Processen beskriver, hvilke aktiviteter relevante hovedområder på AU skal gennemføre, når der skal foretages om- og efterposteringer. Der er tale om omposteringer inden for samme stednummer.

Processen er gældende for alle hovedområder på AU.

1. Identifikation af behov for om-/efterpostering

Det identificeres på decentralt niveau, at der er et behov for om-/efterpostering. Årsagen til kan f.eks. være:

•       Ompostering af fejlplaceret udgift.

•       Ompostering af indtægter, f.eks. indtægter fra ministeriet som modtages via en mellemregningskonto.

•       Fordeling af en omkostning mellem to eller flere steder, bevillinger, projekter eller delprojekter mv. Intern handel (handel mellem steder under AU), hvis ikke man bruger den særlige Interne handelskladde.

•       Fordeling af timeafgiften pr. auditorietimer, dvs. det beløb der skal anvendes til nyanskaffelse og vedligeholdelse af IT udstyr i auditorierne.

•       I forbindelse med salg af tjenesteydelse (betjentovertimer, ekstraordinær rengøringstimer).

2. Udarbejd posteringsbilag

Der skal decentralt oprettes et bilag til en om-/efterpostering, hvorfor dette oprettes og mailes til rette vedkommende. Supplerende dokumentation vedhæftes eventuelt hvis nødvendigt. Skabelonen til om-/efterpostering ligger på Økonomiportalen.

3.Godkend om-/efterposteringer

Den økonomiansvarlige på instituttet godkender den ønskede om-/efterpostering.

4. Indtastning og klarmelding af bogføringsgrundlag

Bogføringsgrundlaget indtastes decentralt i en finanskladde i Navision Stat og er klar til bogføring i NS.

5. Bogfør bilag

Bilaget bogføres af den decentrale økonomimedarbejder i NS.