Brug af Arts' lokaler

Modtager(e): Til relevante modtagere

Brug af Arts’ lokaler

  • Fakultetet ønsker at vide, hvad der foregår i Arts’ lokaler og sikre, at lokalerne benyttes forsvarligt og er klar til brug for næste bruger.
  • Arts’ lokaler er forbeholdt undervisning og øvrige faglige og sociale aktiviteter.    

1. Lokaler udlånes ud fra følgende principper

  • Arts’ lokaler udlånes til medarbejdere og studerende ved Arts som arrangører af faglige eller sociale arrangementer, som er AU-relaterede (dvs. ikke private fester).
  • Undervisningslokaler benyttes udelukkende til undervisning og øvrige faglige aktiviteter (dvs. ikke fest). Booking af undervisningslokaler sker gennem dit faglige team i Arts Studier.
  • Studieområder og kantiner kan benyttes til arrangementer af festlig karakter. Ved ønske om afholdelse af arrangementer (herunder studiefester) skal der foreligge godkendt lokalelåneaftale 14 dage/1 måned forud for ønsket arrangementsdato afhængig af antal deltagere under/over 150 personer.
  • Undervisningslokaler, studieområder og øvrige fællesarealer kan benyttes til aktiviteter, der rummer elementer af både faglig og social karakter. Disse arrangementer kræver en udfyldt lokalelåneaftale og er alkoholfrie.
  • Arrangementer, der inkluderer spisning, må ikke afholdes i undervisningslokaler. Her henvises til:

         Aarhus: Kantinen i bygning 1482 eller institutternes frokoststuer.

         Emdrup: Bygning 7220, lokale D170, Baren eller Aulaen.    

2. Lokalelåneaftale

  • Ved lån af lokaler til sociale arrangementer eller arrangementer, der rummer elementer af både faglig og social karakter, skal arrangementsansvarlig sikre udfyldelse af en lokalelåneaftale.
  • Faglige aktiviteter, kræver som udgangspunkt ikke en lokalelåneaftale. – Dog skal arrangør være opmærksom på, at dørene aflåses per automatik. Ønskes det, at en eller flere døre skal være åbne efter kl. 18.00 kontaktes driften 14 dage inden arrangementet:

         Aarhus: Driftskontoret på mail: driftost@au.dk

         Emdrup: Opret en sag via edu.medarbejdere.au.dk

  • Med sin underskrift på lokalelåneaftalen hæfter den arrangementsansvarlige for at lokale, inventar og omgivelser lånes og leveres tilbage i aftalt stand, at inventar er tilbagestillet og at lokalet er rengjort i aftalt omfang.  - Detaljer aftales, når lokalelåneaftalen underskrives og afleveres hos Bygningsdrift, Arts.
  • Ved udfyldelse af lokalelåneaftalen sikres stillingtagen til eventuel behov for ansøgning om alkoholbevilling.
  • Rækkefølgen i håndteringen af lokalelåneaftale:

a) Ønsker den arrangementsansvarlige at låne et studieområde, kantine eller andet fællesareal kontaktes Arts Bygningsservice og udfyldelse af lokalelåneaftale igangsættes.

b) Husrepræsentant godkender arrangementet og underskriver lokalelåneaftalen.

c) Den arrangementsansvarlige afleverer lokalelåneaftalen til signatur hos Arts Bygningsdrift:

Aarhus: Nobelparken, bygning 1467, lok. 123

Emdrup: Tuborgvej 164, bygning A, lokale A001

Her gennemgås praktiske foranstaltninger, herunder rengøring, alarmering, brand- og flugtvejsforhold, lys, håndtering af affald mv. Der forudsættes personlig fremmøde for at sikre et vellykket arrangement.

d) Hvis der er tale om lån af auditorium/undervisningslokale til et fagligt arrangement eller et arrangement, der rummer elementer af både faglig og social karakter, forhåndsreserveres lokalet hos dit faglige team i Arts Studier. Herefter igangsættes udfyldelse af lokalelåneaftalen. Arrangementsansvarlig sender den udfyldte lokalelåneaftale i en mail til dit faglige team i Arts Studier, hvorefter endelig reservation af lokalet foretages.

Ønsker den arrangementsansvarlige at låne et lokale på Katrinebjerg eller på Moesgård, afleveres lokalelåneaftalen til signatur hos ST Bygningsdrift (i tilfælde af, at lokalet er på Katrinebjerg) eller Bygningsforvaltningen på Moesgård (i tilfælde af, at lokalet er på Moesgård) hvorefter en kopi sendes/afleveres til Arts Bygningsservice.

3. Start- og sluttidspunkter ved afholdelse af arrangementer

  • Arrangementer af festlig karakter (herunder afholdelse af fredagsbarer) afholdes på fredage i tidsrummet fra kl. 16.00 til kl. 02.00, såfremt dette ikke er til gene for andre i bygningen (jf. husrepræsentantens underskrift på lokalelåneaftale).
  • Faglige arrangementer og arrangementer, der rummer elementer af både faglig og social karakter, kan afholdes i hverdagene og afsluttes senest kl. 22.00.
  • Arrangementer, der inkluderer alkohol, afholdes på fredage.

 

4. Oprydning og rengøring

  • Oprydning og rengøring skal foretages i umiddelbar forlængelse af arrangementets ophør, således at lokalet fremstår studieklar næstkommende morgen kl. 08.00. Dette gælder ligeledes omkringliggende fællesarealer (gangarealer, trapper, toiletter samt udendørsarealer).

5. Øvrige praktiske forhold

  • Den arrangementsansvarlige er ansvarlig for at indhente de nødvendige bevillinger fra myndigheder, eksempelvis i forbindelse med salg af alkohol, håndtering af madvarer og støj i forbindelse med udendørsarrangementer. Eventuelle udgifter i forbindelse med planlægning og gennemførelse af arrangementet afholdes af arrangementsansvarlig (eksempelvis KODA-afgift). 
  • Lån af de studieområder, der benyttes til afholdelse af fredagsbarer, sker ved udfyldelse og godkendelse af en lokalelåneaftale. For en god ordens skyld kontakter den arrangementsansvarlige barformanden for den respektive fredagsbar angående brug af lokalet for at aftale opstilling/tilbagestilling, evt. lån af bar, depot mv. Kontaktoplysninger på fredagsbarformændene kan indhentes hos Arts Bygningsservice.
  • Bygningssekretariatet ved AU Økonomi og Bygninger varetager udlejning af lokaler til ad hoc-arrangementer med eksterne arrangører. Lokaler udlejes kun til arrangementer, der er i overensstemmelse med AU’s virke. Der vil blive foretaget en vurdering med udgangspunkt i arrangementets indhold og formål. Ved eventuel udlejning udarbejdes en lejeaftale. Kontakt Bygningssekretariatet ved AU Økonomi & Planlægning (tek@au.dk).
  • På Arts Bygningsservices hjemmeside findes de altid gældende lokalelåneaftaler for hhv. fredagsbarer og øvrige arrangementer på Arts. Her findes også AU’s retningslinjer for afholdelse af fester/arrangementer samt Arts’ tillæg hertil.