Du er her: AU  Medarbejdere  Institutter m.v. AU Økonomi og Bygninger - Medarbejderportal Økonomiportalen Løn og ressourcer Opfølgning på og bogføring af lønomkostninger

Opfølgning på og bogføring af lønomkostninger

Processen beskriver, hvilke aktiviteter der gennemføres på AU i forbindelse med bogføring af lønomkostninger på projekter i Navisions sagsmodul, i form af henholdsvis den budgetterede tidsallokering, tidsregistrering samt timeløn og engangsydelser til månedslønnede, herunder også kontrol af at grundlaget for bogføring er korrekt.

Processen er gældende for alle hovedområder og for projekter på alle delregnskaber.

Printvenlig version

Type lønomkostning til bogføring?
Hvordan bogføring konkret sker på projekter afhænger af, hvilken type lønomkostning der er tale om.

  • LØNOMKOSTNING VIA OPRETTET RESSOURCE MED TIDSTYPE ALLOKERING: Vedrører de lønomkostninger, der er indeholdt i kostprisen for oprettede ressourcer og som skal bogføres ved hjælp af tidsallokering. Der fortsættes i aktivitet 1: ”Gennemgå kontrolrapport”.
  • LØNOMKOSTNING VIA OPRETTET RESSOURCE MED TIDSTYPE FAKTISK: Vedrører de lønomkostninger, der er indeholdt i kostprisen for oprettede ressourcer og som skal bogføres ved hjælp af tidsregistrering. Der fortsættes i aktivitet 4: ”Indlæse og bogføre tidsregistrering i Navision”.
  • LØNOMKOSTNING DIREKTE FRA SLS: Vedrører de lønomkostninger, der skal bogføres på projekter direkte fra SLS:
    • Timeløn
    • Udbetaling af engangsydelser til månedslønnede (oprettede ressourcer) - fx over-/ merarbejde, vagttillæg, resultatløn og engangstillæg.

Der fortsættes i aktivitet 5: ”Indlæse og bogføre lønkørsel fra SLS i Navision”.

1. Gennemgå kontrolrapport
Projektøkonom/forretningscontroller har ansvar for at foretage opfølgning på de dannede planlægningslinjer for det respektive sted forud for bogføring. Projektøkonom/ forretningscontroller udskriver og gennemgår følgende kontrolrapporter:

  • Sagsplanlægningslinjer med afvigende stedkode
  • Allokerede ressourcer pr. sagskode (mulighed for at filtrere på sted)

Førstnævnte giver et overblik over, hvor stedkode er forskellig for ressource og projekt. Sted skal ­ være ens for ressource og projekt, og afvigelser løses ved intern afregning (der henvises til processen ”Intern handel på tværs af stednumre”).

Sidstnævnte giver et overblik over antal allokerede timer pr. aktivitet pr. medarbejder pr. valgt periode samt medarbejderens ansættelsesgrad. Kontrolrapporten bruges dermed også som grundlag for at fjerne fratrådte medarbejdere fra projektplanlægningslinjer.

Gennemgangen sker med fokus på:

  • nye ressourcer (nyansatte medarbejdere)
  • ændret ansættelsesgrad
  • spærrede ressourcer
  • ændret sted
  • alle ressourcer skal være allokeret 100 %.

Bemærk i øvrigt kontrolrapporten ”Ressourcer allokeret til projekter med tidsregistrering” som giver mulighed for at identificere ressourcer, hvis løn skal bogføres gennem tidsregistrering (der henvises til processen ”Budgetopfølgning og løbende controlling”).

Foruden kontrolrapport er grundlaget for opfølgning den løbende dialog med projektleder.

Formålet med opfølgningen er at få korrekte planlægningslinjer, som benyttes i bogføring.

Opfølgningen skal foretages månedligt i løbet af de ti dage, der går fra lønkørslen for månedsløn og til den efterfølgende lukning af Navision.

Behov for ændringer?
Såfremt der ved opfølgningen konstateres et behov for ændringer i planlægningslinjerne for ressourcer, eksempelvis hvis nogle medarbejdere ikke er allokeret 100 %, skal dette korrigeres.

  • JA: Ved opfølgningen konstateres der et behov for ændringer i de budgetterede allokeringer. Projektøkonom/forretningscontroller skal i den forbindelse være særligt opmærksom på manuelt oprettede ressourcer, idet der ikke kan bogføres på disse. Manuelt oprettede ressourcer spærres, så snart den ”rigtige” ressource er oprettet automatisk. Der fortsættes i aktivitet 2: ”Korrigere tidsallokering”.

  • NEJ: Ved opfølgningen konstateres der ikke et behov for ændringer i de budgetterede allokeringer. Der fortsættes i aktivitet 3: ”Bogføre tidsallokering”.


2. Korrigere budgetteret tidsallokering

På baggrund af opfølgningen foretager projektøkonom/forretningscontroller de nødvendige korrektioner i sagsmodulet. Korrektion af tidsallokeringen sker på de respektive projekter, hvor tidsallokeringen korrigeres for de enkelte ressourcer i den respektive måned.

Proces Rebudgettering af tidsallokering
Såfremt opfølgningen giver anledning til fremadrettet rebudgettering af tidsallokeringen ud over den pågældende måned, henvises til processen ”Rebudgettering af tidsallokering”.

3. Bogføre tidsallokering
En medarbejder i Økonomistyring, AU Økonomi foretager bogføring af de planlægningslinjer, der hører til den pågældende måned, ved hjælp af en samlet kørsel, hvorved ressourceomkostningerne fordeles på projekter.

4. Indlæse og bogføre tidsregistrering i Navision
En medarbejder i Økonomistyring, AU Økonomi foretager indlæsning af ARS-data til bogføring i Navision én gang om måneden.

5. Indlæse og bogføre lønkørsel fra SLS i Navision
En medarbejder på Lønkontoret, AU HR foretager indlæsning af lønkørsel fra SLS to gange månedligt. I forbindelse hermed sker der bogføring i Navision af timeløn samt engangsydelser til månedslønnede

376536 / i40