Superbrugerrollen

Alle superbrugere er medlem af en superbrugergruppe.

Der i skrivende stund fire ESDH-superbrugergrupper:

  • HR
  • Forskning og Eksterne Relationer
  • Uddannelse
  • Økonomi

 

Superbrugergrupper for institutterne, AU IT og Universitetsledelsens stab er under etablering.

Hver superbrugergruppe mødes minimum en gang pr. måned.

Superbrugerens opgaver er:

  • at kortlægge ESDH-arbejdsgange og udarbejde ensartede ESDH-processer
  • at yde first-level-support
  • at indmelde fejl til ESDH-supporten
  • at undervise eget fagområde
  • at udføre controlling
  • at omjournalisere akterede dokumenter

 

Kortlægning af arbejdsgange og processer

Det er superbrugergruppens opgave at kortlægge ESDH-arbejdsgange og udarbejde ensartede ESDH-processer samt udfærdige nødvendige brugervejledninger.

Når en proces er færdigudviklet, godkendt og dokumenteret af superbrugergruppen, er det den enkelte superbrugers ansvar at formidle processerne og oplære brugere, der er knyttet til superbrugeren.

Som superbrugergruppe har man beslutningskompetence inden for sit fagområde f.eks. HR. Hvis gruppens medlemmer ikke kan nå til enighed om udformning af ensartede processer på tværs af fakulteter, kan gruppen eskalere beslutningen til nærmeste VD-ledergruppe. Går processen på tværs af VD-områder og/eller institutter og superbrugergrupperne ikke kan nå til enighed, kan beslutningen eskaleres til Programstyregruppen igennem Programledelsen.

 

First-level-support

Det er superbrugerens opgave at yde first-level-support til de brugere, der organisatorisk er knyttet til superbrugeren, med mindre en anden fordeling er aftalt i superbrugergruppen. Eksempelvis yder superbrugeren på BSS Studier first-level-support til brugerne i BSS Studier.

First-level-support er hjælp til egne arbejdsgange, basisfunktioner eller kendte fejl, som superbrugerne har fået instruktion i, hvordan løses.

Eksempler på hjælp til egne arbejdsgange:

  • Hvordan bruges oplysningen Udfald på Uddannelse?
  • Hvordan bruges Bevillingsgiverfeltet på Økonomi?

 

Eksempler på hjælp til basisfunktioner:

  • Hvordan knytter man en part til en sag?
  • Hvordan opretter man en kontakt?
  • Hvordan kopierer man en sag via kopifunktionen?

 

Eksempler på kendte fejl:

  • Workzoneintegrationen til Officepakken forsvinder i forbindelse med Windows Update. Løsningen er at genstarte maskinen og lade Office opdateringen installere færdig.
  • Upload af dokumenter til sag via Stifinder kan give anledning til fejlbesked. Fejlbeskeden må ikke ignoreres, da den betyder, at dokumentet er uploadet tomt.

 

Indmeldelse af fejl

Hvis superbrugeren ikke kan løse brugerens problem, er det superbrugerens opgave at sikre at fejlen indmeldes korrekt til hrit@au.dk. Se vejledning til, hvordan fejl indmeldes til HR-IT support: https://medarbejdere.au.dk/fileadmin/www.medarbejdere.au.dk/hr/ESDH/Indmeldelse_af_fejl_til_HR-IT_support.pdf

Ovenstående er for at sikre, at superbrugeren får viden om fejl, der påvirker eget fagområde, og dermed kan hjælpe andre brugere fremadrettet.

 

Undervisning af eget fagområde

Det er superbrugerens opgave at undervise i fagområdets egne arbejdsgange og procedurer. Hertil kan superbrugeren låne uddannelsesmiljøet https://workzone-udd.uni.au.dk/, der ikke indeholder data. For at låne miljøet, skal superbrugeren bestille og koordinere med HR-IT igennem HR-IT supporten. Vær opmærksom på, at bestille miljøet i god tid.

HR-IT arrangerer løbende brugerbetalte grundkurser i Workzone. KMD forestår undervisning på grundkurserne. Tilmelding til et grundkursus sker via kursuskataloget for AU medarbejdere https://medarbejdere.au.dk/administration/hr/kompetenceudvikling/kurser/

 

Omjournaliseringen af akterede dokumenter

Hvis dokumenter er akteret på en forkert sag, har superbrugerne, som de eneste, rettigheder til at omjournalisere dem.

Superbrugeren har ikke rettigheder til at slette sager eller akterede dokumenter. Hvis sager eller dokumenter skal anonymiseres, skal brugeren sende en henvendelse til HR-IT supporten.

Anonymisering håndteres kun af HR-IT supporten.

 

Controlling

Det er superbrugergruppens ansvar løbende at kontrollere, at persondata er korrekt beskyttet via indblik. Det betyder, at superbrugergruppen med en fast frekvens skal gennemføre relevante søgninger, der kan afsløre manglende indblik på de sager, hvor det er påkrævet, f.eks. indblik på sager med personoplysninger.

Det er endvidere superbrugergruppens ansvar at sørge for at følge op på datadisciplin i brugen af ESDH-systemet inden for eget fagområde. 

Eksempler på datadisciplin:

  • alle nødvendige felter iht. en specifik proces er udfyldte
  • alle dokumenter er akterede
  • alle sager er afsluttet

 

Fratrædelse som superbruger

Hvis en superbruger fratræder eller ikke kan varetage rollen gennem længere tid, skal der udpeges en ny superbruger eller afløser.

Det er tovholderen for superbrugergruppen, der sikrer at en ny superbruger udpeges. Udpegningen sker i samspil med fagområdets ledergruppe.