Her finder du nyttig information om aflevering til Rigsarkivet

Aflevering af personalemapper bevaret i papir

Aflevering til Rigsarkivet

Afleveringer til Rigsarkivet sker ca. hvert 5. år. AU afleverer det materiale, der er minimum 20 år gammelt. De enkelte fakulteter er afleveringsmyndighed for deres eget område og afleveringer koordineres herfra. Når man nærmer sig en aflevering bliver fakultetet kontaktet af Rigsarkivet. Det anbefales, at man rydder op i sine papirarkiver inden, og pakker sagerne ned i arkivæsker. Der findes en vejledning for hvordan materialet klargøres til aflevering på Rigsarkivets hjemmeside. Link til vejledningen https://www.sa.dk/wp-content/uploads/2018/02/Anvisning-om-ordning-februar-2018.pdf.

Personalemapper

Følgende skal bevares, indtil aflevering til Rigsarkivet er sket:

personalemapper vedr. ansatte født den 1. i en måned,
personalemapper vedr. ansatte i chefstillinger (lønramme 37 og derover), herunder bestyrelsesformænd, rektorer, universitetsdirektører og professorer. Rigsarkivet definerer chefstillinger som personer i lønramme 37 eller derover samt personale- og/eller økonomisk ansvar. Bemærk, at alle ansatte i ovennævnte typer af chefstillinger uanset fødselsdato skal bevares.

Hvis der forefindes papirsager på personer med en aktiv ansættelse skal disse skannes og gemmes i Workzone. Herefter kasseres papirsagen.

Materiale vedr. besættelse af videnskabelige stillinger

Følgende skal bevares, indtil aflevering til Rigsarkivet er sket:

udtalelser, bedømmelser og indstillinger fra sagkyndige bedømmelsesudvalg, konkurrenceafhandlinger mv. ved besættelse af videnskabelige stillinger på professor- og lektorniveau skal bevares.

Alle andre sager i papir og sager vedr. besættelse af konkrete stillinger skal kasseres.

Controlling

Kontrol-rapport #	Formål	Hyppighed	På vegne af
1	Rapporten skal sikre at sagen er påført en sagsgruppe, der ikke er midlertidig.	Månedligt	Rigsarkivet
2	Rapporten skal sikre, at sager bliver afsluttet.	Månedligt	Rigsarkivet
3	Denne rapport skal sikre, at sager er journaliseret med en sigende titel.	Månedligt	Rigsarkivet
4	Denne rapport skal sikre, at der ikke er dokumenter på systemskriveborde, der burde være gemt på en sag. Der skal laves en rapport på dokumenter uden sag.	Månedligt	Rigsarkivet
5a	Denne rapport skal sikre, at alle dokumenter er gemt en uden password beskyttelse eller kryptering i en tilladt filtype	Månedligt	Rigsarkivet
5b	Denne rapport skal sikre, at alle dokumenter kan konverteres til pdf.		Rigsarkivet
5c	Denne rapport skal sikre, at alle dokumenter kan konverteres til pdf.		Rigsarkivet
6	Denne rapport skal sikre at alle sager, der indeholder personfølsomme oplysninger, er beskyttet af korrekte indblik.	Ugentligt	AU
7a	Denne rapport skal sikre, at sagsbehandlere kun har rettigheder til det, der har arbejdsmæssig relevans.	Månedligt	AU
7b	Denne rapport skal sikre, at sagsbehandlere kun har rettigheder til det, der har arbejdsmæssig relevans	Månedligt	AU
8	Kontakter uden indblik	Dagligt	AU
9	Sikre at medarbejdere, hvis ansættelse er ophørt, ikke har rettigheder	Dagligt	AU
10	Softdeletede dokumenter, der ikke har været arkiveret	Månedligt	AU
11	Sikre at dokumenter og sager softdeletes på rette baggrund	Månedligt	AU
12	Dokumenter, der er overført via Explorer, men er tomme	Månedligt	AU
13	Skjulte sager, dokumenter og kontakter	Månedligt	AU
14	Dokumenter har en sigende titel	Ugentligt	Rigsarkivet
17	Kontrollere rollebaserede AD-grupper, som bruges til tildeling af rettigheder efter den enkeltes rolle	Månedligt	AU

ESDH Support

Kontakt HR-IT supporten på hrit@au.dk eller på

Supporttelefon 871 50606

Åbningstider alle hverdage kl. 9-15

Serviceinfo

Du kan holde dig orienteret om planlagt nedetid eller driftsforstyrrelser, som påvirker Workzone, på Serviceinfo. Tilgå Serviceinfo her

Vejledning til brug af Serviceinfo samt opsætning af abonnement på meddelelser fra Serviceinfo, som vedrører Workzone, findes her: Find vejledning her