Arrangementer i Aula og Vandrehallen

Retningslinjer for brugen og booking af Aula og Vandrehallen

Aulaen og Vandrehallen kan bookes til faglige formål, der kan relateres til Aarhus Universitet. Aulaen er et højtideligt lokale og bruges kun undtagelsesvist til undervisning og lignende.

Bemærk venligst, at Aulaen er placeret i et område, hvor både studerende og medarbejdere færdes og har deres daglige gang. De skal således kunne færdes i området under eventuelle arrangementer i Aulaen/Vandrehallen uden at være generet af larm eller påbud omkring total stilhed.

Procedure for booking

Alle forespørgsler vedrørende booking af Aulaen og Vandrehallen sendes til studieplan.bss@au.dk.

Ved booking oplyses:

  • Navn på den enhed, der ønsker at afholde arrangementet
  • Navn og kontaktoplysninger på den arrangementsansvarlige
  • En beskrivelse af arrangementet, herunder det forventede antal gæster
  • Navn på den finansierende enhed (hvis denne er forskellig fra den arrangerende)

Bemærk venligst, at bookingens længde skal omfatte tid til eventuel opstilling af inventar, forberedelse og lignende.

Praktiske informationer

  • Indretning
    • Al opstilling af inventar foretagges af et eksternt flyttefirma. Eventuelle opstillinger skal altid bestilles af den lokale Bygningsdrift, mens udgiften (ca. 20.000-30.000 kr.) afholdes af  den arrangerende enhed. For samtlige opstillinger gælder det, at alle brandmyndighedens regler samt flugtvejsplaner for lokalet skal overholdes. Se eventuelt flugtvejsplanen for Aulaen og Vandrehallen
       

  • Driftssupport

    • Den normale åbningstid for driftssupporten er mandag til fredag kl. 07.00-15.30 på tlf. 2899 2222. Ved arrangementer uden for driftspersonalets normale åbningstid eller ved arrangementer, der kræver specialsupport, skal der laves en aftale med den lokale Bygningsdrift. Det samme gælder for rengøring ud over normalrengøring. Ovenstående skal planlægges i samråd med Bygningsdrift. Timeprisen for henholdsvis driftssupport og rengøring er 400 kr. og 350 kr.

  • Flygel

    • Ønsker man at benytte flygelet, skal man påregne udgifter på omkring 700 kr. til at få det stemt. Dette skal aftales med Bygningsdrift.
       

  • Banner

    • Der kan efter forudgående aftale med AU Event og Kommunikationsstøtte aftales ophængning af udendørsbanner på bygningsfacaden mod Ringgaden. Ophængning og nedtagning varetages af et eksternt liftfirma for arrangørens regning. 
       

  • Receptioner

    • Ønsker man at benytte Vandrehallen til en efterfølgende reception, skal denne bookes særskilt til formålet. Vandrehallen fungerer i dagligdagen som et gennemgangslokale og som læsepladser for studerende. I Vandrehallen findes der borde og stole til cirka 95 personer, som kan opstilles efter konkret behov. Husk at indberegne opstillingstid i lokalereservationen samt bestille eksternt flyttefirma til opstillingen via Bygningsdrift. Vandrehallen kan maksimalt rumme 250 personer. Såfremt man har behov for at afholde receptioner for mere end 250 personer, kan man søge om tilladelse til at benytte Antikmuseets lokaler eller kontakte Konferencecenteret.

  • Udenomsarealer

    • Brugen af udenomsarealerne aftales med den lokale Bygningsdrift. I hovedbygningens kælderniveau findes der bl.a. garderobe- og toiletfaciliteter. Der er desuden passage via Ringgadetunnellen til diverse ekstra møde- og kantinefaciliteter i Konferencecentret. For at booke disse, se Konferencecenterets side.

  • IT-support

    • Forespørgsler vedrørende brugen af AV- og IT-udstyr i Aulaen kan sendes til Aarhus BSS IT.
       

Adresse

Aulaen ligger i bygning 1412 og Vandrehallen i bygning 1410.

Adressen er:

  • Nordre Ringgade 4
    8000 Aarhus C

Kontakt

Du kan finde kontaktoplysninger til den relevante Bygningsdrift her.