Her finder du nyttig information om aflevering til Rigsarkivet
Afleveringer til Rigsarkivet sker ca. hvert 5. år. AU afleverer det materiale, der er minimum 20 år gammelt. De enkelte fakulteter er afleveringsmyndighed for deres eget område og afleveringer koordineres herfra. Når man nærmer sig en aflevering bliver fakultetet kontaktet af Rigsarkivet. Det anbefales, at man rydder op i sine papirarkiver inden, og pakker sagerne ned i arkivæsker. Der findes en vejledning for hvordan materialet klargøres til aflevering på Rigsarkivets hjemmeside. Link til vejledningen https://www.sa.dk/wp-content/uploads/2018/02/Anvisning-om-ordning-februar-2018.pdf.
Følgende skal bevares, indtil aflevering til Rigsarkivet er sket:
Hvis der forefindes papirsager på personer med en aktiv ansættelse skal disse skannes og gemmes i Workzone. Herefter kasseres papirsagen.
Følgende skal bevares, indtil aflevering til Rigsarkivet er sket:
Alle andre sager i papir og sager vedr. besættelse af konkrete stillinger skal kasseres.
Kontrol-rapport # | Formål | Hyppighed | På vegne af |
---|---|---|---|
1 | Rapporten skal sikre at sagen er påført en sagsgruppe, der ikke er midlertidig. | Månedligt | Rigsarkivet |
2 | Rapporten skal sikre, at sager bliver afsluttet. | Månedligt | Rigsarkivet |
3 | Denne rapport skal sikre, at sager er journaliseret med en sigende titel. | Månedligt | Rigsarkivet |
4 | Denne rapport skal sikre, at der ikke er dokumenter på systemskriveborde, der burde være gemt på en sag. Der skal laves en rapport på dokumenter uden sag. | Månedligt | Rigsarkivet |
5a | Denne rapport skal sikre, at alle dokumenter er gemt en uden password beskyttelse eller kryptering i en tilladt filtype | Månedligt | Rigsarkivet |
5b | Denne rapport skal sikre, at alle dokumenter kan konverteres til pdf. | Rigsarkivet | |
5c | Denne rapport skal sikre, at alle dokumenter kan konverteres til pdf. | Rigsarkivet | |
6 | Denne rapport skal sikre at alle sager, der indeholder personfølsomme oplysninger, er beskyttet af korrekte indblik. | Ugentligt | AU |
7a | Denne rapport skal sikre, at sagsbehandlere kun har rettigheder til det, der har arbejdsmæssig relevans. | Månedligt | AU |
7b | Denne rapport skal sikre, at sagsbehandlere kun har rettigheder til det, der har arbejdsmæssig relevans | Månedligt | AU |
8 | Kontakter uden indblik | Dagligt | AU |
9 | Sikre at medarbejdere, hvis ansættelse er ophørt, ikke har rettigheder | Dagligt | AU |
10 | Softdeletede dokumenter, der ikke har været arkiveret | Månedligt | AU |
11 | Sikre at dokumenter og sager softdeletes på rette baggrund | Månedligt | AU |
12 | Dokumenter, der er overført via Explorer, men er tomme | Månedligt | AU |
13 | Skjulte sager, dokumenter og kontakter | Månedligt | AU |
14 | Dokumenter har en sigende titel | Ugentligt | Rigsarkivet |
17 | Kontrollere rollebaserede AD-grupper, som bruges til tildeling af rettigheder efter den enkeltes rolle | Månedligt | AU |
Kontakt HR-IT supporten på hrit@au.dk eller på
Supporttelefon 871 50606
Åbningstider alle hverdage kl. 9-15
Du kan holde dig orienteret om planlagt nedetid eller driftsforstyrrelser, som påvirker Workzone, på Serviceinfo. Tilgå Serviceinfo her
Vejledning til brug af Serviceinfo samt opsætning af abonnement på meddelelser fra Serviceinfo, som vedrører Workzone, findes her: Find vejledning her