Der gælder særlige procedurer for FÅF og RKS. I tvivlstilfælde kan relevante teamledere på FÅF/RKS kontaktes.
EU-Grant Agreements administrative anneks foreskriver at aflønnede under EU-projekter månedsvis skal registrere sit effektive timeforbrug, samt at aflønnede og bevillingshaver skal underskrive månedsopgørelsen. Forskningsstøtteenheden har ved EU-revisioner erfaret, at EU-kommissionen (også i forbindelse med budgetlægning i ansøgnings- og kontraktforhandlingsfaserne) er interesseret i det effektive timeforbrug , som skifter fra år til år og for 2000 og frem beregnes således for en fuldtidsansættelse på AU:
Bruttoarbejdstid pr. år ved fuldtidsansættelse: max. 1924 timer (7,4 timer pr. dag)
Fradrag:
5 ugers ferie: 185,0 timer
8 helligdage på hverdage (gennemsnit): 59,2 timer
2 feriefridage: 14,8 timer
I alt 35 dage: 259,0 timer
Effektiv arbejdstid i 2000 ved fuldtidsansættelse: max. 1665 timer
I forhold til 2000 fratrækkes endnu en feriefridag (7,4 timer):
Effektiv arbejdstid pr. år ved fuldtidsansættelse: max. 1658 timer
Effektiv arbejdstid pr. år ved fuldtidsansættelse: max. 1658 timer
Har man allerede aflagt budget og regnskab for 2002 med angivelse af max. 1650 effektive timer er det OK, idet dette regnestykke i forvejen er usikkert, jf. nedenfor.
I forhold til 2000 fratrækkes 2 feriefridage (2 x 7,4 timer):
Effektiv arbejdstid pr. år ved fuldtidsansættelse: max. 1650 timer
I 2004 er der mulighed for at afholde 5 feriefridage, men det anbefales at regne med max. 1650 timer årligt ved en fuldtidsansættelse, idet det er svært at forudsige, om den enkelte medarbejder afholder sine feriefridage eller vælger at få 1-5 dage udbetalt.
Der regnes med max. 1580 timer årligt ved en fuldtidsansættelse.
På FP7 projekter regnes der med max. 1580 timer årligt ved en fuldtidsansættelse.
På H2020 projekter regnes der med max. 1485 timer årligt ved en fuldtidsansættelse.
Kan findes på Forskningsstøtteenhedens hjemmeside. Man er naturligvis velkommen til selv at udarbejde et skema til timeregistrering, som evt. kan opfylde andre styringsbehov på instituttet, men skemaet skal som minimum indeholde de elementer, som ovenstående timeregistreringsskema.
Man tager ved udfyldning af skemaet udgangspunkt i den effektive arbejdstid og påfører således kun det faktiske antal effektive arbejdstimer pr. dag. Ovennævnte effektive timer pr. år er maksimumtal, men flex tillades naturligvis i overensstemmelse med instituttets aftaler herom. Er man ikke på arbejde p.g.a. feriedage (med og uden løn), særlige feriedage, sygdom, omsorgsdag, orlov eller andet kan fraværsgrunden i ord skrives på skemaet, men disse dage (timer) regnes ikke med i det månedlige tidsforbrug, som derfor kan adskille sig fra de budgetterede timetal (i ansøgnings- og kontraktforhandlingsfaserne).