Internt og ekstern har der været interesse for Aarhus Universitets brug af eksterne konsulenter siden fusionerne 2007. Universitetet har nu gennemført en større udredning af samtlige udgiftsposter til eksterne tjenesteydelser i perioden 2007-2011, hvilket omfatter ca. 10.000 kreditorer. De samlede udgifter til eksterne konsulenter for perioden er fordelt på tre formål:

1. Konsulentudgifter til Den Faglige Udviklingsproces til forberedelse, implementering, rekruttering af ledere, outplacement, lederudvikling, teambuilding mv. Disse udgifter udgør i alt 13,8 mio. kr. i perioden 2007-2011.

2. Konsulentudgifter til fusionsprocessen inkl. Den Administrative Forandringsproces til rådgivning, systemudvikling m.v. primært i forbindelse med systemomlægninger og systemanskaffelser på baggrund af fusionerne. Disse udgifter udgør i alt 93,2 mio. kr. i perioden 2007-2011.

3. Konsulentudgifter til andre drift- og udviklingsopgaver, i alt 90,5 mio. kr. i perioden 2007-2011.

Aarhus Universitet har i samme periode haft en samlet omsætning på ca. 26 mia. kr. Oplysningerne om konsulentudgifter stammer fra universitetets nuværende og de forrige regnskabssystemer i de tidligere selvstændige institutioner. De benyttede konsulentfirmaer har ikke primært haft til opgave at skrive rapporter, men er benyttet til processer og forberedelse af implementering af disse. Alle oplysningerne ligger nu tilgængelige på AU’s hjemmeside, hvor alle bilag, rapporter og debatindlæg i forbindelse med fusionerne og Den Faglige Udviklingsproces ligger tilgængelige.

Konsulentrapporter

Der er beregnet totaltal for hvert firma, hvert hovedformål og hvert år. De benyttede konsulentfirmaer har ikke primært haft til opgave at skrive rapporter, men er benyttet til processer og forberedelse af implementering, og der er ikke nogen én-til-én sammenhæng mellem konsulentfirmaer og rapporterne fra den administrative forandringsproces og den faglige udviklingsproces. Rapporterne fra den administrative forandringsproces kan ses her, herunder i arkivet med referater fra styregruppemøder og de enkelte spor.

Rapporter fra den faglige udviklingsproces kan ses her og på de relevante vicedirektørområders hjemmesider, f. eks. http://medarbejdere.au.dk/administration/oekonomi/om-au-oekonomi-og-planlaegning/, hvor bl. a. Rammer og principper for økonomistyringsmodellen kan tilgås, og på http://medarbejdere.au.dk/administration/studieadministration/om-au-studieadministration/ hvor procesinitieringsdokument (PID) for Studieadministrationen kan ses.

Hvad er ikke omfattet

Ekstern konsulentbistand omfatter ikke sagkyndig bistand i forbindelse med rådgivende ingeniørvirksomhed, advokatbistand, kursusvirksomhed, patentrådgivning, revision, softwarelicenser, hardwarekøb og trykkeudgifter.

Forbehold

Oversigten er udarbejdet så præcist som muligt ud fra søgninger i universitetets regnskabssystem på relevante centrale konti og inden for universitetets ordinære virksomhed.  Der tages forbehold for mindre fejlkilder på grund af forskellige kontoplaner og konteringspraksis. Der er ikke taget højde for eventuelle mindre konsulentopgaver, der kan være løst for hovedområder og institutter.

En kort beskrivelse af processerne

I 2007 fusionerede Aarhus Universitet med Handelshøjskolen i Aarhus, Danmarks JordbrugsForskning, Danmarks Miljøundersøgelser og Danmarks Pædagogiske Universitet. De fusionerede institutioner havde en lang række forskellige systemer til økonomistyring, personaleadministration, studieadministration mv. Arbejdet med at indføre fælles systemer og modernisere var og er stadig en omfattende proces, der blev iværksat i 2007 under betegnelsen den administrative forandringsproces. Denne blev i 2010 integreret i og afløst af den faglige udviklingsproces. Desuden havde Aarhus Universitet på fusionstidspunktet selv et behov for modernisering af sine administrative systemer. En væsentlig del af omkostningerne til konsulentbistand i perioden vedrører således aktiviteter, der under alle omstændigheder har skullet laves, f. eks. opgradering af regnskabssystemet til en ny version af Navision Stat, ibrugtagning af faktura workflow system og indførelse af STADS som studieadministrativt system, men de er indgået som en integreret del af den administrative forandringsproces. Universitetet har i det fremsendte materiale foretaget den bedst mulige opdeling af konsulentydelserne i perioden på de 3 formål: (1) Den faglige udviklingsproces, (2) fusionsprocessen inkl. den administrative forandringsproces og (3) andre drifts- og udviklingsopgaver, men som beskrevet er der ikke på forhånd nogen klar opdeling mellem disse formål.

Oversigt over Aarhus Universitets brug af eksterne konsulentydelser 2007–2011