Partner Projektadministrationsteamet

Denne side er primært for projektøkonomer og beskriver Forskningsstøtteenhedens support til projektadministration af EU's programmer FP7 og Horizon 2020. Du finder desuden nyttige interne og eksterne links.

Kontakt altid Forskningsstøtteenheden

Forskningsstøtteenheden skal involveres i alle faser fra ansøgning til afslutning af EU-projekter under FP7- og Horizon 2020-rammeprogrammerne. Forskningsstøtteenheden skal underskrive alle dokumenter på vegne af Aarhus Universitet, når projekthaver (forsker) har godkendt dokumenterne og institutlederen er orienteret.

I projektimplementeringsfasen skal Forskningsstøtteenheden godkende:

  • Kontrakt (Grant agreement)
  • Regnskaber (Financial statement).

Projektøkonomen har ansvaret for:

  • Den daglige administration af FP7/H2020-projektet, herunder budgetopfølgning og regnskaber
  • Opbevaring af elektroniske eller fysiske projektmapper i op til 5 år efter projektets afslutning (FP7) eller i op til 5 år efter sidste indbetaling fra EU (H2020)
  • Udligning og lukning af projektet i Navision Stat.

Procedurerne vedr. EU-projekter er beskrevet i Aarhus Universitets interne regler om ekstern finansiering.

Nedenfor finder du vigtig information til alle projektets faser. Menuen følger en projektcyklus.


EU's onlinesystemer

EU anvender kun online systemer i kommunikationen på projekterne. Derfor bør forsker og projektøkonom så tidligt som muligt oprette et username og password på EU’s onlineportal Funding & tender opportunities.

Herefter kan man via Login-ikonet få adgang til projektet, såfremt man har fået tildelt rollen som Coordinator Contact eller Participant Contact af en kollega med præcis den samme rolle.

På portalen gennemføres:

  • Kontraktforberedelse (Grant agreement preparation)
  • Kontraktunderskrift (Grant agreement signature)
  • Videnskabelige og finansielle afrapporteringer.

Koordinator kan desuden senere anmode om ændringer til kontrakten (amendments). Der kan genereres pdf-filer med drafts og submittede dokumenter, som sendes til gennemsyn/underskrift i Forskningsstøtteenheden. Alle dokumenter vil herefter kunne downloades i projektets levetid.

Kontraktforberedelse og underskrift af EU-kontrakten (Grant agreement)

I kontraktforberedelsen hjælper Forskningsstøtteenheden med:

  • at udfylde data i EU's online system Funding & tender opportunities
  • godkender sammen med projekthaver (forskeren) budgetter og øvrige data, som herefter submittes af Forskningsstøtteenheden til EU eller koordinator.
  • Forskningsstøtteenheden underskriver EU-kontrakten (Grant Agreement), som fastlægger konsortiets forpligtigelser over for EU-Kommissionen og konsortiepartnernes forpligtigelser over for hinanden.

Kontraktforberedelsen forløber med korte deadlines og det er vigtigt, at projektlederen har et tæt samarbejde med Forskningsstøtteenheden i denne fase.

Consortium agreement

Konsortiets partnere (beneficiaries i EU-projektet) skal forhandle og underskrive en Consortium agreement, som fastlægger konsortiets interne organisation, herunder:

  • fordelingen af finansieringen fra EU-kommissionen (budgettet i Grant agreement)
  • regler for formidling og udnyttelse, inklusive IPR
  • beslutningskompetence og ledelse i projektet
  • hvordan uenighed mellem parterne afgøres
  • ansvar parterne i mellem.

Consortium agreement forberedes og underskrives IKKE via EU’s online portal Funding & tender opportunities, men fremsendes i stedet som udkast fra koordinator. Udkastet skal forhandles mellem projektparterne i et samarbejde med projekthaver (forskeren) og en jurist fra Erhvervssamarbejde og Teknologioverførsel (det tidligere TTO), og endeligt underskrives af Funktionschefen i Erhvervssamarbejde og Teknologioverførsel (det tidligere TTO), hvor kontaktpersonen er teamkoordinator Dorte Elleby.


Subcontract

En subcontract er en aftale mellem AU og en underleverandør om ydelser til konkrete FP7/H2020-projekter på AU. 

EU kræver, at subcontracten skal være underskrevet, før ydelserne leveres til AU.

Subcontracts udarbejdes og forhandles i et samarbejde med projekthaver (forskeren) og en jurist fra Erhvervssamarbejde og Teknologioverførsel (det tidligere TTO), og godkendes endeligt ved underskrift af institutlederen. Kontaktpersonen ved Erhvervssamarbejde og Teknologioverførsel er teamkoordinator Dorte Elleby.

Projektoprettelse

Som projektøkonom skal du oprette projektet i Navision Stat, så snart Aarhus Universitet har skrevet under på Grant agreement. Projektøkonomen har ansvaret for at anmode om projektoprettelse før projektstart og for at anmode om ændringer heri efterfølgende. Se desuden Instruks eksterne midler kapitel 3 Dokumentation til Økonomisekretariatet og Projektenhedens notat om projektoprettelse af H2020-projekter.


Timeregistrering

FP7:

Der skal i FP7 timeregistreres på alle EU-projekter, inklusive for medfinansiering og på Marie Curie projekter, hvor der er lønmidler.

Se skabelon til FP7 timeregistreringsskema samt FP7 vejledning til timeregistrering.  

Horizon 2020:

I H2020 er timeregistrering også et krav, om end der ved fuldtidsansættelse på projektet er adgang til i stedet at underskrive en erklæring, hvis særlige betingelser overholdes. Erklæring om fuldtidsansættelse

Der er udarbejdet en timeseddel tilpasset H2020 kravene.

Se skabelon til H2020 timeregistreringsskema eller på O-drevet her:
O:\FA_AU-Okonomi\H2020\Månedstimeseddel\ 
samt H2020 vejledning til timeregistrering

Læs mere om sammenhængen mellem løn og brug af timesedler her.


Afrapportering

Finansiel afrapportering FP7 og H2020:

Forskningsstøtteenheden vejleder om og godkender alle regnskaber (Financial statement) på AU. 

For at kunne yde den bedste service opfordrer vi projektøkonomen til at fremsende udkast til projektregnskaber så hurtigt som muligt efter projektperiodens afslutning.

Vi skal bruge en email eller Workzone link vedhæftet:

  • udfyldt NS-EU regneark. Ved FP7 afrapporteringer: Rekvirer altid den nyeste skabelon hos Jesper Juel Holst eller Morten Hollænder Beeck ved Forskningsstøtteenheden. Ved H2020 afrapporteringer hentes nyeste version af NS-EU her: O:\FA_AU-Okonomi\H2020  
  • AURAP-rapporten 'Projektrapport delregnskab 4 og 5 projekter' (for afrapporteringsperioden)
  • AURAP-rapporten 'Sagspostering' (for afrapporteringsperioden eller længere hvis relevant).

Ved krav om revisionserklæring er det særligt vigtigt at være tidligt ude, da revisor også skal bruge tid på at gennemgå regnskabet.

Videnskabelig afrapportering FP7 og H2020:

Bortset fra de periodiske managementrapporter på ERC-projekterne, skal Forskningsstøtteenheden ikke godkende den videnskabelige afrapportering.

I nogle H2020 projekter er der krav om en Etik-deliverable i form af en generel beskrivelse af Aarhus Universitets “occupational health and safety organization” og arbejdsmiljø. AU HR har udarbejdet en sådan beskrivelse ”Note on the work environment at AU” på engelsk, som kan downloades i Pdf- og Word-format.


Revision

Regnskaber skal i nogle tilfælde vedlægges en revisionserklæring fra universitetets eksterne revisor.

I FP7 skal alle projekter revideres, når forbruget inkl. overhead (Requested amount) i perioderegnskabet eller siden projektstart eller siden sidste revision er EUR 375.000 eller derover.

I H2020 skal regnskabet for alle projekter revideres til slut, hvis forbruget uden overhead (Direct costs) i hele projektperioden udgør EUR 325.000 eller derover. Helt undtaget fra revision er Marie Curie-projekter under H2020.

FP7- og H2020-projekterne kan desuden blive udtaget til revision af universitetets eksterne revisor, af Rigsrevisionen, af EU-kommissionen og af Den Europæiske Revisionsret. Aarhus Universitet har oplevet alle typer af revisioner. Revisionsmappens indholdsfortegnelse kan downloades her.

EU-ERFA gruppen på NAT-TECH har udarbejdet denne revisionsvejledning, som giver et hurtigt overblik over de vigtigste krav, som er pålagt i forbindelse med en EU revision. 

Euro-kurs til regnskaber

Euro-kursen til FP7-regnskaber er den første bankdag i måneden efter projektperiodens afslutning, hvorimod Euro-kursen under H2020 er en gennemsnitskurs for hele projektperioden.

Begge Euro-kurser skal hentes via Den Europæiske Centralbanks hjemmeside, hvor gennemsnitskursen til H2020-regnskabet fremkommer efter at have indtastet regnskabsperioden øverst.

Koordinator

Koordinator er bindeleddet mellem EU-kommissionen og de øvrige partnere i projektet. Hvis Aarhus Universitet er koordinator kan Forskningsstøtteenheden bidrage til løsningen af koordinatoropgaverne. Se nærmere på Forskningsstøtteenhedens hjemmeside: Koordinator Projektadministrationsteamet

Marie Curie

På Marie Curie-projekter gælder særlige krav til administrationen.

Ansættelsesbrevene skal overholde særlige ekstra krav og skal derfor udfærdiges af en medarbejder i det centrale HR-kontor.

Forskningsstøtteenheden udregner desuden efter projektets afslutning en evt. efterbetaling. Den beregnes ved at sammenholde bruttolønomkostningerne med lønbudgettet i Grant agreement. Den udbetales i form af et engangsvederlag.

Læs mere i AU's ITN-Marie Curie-guide eller IF-Marie Curie-guide.

FAQ

På Uddannelses- og Forskningsministeriets hjemmeside findes det danske National Contact Point (NCP) Eurocenters FAQ. Her bliver der løbende samlet op på spørgsmål vedrørende H2020: www.ufm.dk/h2020/faq.
Her kan du også læse EU-Kommissionens officielle svar på de mere indviklede spørgsmål – se dokumentet nederst på siden. Spørgekataloget bliver opdateret løbende.

Endeligt er der link til tilsvarende FAQ fra de østrigske og tyske National Contact Points (NCP) – spørgsmålene og svarene er på engelsk.  Disse dokumenter kan være meget nyttige for jer, der dagligt arbejder med H2020-regelsættet og nørder med de juridiske og økonomiske spørgsmål.

Nyttige links samlet

Interne links:

NS-EU skabeloner for FP7 projekter kan rekvireres hos Jesper Juel Holst eller Morten Hollænder Beeck via kontaktoplysningerne i kolofonen til højre. For H2020 projekter kan skabelonen findes her: O:\FA_AU-Okonomi\H2020

Revisionsmappens indholdsfortegnelse

Slides fra kursus i EU-projektadministration d. 30.11.2016

Slides fra kursus i EU-projektadministration d. 05.12.2017

Slides fra kursus i EU-projektadministration d. xx.11.2018

Horizon 2020 AU-notater om overhead, revision, moms og løn

 

Eksterne links:

Funding & tender opportunities portal 
 (Ansøgning, kontraktforberedelse, afrapportering og dokumenter om FP7 og Horizon 2020)

ERC - European Research Council

Marie Curie Actions – Klik på ikonet Funded projects for at tilgå FP7-vejledninger

AEU - Projektadministrationskurser

EU ERFA - Nationalt netværk for forskningsadministratorer

DARMA - Danish Association for Research Managers and Administrators.

EuroCenter - National Contact Point (NCP) for FP7 og Horizon 2020 – Legal and Finance kontaktpersoner

Euro kurs - European Central Bank
(FP7: Den første bankdag i måneden efter regnskabsperiodens afslutning. H2020: Gennemsnitskurs for hele regnskabsperioden)