Råd til den gode fratrædelse på distancen

At skulle sige farvel og afslutte samarbejdet med en medarbejder i denne tid er naturligvis en uvant situation. Uanset om medarbejderen stopper frivilligt eller ufrivilligt, skal der tages hånd om medarbejderen der stopper, kollegerne i afdelingen og de opgaver der skal overleveres. Dette kan være en udfordring og nogle ting kan nemt blive glemt eller gå tabt i en periode, hvor vi ikke naturligt mødes og ses sammen på arbejdspladsen. Vi har derfor udarbejdet en huskeliste med de mest centrale ting, du bør være opmærksom på, når en medarbejder stopper i denne periode.

Kommuniker at medarbejderen stopper

Du bør så hurtigt som muligt kommunikere ud til de nærmeste kolleger og samarbejdspartnere, at medarbejderen stopper.

Fordel opgaver og sæt gang i overleveringen i så god tid som muligt

I denne tid hvor opgaveoverlevering og overdragelse kan være udfordret af ikke at kunne være fysisk sammen, vil det være en fordel hurtigt at få lavet en fordeling af medarbejderens opgaver. Du bør som leder være i løbende kontakt med den fratrædende kollega og de, der skal overtage opgaver, for at sikre at overleveringen løber planmæssigt.

Hold en fratrædelsessamtale

Fratrædelsessamtaler kan være en god mulighed for at lære noget om arbejdspladsen, sig selv som leder og om organisationen som helhed. Når medarbejderen deler sine gode og dårlige erfaringer fra sin tid som ansat, kan det give værdifulde ’pejlemærker’ til, hvad der bør forbedres fremover. Samtalen skal altid være frivillig, og hvis medarbejderen ikke ønsker en samtale, skal man respektere det.

Under samtalen kan fx du stille spørgsmål som:

  • Hvad ligger bag din beslutning om at forlade arbejdspladsen?
  • Hvilke arbejdsopgaver har du sat mest/mindst pris på i dit arbejde?
  • Hvordan har samarbejdet været i teamet og afdelingen samt med samarbejdspartnere?
  • Hvad ville du gerne have haft mere og mindre af fra mig som leder?
  • Hvordan synes du, at vi kan gøre stillingen endnu mere attraktiv for din efterfølger?

Den gode afsked med kolleger – evt. virtuelt og/eller fysisk senere

Uanset årsag er det en stor beslutning at skifte job og arbejdsplads. Ofte markeres den sidste arbejdsdag med en form for social arrangement, hvor de nærmeste kolleger kan sige farvel og på gensyn. Da dette ikke er muligt i denne situation, bør du som leder tilbyde at lave et online møde med dette formål. Hvis medarbejderen ønsker det kan du også tilbyde, at han/hun kommer på besøg, når I igen er fysisk tilbage på arbejdspladsen.

Ligesom at sige farvel til de nærmeste kolleger, bør du være opmærksom på det psykologiske aspekt i ikke at kunne tage den afsked, man kunne ønske sig. Fx er det i denne situation ikke muligt at gå rundt på arbejdspladsen og få sagt farvel til kolleger uden for afdelingen. Du bør derfor overveje at tilbyde, at din medarbejder kan komme tilbage efter nedlukningen og sige farvel til de nære og mere perifere kolleger.

Stillingstagen til hvordan medarbejderens arbejdsplads pakkes ned

Da vi i øjeblikket ikke bør være fysisk på arbejdspladsen, er det en udfordring for medarbejderen at pakke sit kontor sammen. Du skal derfor sammen med medarbejderen tage stilling til, om nedpakningen kan ske på et senere tidspunkt, eller om der kan gives dispensation til, at hun/hun pakker ned under nedlukningen.

Aflevering af materiel

Det sker desværre oftere end man tror, men for mange medarbejdere får ikke afleveret deres udstyr tilbage ved afskedigelse. Du skal derfor være opmærksom på, at medarbejderen får returneret effekter som nøgler, adgangskort, bærbare computere, mobiltelefoner, m.m. Herunder også hvor og hvordan materiellet skal afleveres i en tid hvor universitet er fysisk lukket.