Opgraderinger

Opgradering til Workzone 2020.3

Her vil du kunne læse om nyheder i systemet, når vi har gennemført opgraderingen d. 2. november 2020.

Find listen over kendte og løste fejl her: https://medarbejdere.au.dk/administration/hr/hr-systemer/esdh/kendte-fejl/

Nyheder og ændringer i Workzone 2020.3

Stifinderknappen er ændret 
Den virker nu både i Chrome og Edge. Stifinderknappen åbner ikke længere automatisk Stifinder, men genererer et link til sagen, som du selv skal sætte ind i din stifinder. Herefter kan du arbejde i sagen i Stifinder, som du plejer. Se en opdateret vejledning her XXXX

Sagsudskrifter 
Det er nu muligt at tilpasse sagsudskrifter, så de inkluderer kommentarer, revideringer mm. Se vedledning her XXX

Eksport til Excel sker i et nyt format
Første gang du åbner et Excelark, der er eksporteret med Workzone version 2020.3, skal du vælge sikkerhedsindstillinger, som vist herunder? + link til vejleding

HR Smartpost
Der er kommet en ekstra Smartpost-funktion, som bruges af HR. Spørg din superbruger, hvis du skal bruge den. 

Importer/eksport konfiguration
Den tidligere funktion "Indstilling → Importer konfiguration" erstattes af en ny funktion "Indstilling → Importér/Eksportér".
Med den nye funktion kan du eksportere din personlige opsætning ud i en fil og dele den med en anden bruger.
Du kan importere en personlige opsætningsfil. Bemærk, når du importer en personlig opsætning, bliver din egen opsætning overskrevet.
Se vejledning her XXXX

Læseadgangsfilter ændret
Når man filtrere indblik i kolonnen 'Læseadgang', vises de forskellige kombinationer af indblik, man har adgang til i Workzone.

Systembeskeder
Administratorer kan oprette systembeskeder for at informere eller advare brugere, der sidder i Workzone webklient.
Funktionen forventes at blive brugt til påmindelse om kommende opgraderinger eller lignende.

Feltet 'Reference' skifter navn til 'Tidligere sagnummer'
Feltet "Reference" skrifter navn til "Tidligere sagsnummer". Feltet bruges til at henvise til et tidligere sagsnummer f.eks. fra den historiske database https://workzoneh11.uni.au.dk/

Nyheder og ændringer i Workzone 2020.1

'Gå til'-knappen er flyttet 
Du finder den nu ved siden af Hjem-fanen - tryk på plustegnet og vælg 'Sag' 

Der er blevet ryddet op i gamle processer der har hængt i Workzone
Hvis du har modtaget SmartTask (mails fra Workzone Proces) fra før 7. oktober 2019 kan disse blot ignoreres og slettes.

Der er blevet ryddet op i processer, som ikke er registeret færdiggjort i Workzone
Nogle brugere vil opleve at modtage mails vedr. fejlede SmartPost-forsendelser fra afsender 'WorkZone, IT'.

Du modtager disse mails, fordi forsendelsen ikke er registeret som helt gennemført i Workzone. For at afslutte forsendelsen skal du klikke ’Udført’ i mailen.

Hvis du tidligere har annulleret processen, vil Udført ikke være aktiv og du har afsluttet processen korrekt. Du kan i dette tilfælde blot slette mailen og skal ikke foretage dig yderligere.

Når du klikker Udført skal du håndtere fejlen manuelt og dette gøres på følgende måde:

Undersøg, ved opslag på sagen, om du allerede har håndteret dette, dengang du sendte Smartposten ved enten at 

  • gensende Smartposten og denne gensendelse er gået godt (overordnet status = 'Gennemført' eller loggen indeholder et Eksternt ID) 
  • sende den på anden vis 

Hvis ikke dette er sket, er Smartposten ikke bekræftet leveret hos modtager og du bør vurdere, hvordan dette skal håndteres (fx. gensend til modtager med information om hvorfor?)

Du undersøger om en forsendelse er gennemført ved at gøre følgende

  1. Åbn sagen i Workzone, hvorfra forsendelsen er oprettet
  2. Åbn forsendelsesloggen
  3. Tjek hvorvidt der er registreret et eksternt ID i loggen.
  4. Tjek overordnet status i loggen
  5. Hvis der er flere forsendelseslogs på sagen, skal alle log tjekkes for punkt 3 og 4.

Hvis overordnet status = 'Gennemført' eller der et eksternt ID på én af sagens forsendelseslog, er brevet blevet bekræftet leveret til modtagers e-Boks og du skal ikke gøre mere.

Hvis overordnet status = 'Fejlet' eller der ingen eksternt ID er i sagens logs, er det ikke bekræftet, at brevet er blevet leveret til modtager. Undersøg, om du har sendt brevet på anden vis (f.eks. via mail) ellers er forsendelsen ikke bekræftet afleveret hos modtager.

Kolonnen indblik i søgeresultater

Kolonnen indblik har skiftet navn og hedder nu Læseadgang. 


Nye genvejstaster
Det er nu muligt at aktivere en søgning ved brug af enter-tasten. Tidligere skulle man bruge ctrl + enter.

Det er nu muligt at åbne en dropdown i et felt med piletasterne eller mellemrumstasten.


Versionsfane på dokumentside
Under versionsfanen på dokumentside kan du se og gendanne tidligere versioner er et dokument.

Noter er flyttet til detaljefane på sagssiden
Se den opdaterede vejledning til brug af noter her: Vejledning til notat

Fritekstsøgning i faner og lister
Øverst på alle faner og lister kan du nu finde feltet 'Søg i liste', hvor du kan indtaste søgekriterier i fritekst for at filtrere i den viste fane/liste. Søgningen aktiveres ved brug af enter-tasten.

Du kan rydde feltet 'Søg i liste' for at hente den ufiltrerede fane/liste igen.


Abonnement
Du kan oprette abonnementer på dine gemte eller delte søgelister og modtage meddelelser via mail, hvis der kommer nye elementer f.eks. sager eller dokumenter på disse lister: Vejledning til abonnement.

Masseregistrering af mails
Det er nu muligt at journalisere flere mail på én gang til samme sag: Vejledning til masseregistrering af mails.


Dokumenter i hierarki
Fanen 'Dokumenter i hierarkiet' er en ny fane, der kan tilføjes, når man er på en sag. Fanen viser alle dokumenter, der er ligger på sagen samt alle dokumenter, der er ligger til eventuelle undersager for den aktive sag.

SmartPost 
Du kan nu sende bilag som vedhæftede PDF-dokumenter i forsendelser, der sendes til e-Boks.

For at sende bilag som separate PDF-dokumenter skal du krydse af i 'Send vedhæftninger som separate dokumenter (kun e-Boks)' i dialogboksen, når du starter en Send SmartPost.

Bemærk, brevet og bilag vil stadig være samlet i ét dokument i Workzone: Vejledning til SmartPost.
 

Procesoversigt i Workzone
Tidligere var det kun muligt at tilgå procesoversigten i Outlook, men nu kan du tilgå procesoversigten i Workzones webklient.

Både i Outlook og i Workzone webklient kan du finde liste over processer 'Afventer mig', 'Mine aktive', 'Afventer min enhed'.

Find vejledninger om processer under punktet Workzone Proces på siden vejledninger

 

Fejl løst efter opgradering til 2020.1

  1. Søgning på sagsbehandler er ikke længere langsom eller giver fejl.
  2. Smartpost forsendelseslogs dannes nu korrekt selvom Eboks fejler.
  3. Pdf med billede af underskrift vises nu korrekt i viewer ved oprettelse af nye dokumenter.
  4. Dato på sagsudskrift og journalplan er nu korrekt (men på engelsk - ny fejl).
  5. Det tager lang tid at gemme søgninger med mange søgekriterier - kan ikke genskabes.
  6. Redigering af søgninger med ELLER (OR) i feltet Oplysninger ændrer sig ikke længere, når de redigeres.

Nyheder og ændringer i Workzone 2019.1

Ny brugergrænseflade

Workzone er blevet opdateret med en ny brugergrænseflade. Brugergrænsefladen er blevet mere hvid/lys, men langt de fleste af de kendte funktioner vil fortsat være på deres vante plads.

Fanebladenes farver (f.eks. gul for sag) er blevet erstattet med små ikoner, der repræsenterer indholdet af fanen. F.eks. er fanen med sag er nu vist med et mappeikon.

 

Obligatoriske felter er understreget med rødt og markeret med en rød stjerne. Det valgte felt, det felt der er i fokus, markeres med lyseblåt.

Søgninger

For hver sagskategori (f.eks. Studentersag) er der nu en tilhørende søgeside. Det samme gælder for kontaktsøgninger (f.eks. AU-Person).

Dashboard

Dashboardet bliver nulstillet. Hvis du har egne lister (gemte søgninger) skal disse hentes ind på Dashboardet igen.

Du kan finde en opdateret vejledning til Dashboard fra d. 7/10:

https://medarbejdere.au.dk/administration/hr/hr-systemer/esdh/vejledninger/

Standard opsætning

Der er lavet en forbedret standardopsætning, som sendes ud til alle brugere på AU. Det betyder, at alle brugere har den samme standardopsætning uanset hvilken afdeling, de tilhører.

Sagsnummer  

Nye sager vil blive oprettet med en ny sagsnummerstruktur. Tidligere var strukturen årstal-sagsgruppenr-løbenr. f.eks. 2019-22-000123.

Den nye struktur er årstal-løbenr f.eks. 2019-000456.

SmartPost

Information til brugere, der har brugt SmartPost i en tidligere version af Workzone: Det indikeres IKKE længere, om en part har e-Boks eller ej. Alle modtagere har et grønt ikon. Det er ikke længere muligt at sende via Strålfors.

Du kan i forsendelsesloggen se, hvordan dit brev er sendt: via digital post (e-Boks) eller lokal print.

Du kan finde en opdateret vejledning til SmartPost fra d. 7/10:

https://medarbejdere.au.dk/administration/hr/hr-systemer/esdh/vejledninger/

CVR-integration

Det er nu muligt at oprette en dansk virksomhedskontakt via CVR-nummer, som automatisk vedligeholdes.

Du finder en vejledning til, hvordan du opretter en virksomhed med CVR fra d. 7/10:

https://medarbejdere.au.dk/administration/hr/hr-systemer/esdh/vejledninger/

Dokumentklassifikation

Klassifikation er et nyt krævet felt i Workzone. Feltet markerer hvilken type data et dokument indeholder. Dette er en standard Workzone-funktion, der er indført i forbindelse med GDPR.

På Aarhus Universitet klassificeres data som hhv. offentlig data, interne data, følsomme data eller fortrolige data. Disse fire klassifikationer kan du finde i Workzones klassifikationsfelt.

Skanne direkte fra printer til Workzone udgår

Skanning af dokumenter direkte til Workzone, der kun har været tilgængelig på få lokationer, udgår med denne opgradering. Skan i stedet til din egen mail og journaliser derefter dokumentet fra Outlook.