Fredagsbarer og udlån af lokaler

Studenterdrevne arrangementer på Arts under Covid-19 i E20

Fra d. 7. september 2020 åbnes der op for afholdelse af studenterdrevne arrangementer i studieområderne på Arts (dog fortsat ikke fester). 

Overvejer du at afholde et arrangement eller en aktivitet på Arts, er det vigtigt, at du orienterer dig i AU's retningslinjer og følger dem alle. Derudover bedes du udfylde og sikre godkendelse af nedenstående lokalelåneaftale, der er gældende specifikt på Arts for E20. 

Lokalelåneaftale til studenterdrevne arrangementer på Arts under Covid-19 E20

Den udfyldte lokalelåneaftale sendes til godkendelse hos Arts Bygningsservice på artsbyg@au.dk 

Møder i foreningens virke, eksempelvis bestyrelsesmøder, planlægningsmøder o.lign., kan afholdes uden særskilt aftale, såfremt universitetets gældende retningslinjer for afstand, afspritning og antal i lokalet overholdes. For at være sikker på reservation af det ønskede lokale opfordrer vi dog til, at lokalet reserveres hos Arts Bygningsservice på artsbyg@au.dk

Kontaktinfo vedr. hånd- og aftørringssprit: 

Genopfyldning af håndspritstationer vil ske dagligt. Ved behov for genopfyldning kan følgende kontaktes: 

Fredagsbarer og foreninger

Fredagsbarer spiller en vigtig rolle for et godt studiemiljø, og Aarhus Universitet støtter disse arrangementer ved bl.a. at stille lokaler til rådighed. På nærværende side finder du relevante blanketter samt information om afholdelse af fredagsbarer samt generelle retningslinjer vedrørende brug af Arts' lokaler.

Lokalelåneaftale

Ved opstart af forening/fredagsbar udfyldes og underskrives følgende blanket:

Lokalelåneaftale til afholdelse af Fredagsbar

Lokalelåneaftalen underskrives af dekan eller institutleder, hvorefter den afleveres til signatur på driftskontoret.

Skifte af forperson og forpersonens rolle

Ved opstart af fredagsbar eller ved tilfælde af ny forperson i fredagsbaren udfyldes nedenstående blanket:

Registrering af forperson / skifte af forperson

Blanketten underskrives af husrepræsentanten og afleveres derefter til signatur hos driftskontoret. Det er vigtigt, at den afgående forperson informerer den nytiltrådte forperson om de ansvarsområder og forpligtelser man har. 

Fredagsbarforpersonens ansvarsområder

Registrering af fredagsbar/forening

Ved opstart af en ny Fredagsbar/forening udfyldes og underskrives følgende blanket:

Registrering af forening

Blanketten afleveres til signatur hos Universitetsledelsens Stab. 

Semestermøder

I midten af hvert semester afholdes et semestermøde mellem Bygningsservice og fredagsbarernes forpersoner. 

Dato for kommende møde

Referater

Semestermøde E19

Semestermøde F19

Semestermøde E18

Semestermøde F18

Øvrige arrangementer på Arts

Medarbejdere og studerende ved Aarhus Universitet kan låne Arts' lokaler til afholdelse af arrangementer, såfremt disse arrangementer er medarbejder/studierelevante. For yderligere information vedrørende lokalelån se notatet "Brug af Arts' lokaler" nederst på siden.

Lokalelåneaftale

Ved afholdelse af arrangementer på Arts og i Arts' lokaler udfyldes og underskrives denne lokalelåneaftale senest 14 dage før arrangementstart:

Lokalelåneaftale til arrangementer på Arts

Rækkefølgen i håndteringen af lokalelåneaftalen

1. Ønsker den arrangementsansvarlige at låne et studieområde, kantine eller andet fællesareal kontaktes Arts Bygningsservice og udfyldelse af lokalelåneaftale igangsættes.

2. Husrepræsentant godkender arrangementet og underskriver lokalelåneaftalen.

3. Den arrangementsansvarlige afleverer lokalelåneaftalen til signatur hos Arts Bygningsdrift. I Aarhus: Nobelparken, bygning 1467, lok. 123, i Emdrup: Tuborgvej 164, lokale A001. Her gennemgås praktiske foranstaltninger, herunder rengøring, alarmering, brand- og flugtvejsforhold, lys, håndtering af affald mv. Der forudsættes personlig fremmøde for at sikre et vellykket arrangement.

4. Hvis der er tale om lån af auditorium/undervisningslokale til et fagligt arrangement eller et arrangement, der rummer elementer af både faglig og social karakter, forhåndsreserveres lokalet hos dit faglige team i Arts Studier. Herefter igangsættes udfyldelse af lokalelåneaftalen. Arrangementsansvarlig sender den udfyldte lokalelåneaftale i en mail til det faglige team i Arts Studier, hvorefter endelig reservation af lokalet foretages. 

Særligt for udlån af lokaler på Katrinebjerg:

Ønsker arrangementsansvarlige at låne et lokale på Katrinebjerg, afleveres lokalelåneaftalen til signatur hos ST Bygningsdrift (punkt 3) hvorefter en kopi sendes/afleveres til Arts Bygningsservice.

Særligt for udlån af lokaler på Moesgård:

Ønsker arrangementsansvarlige at låne et lokale på Moesgård, afleveres lokalelåneaftalen til signatur hos Bygningsforvaltningen på Moesgård (Punkt 3) hvorefter en kopi sendes/afleveres til Arts Bygningsservice.

Forespørgsler om lokalelån

Er du studerende og har behov for hjælp til reservation af et undervisningslokale, kontakter du din lokale institutsekretær.

Husrepræsentanter

Husrepræsentanterne godkender arrangementer samt fredagsbarernes semesterplaner forud for arrangementsafholdelse. Sker der ændringer forud for et planlagt arrangement, skal den pågældende husrepræsentant informeres herom og godkende ændringen, inden Bygningsservice orienteres. I det nedenstående findes information om husrepræsentanterne samt deres rolle på Arts.

Husrepræsentanter på Arts

Kontaktoplysninger

Bygningsnr.Navn på husrepræsentant
EmdrupLouise Weinreich Jakobsen
Nobel: 1451-1453

Rikke Bjørn Jensen

Lotte Varnich

Nobel: 1461-1463Hanne Ahlers
Nobel: 1465-1467Tina Elgaard
Nobel: 1481-1482Jane Lücke Didriksen
Nobel: 1483Bolette Hansen
Nobel: 1484-1485Nelly Dupont
Katrinebjerg Camilla Greve Rosenbøg Fogsgaard
KasernenMorten Brockhoff
MoesgårdAnne-Mette Brink Christensen

Husrepræsentantens rolle

På nedenstående link findes information om husrepræsentantens ansvarsområder og samarbejdet mellem husrepræsentant, Bygningsservice og arrangementsarrangør.

Husrepræsentantens rolle

Årligt statusmøde
En gang om året afholdes et statusmøde mellem husrepræsentanter og Bygningsservice. Mødet sikrer at eventuelt nye husrepræsentanter kommer godt ombord og giver anledning til at dele nye procedurer, spørgsmål eller erfaringer samt evaluere på samarbejdet mellem husrepræsentanter, fredagsbarer og Bygningsservice. Bygningsservice indkalder til mødet.

Referater
Juni 2019

Dato for kommende møde

Generelle retningslinjer

Ved afholdelse af arrangementer på Arts forventes det, at den arrangementsansvarlige har gjort sig bekendt med AU's generelle retningslinjer for afholdelse af arrangementer, hvor der serveres alkohol samt Arts' tillæg dertil. Desuden forventes det, at arrangementsansvarlige har læst og accepteret Arts' retningslinjer for brug af lokaler og sat sig ind i retningslinjer for håndtering af brand og evakuering.

Securitas vægtertelefon

Securitas tlf.: 7026 3650