Studiestart

Bygninger og lokaler

Det er helt centralt, at man som cheftutor kender til de rammer og retningslinjer, der er for lån af lokaler på Arts. Denne side har til formål at give et indblik i, hvilke forventninger der er til lån af lokaler i forbindelse med Velkomstugen.

Booking af lokaler

I Velkomstugen disponerer studiestartskoordinatorerne over alle undervisningslokaler, studieområder, kantiner og øvrige fællesarealer på Arts. Studiestartskoordinatorerne udarbejder en samlet lokaleplan for aktiviteter på Arts i Velkomstugen. Denne lokaleplan sendes til cheftutorerne og til Arts Bygnignsservice. 

Brug af lokalelåneaftale

Ved sociale arrangementer af festlig karakter i Velkomstugen udfyldes en lokalelåneaftale. Den udfyldte lokalelåneaftale sendes til studiestartskoordinatorerne, der sikrer godkendelse hos Arts Bygningsservice.

Tjekliste

På linket her findes en tjekliste, som cheftutorer og tutorer skal benytte, i forbindelse med oprydning og rengøring af lokaler efter endt aktivitet. Listen er en hjælp til tutorerne, så der er klare forventninger til oprydningen af lokale. Alle lokaler bliver tjekket ud af en medarbejder fra Arts bygningsservice. Hvis en uddannelse har samme lokale flere dage i træk, mødes cheftutoren med Bygningsservice og gennemgår lokalet i fællesskab.

Til informationsmødet følger mere information om check-ud af lokaler.

Samarbejde med Arts Bygningsservice

Arts Bygningsservice bistår med praktisk hjælp for at sikre en vellykket Velkomstuge. Nedenstående tjekliste kan bruges til inspiration i planlægningsarbejdet. I august afholder Arts Bygningsservice og studiestartskoordinatorerne desuden informationsmøder.

Praktiske forhold før Velkomstugen

  • Udfyldelse og godkendelse af lokalelåneaftale (herunder alkoholbevilling)
  • Sikring af adgangsforhold – liste over cheftutorer sendes til driftskontoret
  • Instruks i brandslukning og flugtveje
  • Info om parkeringsforhold og rygning
  • Drøftelse af behov for samt placering af depot
  • Placering for ølleverancer aftales
  • Forhold vedr. rengøring drøftes
  • Info vedr. møbler og standardopstilling

Praktiske forhold under Velkomstugen

  • Rapporteringspligt til Arts Bygningsservice på mail til artsbyg@au.dk ved eventuelle afvigelser fra normalen - eksempelvis personuheld/-ulykke, tilkald af ambulance, skader på bygninger eller anlæg, besøg af myndigheder eller tilkald af myndigheder 
  • Efter kl. 17.00 kan Securitas kontaktes ved behov på telefon: 70 26 36 50
  • Lokalelåneaftalen fungerer som et kørekort og skal kunne fremvises under arrangementet/festen

Praktiske forhold efter Velkomstugen

  • Oprydning og rengøring i og omkring lokale – toiletter, fællesarealer, trappereposer
  • Oprydning på udearealer
  • Sikre at døre og vinduer er lukket
  • Tilbagestilling af møbler (jf. standardmøbelopstilling)
  • Indlevering af glemte sager
  • Håndtering af returemballage
  • Tjekliste i forbindelse med oprydning og rengøring i lokaler

Udearealer

Ved udendørs aktiviteter i Velkomstugen skal der tages hensyn til Universitetets medarbejdere og naboer. Ønsker om anvendelse af Arts' udearealer bedes fremgå af lokalelåneaftalen. Ved ønsker om større aktiviteter i Uniparken, skal den reserveres via mail til studiestart.arts@au.dk.

Ved udendørs aktiviteter, vær da opmærksom på AU's retningslinjer for god stil på udendørsarealer i Velkomstugen.