Oprettelse af projekt - DR 4 & 5

Oprettelse af projekt

Delregnskab 4 og 5

Processen beskriver de aktiviteter, der gennemføres på AU i forbindelse med oprettelsen af et eksternt finansieret projekt i Navision. Alle hovedområder og fællesområdet på AU er omfattet af denne beskrivelse.

Hvor journalsystemet ScanJour Captia endnu ikke er taget i brug, vil såvel udfyldte projektoprettelsesskabeloner (excel-regneark) som økonomisk dokumentationsmateriale i øvrigt indtil da arkiveres og gemmes på P-drevet. Dette foretages af Projektenheden.

Procesbeskrivelsen er relevant for projekter på følgende delregnskaber:

Det skal bemærkes, at der forud for oprettelsen af tilsagn til et tilskudsfinansieret projekt skal foreligge en godkendt bindende juridisk aftale. Såfremt der i henhold til Instruks for eksterne midler er krav om, at AU’s Technology Transfer Office (TTO) skal godkende aftalen, er det den projektansvarlige forsker (projekthaver), som er ansvarlig for at involvere TTO – forud for institutleders og/eller dekans godkendelse. Institutleder/dekan er derved ansvarlig for med sin underskrift at godkende, at TTO har været inddraget i tilfælde af krav herom.

Projektøkonom/forretningscontroller skal således ikke involvere TTO i arbejdet med oprettelse af projektet i Navision, idet institutleders underskrift tjener som dokumentation for TTO’s involvering og godkendelse.

Procesdiagram

Forstør diagrammet ved at klikke på det.

Procesbeskrivelse

Forudgående registrering af ansøgning?

Projektøkonom/forretningscontroller skal tage stilling til, hvorvidt der forud for tilsagn om bevilling er registreret en ansøgning.

  • JA: Der er foretaget registrering af ansøgning i Navision forud for projektoprettelse. I disse tilfælde danner processen ”Registrering af ansøgning i Navision” input til oprettelse af et projekt. Der fortsættes til aktivitet 1: ”Svar fra bevillingsgiver”.
  • NEJ: Projektet har ikke haft en forudgående registrering af ansøgning, hvorfor der fortsættes til aktivitet 4: ”Godkende oprettelse af projekt”.

  • 1. Svar fra bevillingsgiver

    • 1. Svar fra bevillingsgiver

      Bevillingsgiver meddeler skriftligt, hvorvidt denne har accepteret ansøgningen eller dele heraf. Bevillingsgiveren informerer projekthaver, som er ansvarlig for at informere projektøkonomen.

      Opnåelse af tilsagn?
      Betydningen af svaret på ansøgningen fra bevillingsgiveren beskrives ved denne beslutningsboks. Er ansøgningen eller dele heraf accepteret?

    • JA: Bevillingsgiver har accepteret ansøgningen eller dele heraf. Der fortsættes til beslutningen ”Opnåelse af tilsagn vedrører EU-rammeprogram?”.

    • NEJ: Der blev ikke givet nogen midler fra bevillingsgiver, hvorfor projektets status skal ændres til ”Afslået”. Der fortsættes til aktivitet 2: ”Udarbejde grundlag for at ændre status til Afslået”.

  • 2. Udarbejde grundlag for at ændre status til Afslået

    • 2. Udarbejde grundlag for at ændre status til Afslået

      Projektøkonom/forretningscontroller åbner den kvitteringsfil, der er modtaget fra projektopretter i forbindelse med registrering af ansøgningen, og udfylder de påkrævede oplysninger i fanebladet ”Afslag”. Det udfyldte regneark skal gemmes og dernæst sendes til fællespostkassen for projektoprettelse.

  • 3. Ændre status til Afslået

    • 3. Ændre status til Afslået

      En projektopretter fra Projektenheden henter det fremsendte regneark i fællespostkassen og ændrer projektets status til Afslået ved at indtaste en dato i feltet ”Afslået d.” på projektstamkortet i Navision. Dernæst journaliseres regnearket af projektopretter på journalsagen i ScanJour Captia eller gemmes på p-drev.

      Vedrører opnåelse af tilsagn EU-rammeprogram?
      I tilfælde af en accept af hele eller dele af ansøgningen skal der tages stilling til, hvorvidt ansøgningen vedrører et EU-rammeprogramprojekt.

    • JA: Der er tale om en ansøgning til EU’s rammeprogram. Der fortsættes til proces x.x.x.x ”Kontraktforhandlingsfasen – EU’s rammeprogram”.

    • NEJ: Der er ikke tale om en EU-rammeprogramansøgning. Det opnåede tilsagn indebærer, at der kan oprettes et projekt, og der fortsættes til aktivitet 5A: ”Udarbejde grundlag for oprettelse af projekt i Navision”.

      Proces: ”Kontraktforhandlingsfasen – EU’s rammeprogram”
      Denne proces beskriver de aktiviteter, der gennemløbes i forbindelse med kontrakt-forhandlingsfasen for godkendte EU-rammeprogramansøgninger. Denne proces danner input til oprettelse af projekt i de tilfælde, hvor projektansøgningen vedrører et EU-rammeprogram-projekt, som medfører forudgående kontraktforhandling.

  • 4. Godkende oprettelse af projekt

    • 4. Godkende oprettelse af projekt

      Før der kan ske oprettelse af et projekt i Navision, skal projektet være fuldt underskrevet. Det vil sige, at projektet skal godkendes af bevillingshaver og institutleder og/eller dekan – foruden bevillingsgiver. Godkendelse sker ved underskrift af bevillingsbrev/tilsagnsskrivelse/kontrakt eller lignende aftale. Godkendelse kan ligeledes ske via accept i relevant mailsammenhæng. Den underskrevne aftale journaliseres af institutsekretariatsleder i henhold til processen ”Journalisering ved eksterne projekter”.

  • 5A. Udarbejde grundlag for oprettelse af projekt (med ansøgning

    • 5A. Udarbejde grundlag for oprettelse af projekt (med ansøgning)

      Projektøkonomen åbner den kvitteringsfil, der er modtaget fra projektopretter i forbindelse med registrering af ansøgningen, og udfylder på baggrund af en tæt dialog med projekthaveren, samt den gældende bevillingsdokumentation, de for et projekt resterende påkrævede oplysninger i fanebladet ”Tilsagn” og skal kontrollere de oplysninger, der er overført fra ansøgningen. Oprettelse af projekt skal ske i henhold til ”Kvikguide til sagsoprettelse på alle delregnskaber”.

      Projektøkonomen skal gemme det udfyldte regneark og dernæst sende det til fællespostkassen for projektoprettelse: Projektenheden@au.dk.

      Bemærk at der skal angives, hvilket delregnskab projektoprettelsen vedrører samt projektets titel i mailens emnefelt.

  • 5B. Udarbejde grundlag for oprettelse af projekt (uden ansøgning)

    • 5B. Udarbejde grundlag for oprettelse af projekt (uden ansøgning)

      Projektøkonomen udfylder på baggrund af en tæt dialog med projekthaveren, samt den tilstedeværende bevillingsdokumentation (fx bevillingsbrev), de for et projekt påkrævede oplysninger i regnearket ”Sagsoprettelse delregnskab 4 og 5 uden ansøgning”, fanebladet ”Tilsagn”. Oprettelse af projekt skal ske i henhold til ”Kvikguide til oprettelse af sager på delregnskab 4 og 5 uden ansøgning”.

      Projektøkonomen skal gemme det udfyldte regneark og dernæst sende det til fællespostkassen for projektoprettelse: Projektenheden@au.dk.  

      Bemærk at der skal angives, hvilket delregnskab projektoprettelsen vedrører samt projektets titel i mailens emnefelt.

  • 6. Kvalitetssikre oprettelsesgrundlag

    • 6. Kvalitetssikre oprettelsesgrundlag

      En projektopretter fra Projektenheden henter det fremsendte regneark i fællespostkassen, og verificerer de indtastede oplysninger samt holder dem op imod bevillingsdokumentationen (evt. via journalsag), herunder kontrollerer at den valgte projektskabelon imødekommer de eksterne og/eller interne afrapporteringskrav.

      Kan projektet verificeres?

    • JA: Projektopretter kan verificere, at de indtastede oplysninger i regnearket er korrekte, og der kan foretages indlæsning i Navision. Der fortsættes til aktivitet 8: ”Klargøre projektoprettelsesgrundlag”.

    • NEJ: Projektopretter finder forkert eller manglende indtastning af oplysninger – på baggrund af den bagvedliggende dokumentation – hvorfor vedkommende skal tage kontakt til projektøkonom/forretningscontroller. Der fortsættes til aktivitet 7: ”Tilbageløb til projektøkonom/forretningscontroller”.

  • 7. Tilbageløb til projektøkonom/forretningscontroller

    • 7. Tilbageløb til projektøkonom/forretningscontroller

      Projektopretter retter henvendelse til projektøkonom/forretningscontroller med henblik på at få korrigeret oplysningerne i regnearket.

      NB! Såfremt der er valgt et forkert delregnskab – og dermed et forkert regneark – skal projektøkonom/forretningscontroller udfylde nyt projektoprettelsesgrundlag i form af regneark for et andet delregnskab. Herefter følges den relevante proces for projektoprettelse for det konkrete delregnskab.

  • 8. Klargøre projektoprettelsesgrundlag

    • 8. Klargøre projektoprettelsesgrundlag

      Projektopretter klikker på knappen ”Klargør til indlæsning”, hvorved der dannes:

    • Fil til indlæsning i Navision (tidsstemples ved indlæsning)

    • Kvitteringsfil .

  • 9. Oprette projekt i Navision

    • 9. Oprette projekt i Navision

      Projektopretter indlæser den dannede fil i Navision, hvorved der sker opdatering/oprettelse af projektet, som får status ”Ordre”.

  • 10. Indlæse projektskabelon med aktiviteter

    • 10. Indlæse projektskabelon med aktiviteter

      Projektopretter kopierer den i regnearket angivne projektskabelon (med aktiviteter) ind på sagen.

  • 11. Færdiggøre projektoprettelse

    • 11. Færdiggøre projektoprettelse

      Projektopretter færdiggør oprettelse af projektet ved at taste dato for frigivelse. Desuden påføres afsender-ID og tidsstempel – samt projektnummer (ikke relevant i de tilfælde hvor der er sket forudgående registrering af ansøgning) i kvitteringsfilen under fanebladet ”Tilsagn”.
      Herefter returnerer projektopretter kvitteringsfilen til projektøkonomen og journaliserer regnearket.

  • 12. Ændring bevillingsbeløb

    • 12. Ændring bevillingsbeløb

      Ændring af bevillingsbeløb skal godkendes af Institutleder og dokumentation herfor skal indsendes til Projektenheden sammen med godkendelsen.

      Proces Påsætning af sagsmærker
      Denne proces beskriver, hvordan der umiddelbart efter projektoprettelse skal ske påføring af sagsmærker på projektstamkortet.

      Skal der sagsmærker på et projekt skal disse meddeles til Projektenheden pr. mail.

Har du spørgsmål...

....eller vil du gerne vide mere om de enkelte delprocesser kan du henvende dig til:

376925 / i40