Aflevering til Rigsarkivet

Afleveringer til Rigsarkivet sker ca. hvert 5. år. AU afleverer det materiale, der er minimum 20 år gammelt. De enkelte fakulteter er afleveringsmyndighed for deres eget område og afleveringer koordineres herfra. Når man nærmer sig en aflevering bliver fakultetet kontaktet af Rigsarkivet. Det anbefales, at man rydder op i sine papirarkiver inden, og pakker sagerne ned i arkivæsker. Der findes en vejledning for hvordan materialet klargøres til aflevering på Rigsarkivets hjemmeside. Link til vejledningen https://www.sa.dk/wp-content/uploads/2018/02/Anvisning-om-ordning-februar-2018.pdf. 

Personalemapper

Følgende skal bevares, indtil aflevering til Rigsarkivet er sket:

• personalemapper vedr. ansatte født den 1. i en måned,
• personalemapper vedr. ansatte i chefstillinger (lønramme 37 og derover), herunder bestyrelsesformænd, rektorer, universitetsdirektører og professorer. Rigsarkivet definerer chefstillinger som personer i lønramme 37 eller derover samt personale- og/eller økonomisk ansvar. Bemærk, at alle ansatte i ovennævnte typer af chefstillinger uanset fødselsdato skal bevares. 

Hvis der forefindes papirsager på personer med en aktiv ansættelse skal disse skannes og gemmes i Workzone. Herefter kasseres papirsagen.

Materiale vedr. besættelse af videnskabelige stillinger

Følgende skal bevares, indtil aflevering til Rigsarkivet er sket:

• udtalelser, bedømmelser og indstillinger fra sagkyndige bedømmelsesudvalg, konkurrenceafhandlinger mv. ved besættelse af videnskabelige stillinger på professor- og lektorniveau skal bevares.

Alle andre sager i papir og sager vedr. besættelse af konkrete stillinger skal kasseres.