Aflevering til Rigsarkivet

Her finder du nyttig information om aflevering til Rigsarkivet

Aflevering af personalemapper bevaret i papir

Aflevering til Rigsarkivet

Afleveringer til Rigsarkivet sker ca. hvert 5. år. AU afleverer det materiale, der er minimum 20 år gammelt. De enkelte fakulteter er afleveringsmyndighed for deres eget område og afleveringer koordineres herfra. Når man nærmer sig en aflevering bliver fakultetet kontaktet af Rigsarkivet. Det anbefales, at man rydder op i sine papirarkiver inden, og pakker sagerne ned i arkivæsker. Der findes en vejledning for hvordan materialet klargøres til aflevering på Rigsarkivets hjemmeside. Link til vejledningen https://www.sa.dk/wp-content/uploads/2018/02/Anvisning-om-ordning-februar-2018.pdf

Personalemapper

Følgende skal bevares, indtil aflevering til Rigsarkivet er sket:

  • personalemapper vedr. ansatte født den 1. i en måned,
  • personalemapper vedr. ansatte i chefstillinger (lønramme 37 og derover), herunder bestyrelsesformænd, rektorer, universitetsdirektører og professorer. Rigsarkivet definerer chefstillinger som personer i lønramme 37 eller derover samt personale- og/eller økonomisk ansvar. Bemærk, at alle ansatte i ovennævnte typer af chefstillinger uanset fødselsdato skal bevares. 

Hvis der forefindes papirsager på personer med en aktiv ansættelse skal disse skannes og gemmes i Workzone. Herefter kasseres papirsagen.

Materiale vedr. besættelse af videnskabelige stillinger

Følgende skal bevares, indtil aflevering til Rigsarkivet er sket:

  • udtalelser, bedømmelser og indstillinger fra sagkyndige bedømmelsesudvalg, konkurrenceafhandlinger mv. ved besættelse af videnskabelige stillinger på professor- og lektorniveau skal bevares.

Alle andre sager i papir og sager vedr. besættelse af konkrete stillinger skal kasseres.

Controlling

Kontrol-rapport #     Formål      Hyppighed     På vegne af    
1Rapporten skal sikre at sagen er påført en sagsgruppe, der ikke er midlertidig.         Månedligt          Rigsarkivet    
2Rapporten skal sikre, at sager bliver afsluttet.         Månedligt          Rigsarkivet    
3

Denne rapport skal sikre, at sager er journaliseret med en sigende titel.

     Månedligt          Rigsarkivet    
4Denne rapport skal sikre, at der ikke er dokumenter på systemskriveborde, der burde være gemt på en sag. Der skal laves en rapport på dokumenter uden sag.         Månedligt          Rigsarkivet    
5aDenne rapport skal sikre, at alle dokumenter er gemt en uden password beskyttelse eller kryptering i en tilladt filtype         Månedligt          Rigsarkivet    
5bDenne rapport skal sikre, at alle dokumenter kan konverteres til pdf.           Rigsarkivet    
5cDenne rapport skal sikre, at alle dokumenter kan konverteres til pdf.           Rigsarkivet    
6Denne rapport skal sikre at alle sager, der indeholder personfølsomme oplysninger, er beskyttet af korrekte indblik.          UgentligtAU
7aDenne rapport skal sikre, at sagsbehandlere kun har rettigheder til det, der har arbejdsmæssig relevans.          Månedligt      AU  
7bDenne rapport skal sikre, at sagsbehandlere kun har rettigheder til det, der har arbejdsmæssig relevans         Månedligt      AU  
8Kontakter uden indblik          Dagligt      AU  
9Sikre at medarbejdere, hvis ansættelse er ophørt, ikke har rettigheder          Dagligt    AU
10Softdeletede dokumenter, der ikke har været arkiveret          Månedligt      AU  
11

Sikre at dokumenter og sager softdeletes på rette baggrund

     Månedligt      AU  
12

Dokumenter, der er overført via Explorer, men er tomme

     Månedligt      AU  
13Skjulte sager, dokumenter og kontakter         Månedligt    AU
14Dokumenter har en sigende titel         Ugentligt      Rigsarkivet    
17Kontrollere rollebaserede AD-grupper, som bruges til tildeling af  rettigheder efter den enkeltes rolle          Månedligt    AU  

ESDH Support

Kontakt HR-IT supporten på hrit@au.dk eller på

Supporttelefon 871 50606

Åbningstider alle hverdage kl. 9-15

Serviceinfo

Du kan holde dig orienteret om planlagt nedetid eller driftsforstyrrelser, som påvirker Workzone, på Serviceinfo. Tilgå Serviceinfo her

Vejledning til brug af Serviceinfo samt opsætning af abonnement på meddelelser fra Serviceinfo, som vedrører Workzone, findes her: Find vejledning her