er sat hak i Vis dimensioner på fanen indstillinger; ellers kommer dimensionerne ikke med på kontrolbilaget.

  • Kontrol og bogføring af salgsfaktura

    • Kontrol og bogføring af salgsfaktura

      Vælger projektøkonomen/forretningscontrolleren selv at oprette fakturaer, skal kontrolbilag sammen med fakturagrundlaget forsat sendes til debitorhotline@au.dk. Dette er for at sikre en vurdering af momskoden og valg af korrekt artskonto m.m.

      Bogføringen sker altid i Regnskab. Forud for bogføringen kontrolleres de enkelte fakturalinjer for fuldstændighed samt korrekt påførsel af momskode og artskonto. På hjemskrivningsfakturaer er medarbejderen i Økonomi på fakulteterne ansvarlig for korrekt påsat momskode jf. sagskortet.

      E-faktura (EAN eller e-mail)

      Det afgøres om en faktura skal sendes elektronisk eller ej. Der sendes ikke en elektronisk faktura, hvis debitorens EAN nummer er opgivet OG der er sat hak i feltet ”Suspender E-bilag” under fanen ”Fakturering” i Navision, eller hvis der ikke er opgivet et EAN nummer.

      Sendes fakturaen via EAN eller e-mail afsluttes processen.

      Sendes en parpirfaktura fortsætttes til "Udskriver og sender faktura".

       

  • Udskriver og sender faktura

    • Udskriver og sender faktura

      Regnskab udsender alle fakturaer. Visse fakturaer printes og sendes til debitoren manuelt, hvorimod andre sendes elektronisk. Det skal i størst muligt omfang tilstræbes at sende fakturaen elektronisk. Det forudsættes, at EAN-nummer eller e-mail er korrekt oplyst af Økonomi på faktultetet.

      Hvis en faktura ikke skal udsendes, skal det fremgå af den mail, der bliver fremsendt med kontrolbilaget/fakturagrundlaget.

      Hvis Økonomi på fakultetet selv har tastet en EAN-faktura, som ikke skal sendes, skal det markeres i Navision, at E-bilag skal suspenderes. Se ”Oprettelse af fakturaer/kreditnotaer” side 7 for yderligere information.

      Efter udsendelsen af fakturaer registreres og bogføres indbetalinger i Regnskab. Regnskab varetager også AU-procedurerne omkring rykkerhåndtering. Rykkerhåndteringen beskrives ikke her.

Vejledninger (2)

Har du spørgsmål...


....eller vil du gerne vide mere om de enkelte delprocesser kan du henvende dig til:

1442462 / i40