Du er her: AU  Medarbejdere  Organisation og ledelse Direktørens blog Indlæg

God sommerferie!

Sommerferien banker på, kufferter pakkes, og rejseplaner er lagt frem. Selv har jeg endnu ikke besluttet mig for, hvor turen går hen. Til gengæld er jeg bedre forberedt, når det gælder administrationens rejseplaner. Jeg vil derfor - i denne sidste blog inden sommerferien - bruge lidt tid på at se på den rejse, vi sammen har tilbagelagt siden årsskiftet, og hvor rejsen går hen i de kommende år.

28.06.2017 | Arnold Boon

Lad mig starte med at sige tusind tak til alle administrative medarbejdere i fællesadministrationen, administrationscentrene og på institutterne. Jeg ved, at I har arbejdet hårdt for at skabe gode vilkår i hverdagen for vores studerende, forskere og undervisere.

Når jeg kigger tilbage på det sidste halvår, så er jeg glad, ja sågar stolt over, hvad vi har nået. Vi er eksempelvis kommet godt i mål med det nye medarbejderstamkort – et nyt værktøj - der skal hjælpe med at optimere det administrative arbejde i forbindelse med ansættelser og fratrædelser.

Derudover har vi gangsat en grundig forårsrengøring i vores IT-systemer og IT-infrastruktur, så når året er omme, skal alle PC’ere være opgraderet og være en del af vores fælles infrastruktur. Endvidere er vi også godt i gang med at rydde op i gamle IT-systemer. Alt dette arbejde er en forudsætning for at kunne opbygge solide fælles løsninger i fremtiden.

Arbejdet med procesoptimering er vi også nået langt med i foråret. Vi startede lidt forsigtigt sidste år, men efterhånden har mange af jer været på efteruddannelse inden for området. Jeg er glad for, at så mange har taget de nye værktøjer og metoder til sig. Og jeg er især glad for de mange positive tilbagemeldinger, jeg får fra både medarbejdere og ledere. Det er med til at skabe en ny kultur, hvor vi hele tiden arbejder med at forbedre vore arbejdsprocesser.  

Endelig har vi set en række landvindinger og spændende projekter i arbejdet med at digitalisere studieadministrationen. Det skrev jeg om i sidste måned.

Udover de mange udviklingsprojekter skal vi huske, at mange administrative medarbejdere sørger for sikker drift i hverdagen. Det arbejde vil - sammen med de løbende udviklingsprojekter – sikre, at vi leverer en god og professionel service til fagmiljøerne.

Man kan lidt forsimplet sige, at et succeskriterie for administrationen er, at ingen bemærker den. For så ved vi, at de services, vi leverer, fungerer gnidningsfrit. Det er jeg som sådan enig i, men det fordrer til gengæld, at vi selv husker at fejre vores små og store succeser. Jeg vil derfor meget gerne opfordre til, at I husker at markere succeserne i jeres enhed, inden I går på sommerferie.

Hvor er enhedsadministrationen om fem år?

I forbindelse med mine besøgsrunder her i foråret er jeg begyndt at stille spørgsmålet: Hvordan ser administrationen ud om fem år? Det er en vigtig øvelse, fordi vi er nødt til forstå, hvor vi er på vej hen for at kunne sætte kursen og planlægge rejsen derhen.

En af mine personlige kæpheste er, at alle arbejdsprocesser, der kan digitaliseres, skal digitaliseres inden for de næste fem år. Samtidig skal vi huske, at der er dele af administrationen, som ikke kræver digitale løsning, men fx face-to-face kommunikation. På et smartere og mere digitalt AU kan vi levere bedre og mere effektive services til fagmiljøerne, og samtidig vil vi kunne frigøre mere tid til de opgaver, som kræver direkte dialog med de studerende og forskerne. Den udvikling kræver ligeledes, at vi bliver ved med at afstemme forventninger og modtage feedback fra fagmiljøerne.

I de kommende fem år bliver kompetenceudvikling derfor et kerneelement. Vi skal sikre os, at alle medarbejdere besidder de rette kompetencer – digitale og ikke-digitale – som de har brug for til at varetage deres funktion. Denne rejse kan medføre, at vi bliver nødt til at oprette nye typer af stillinger i takt med at digitaliseringen giver os nye opgaver.

Et andet vigtigt område vi sandsynligvis skal fokusere mere på de næste fem år er parallel-sproglighed. Aarhus Universitet skal tiltrække de bedste internationale forskere og studerende. Det er en central del af vores overordnede strategi. Derfor skal vi skal fremadrettet kunne servicere en forsker eller studerende på samme niveau, hvad enten det er på dansk eller engelsk.

Med andre ord, så skal vi fortsætte vores fælles rejse i administrationen efter sommerferien. I mellemtiden håber jeg, I nyder en lang og velfortjent sommerferie – hvad enten I rejser ud i verden eller slapper af i baghaven. Selv skal jeg ud på en aktiv ferie med vandring og cykling – hvor turen går hen har jeg ikke taget stilling til, bare solen skinner!

Rigtig god sommer og tak for indsatsen i det første halvår. Jeg ser frem til at fortsætte samarbejdet med jer alle, når vi er tilbage igen.

Fællesadministration
comments powered by Disqus

Skriv en kommentar

Deltag med dine synspunkter og erfaringer. Spillereglerne på bloggen er enkle:

  • Kommentarer må ikke være anonyme
  • Indholdet skal være i overensstemmelse med lovgivningen
  • Reklame og spam vil blive fjernet
1429077 / i40