Institut- og dekansekretariater

Opgave- og sagsgruppeoversigten er en fælles bruttoliste over typiske opgaver i forbindelse med institut- og dekansekretariaternes administration på Aarhus Universitet. Listen beskriver derfor ikke registreringspraksis i forbindelse med forskningsunderstøttelse.

Oversigten definerer, hvilken sagsgruppe den enkelte opgaver skal journaliseres i samt de typiske dokumenter på en sag.  Listen definerer ikke, hvem der løser en opgave, hvilket i tvivlstilfælde bør afklares lokalt. 

Oversigten er baseret på indmeldinger fra institut- og dekansekretariater på alle fem fakulteter. Indhold samt format er godkendt af projektgruppen i Projekt Udrulning af ESDH til institut- og dekansekretariater.

Oversigten opdateres løbende, og hvis der mangler opgaver på listen eller er forslag til forbedringer, kontakt tovholderen på dit fakultet

I søgefeltet kan du søge på opgaver. Du kan endvidere sortere rækkefølgen på kolonnerne ved at klikke på titlen.

Registreringspraksis for institut- og dekansekretariater

OpgaveJour-
nali-
sér?
Eksempler Sags-
gruppe
Sagsgruppetitel Typiske dokumenter
Adgangsblanketter på studerendeJAAdgangsblanketter, som studerende har udfyldt i forbindelse med adgang til bygninger, f.eks. Laboratorier, forsøgsstalde eller lign.359Anvendelse af lokaler, arealer og udstyr, diverseUdfyldte blanketter fra den studerende
AdjunktkurserJAAdjunktkurser244Pædagogiske kurser VIPDokumentation for kurser
Administrative projekter i institut- og dekansekretariater JAProjekt EDU IT, lokal implementering og organisering af WorkZone, Campus 2.0081Administrative projekter, konkreteAnsøgninger, bevillinger, projektbeskrivelser, afrapporteringer, anden relevant dokumentation
Advisory BoardJAAdvisory Board, diverse og møder021Interne udvalg og arbejdsgruppe, konkreteIndkaldelser, dagsordener, referater og bilag, dokumenter i.f.m. nedsættelse (f.eks. kommissorium), relevant korrespondance, anden relevant mødemateriale
Afdelingsmøder/personalemøderNEJAfdelingsmøde/personalemøde mhp almindelig koordination og videreformidling af information i afdelingen journaliseres ikke   
Afslag og invitationer fra instituttet på stillingerNEJJournaliseres ved den lokale HR-afdeling, som anonymiserer efter GDPR    
AftagerpanelJAAftagerpanel021Interne udvalg og arbejdsgruppe, konkreteDagsorden, bilag, referat, relevant korrespondance, anden relevant mødemateriale
Akademisk rådJAAkademisk Råd015Akademiskråd og institutforaDagsorden, bilag, referat, relevant korrespondance, anden relevant mødemateriale
AktindsigtJAAktindsigt062AktindsigtIndgående post/mail, besvarelse af henvendelse, sagsbehandling
Alkoholbevilling til studenterforeningJAAlkoholbevilling til studenterforening451Studenterorganisationer, konkreteDokumentation for sagsbehandling og relevant korrespondance i forbindelse med bevilling
AlumneforeningerJADrift af alumneforeninger752Alumne, konkrete aktiviteterAftaler og kontrakter
Andre ansattes bilag og kvitteringerNEJBilag og kvitteringer, der indeholder personoplysninger, må kun gemmes, indtil afregningen er godkendt. Herefter findes dokumenterne elektronisk i rejseafregningssystemet og skal slettes både i mailboks, på netværksdrev mm.  Se mere her.      
APV, ArbejdspladsvurderingJAFysisk og psykisk APV, flytte-APV, 236ArbejdspladsvurderingFysisk og psykisk APV. Diverse institutrelaterede dokumenter, inkl. handlingsplaner
ArbejdstidsaftalerJAfx Generelle timemodeller, og generelle aftaler om afvikling af timepukler, og andre aftaler på institutniveau201Personaleadministrative retningslinjer inkl. retningslinjer og procedurer

 

Aftaledokumenter og relevant korrespondance

Arbejds- og opholdstilladelser, dokumentation/afklaring af regler NEJJournaliseres ved den lokale HR-afdeling   
Arbejdsrelaterede lister - fx arbejdstøj, kontorplacering, udlån af arbejdsudstyrNEJArbejdsrelaterede lister kan placeres på fællesdrevet (O-drev) med en formålsbeskrivelse. Listerne skal holdes opdaterede og skal slettes, når der ikke længere er brug for dem. Se mere her   
ArbejdstilsynJAHenvendelser fra Arbejdstilsyn, projekter i forbindelse med arbejdstilsyn238Tilsyn, påbud og klassifikationIndgående post, besvarelse af henvendelser, bilag m.m.
Bestyrelsesfortegnelser for studenterforeningJABestyrelsesfortegnelser for studenterforening451Studenterorganisationer, konkreteDokumentation for bestyrelsesmedlemmer
Besøg af eksterne parterJABesøg af eksterne parter721Repræsentation og officielle begivenheder, konkreteProgram, aftale om besøg, relevant korrespondance i forbindelse med besøg
Budget - lokal sagsbehandlingJAlokale budgetprocesser, Institutinterne budgetter og regnskaber og individuelle aftaler af væsentlig økonomisk betydning/hvis de er direkte led i en sagsbehandling i en sag 111BudgetDokumenter i forbindelse med budgetter og relevant sagsbehandling
Campusudvikling/udvikling af faciliteterJACampusudvikling i Emdrup og Nobel311Fysisk planlægning Aarhus UniversitetIndkaldelser, dagsordener, referater og bilag, dokumenter i.f.m. nedsættelse (f.eks. kommissorium), afsluttende indstilling, indstillinger fra udvalg, relevant korrespondance
Censorkorps, eksterneJAOpgaver vedr. eksterne censorer542Eksterne censorkorpsKorrespondance i forbindelse med udpegning og relevant dokumentation
CensorformandskaberJAOpgaver vedr. censtorformandskab543CensorformandskaberKorrespondance i forbindelse med udpegning og relevant dokumentation
Censorer, interneJAOpgaver vedr. interne censorer544Interne censorerKorrespondance i forbindelse med udpegning og relevant dokumentation
CensortidsnormerJAOpgaver vedr. censtortidsnormer545CensortidsnormerKorrespondance og relevant dokumentation
Danmarks statistikJAHenvendelser fra Danmarks statistik o.lign.558Danmarks StatistikIndgående post, besvarelse af henvendelser, bilag m.m.
Danske Netværk, erfa-grupper medlemskaber o. lign. I DanmarkJAIndstilling og deltagelse i danske medlemsskaber og netværk 035Netværk, erfa-grupper medlemskaber o. lign.Dagsorden, bilag, referat, relevant korrespondance, anden relevant mødemateriale, Dokumenter der beskriver/bekræfter medlemsskabet
Data fra andre systemer som dokumentation i anden sagsbehandling, ikke ubehandlet udtræk eller rådataJASygefraværsstatistik, KPI, rapporter fra Vipomatic, AUHRA, løn eller lignende, ikke ubehandlet eller rådata fra andre systemer071Ledelsesinformation, konkretRapport samt dokumenter i forbindelse med sagsbehandling
DatabehandleraftalerJADatabeskyttelse, databehandleraftaler, videregivelseserklæringer734Rådgivning ifm. persondataretEvt. lokale tiltag iværksat af instituttet med henblik på databeskyttelse, konkrete aftaler
Delegationer, journalisering afJAAfhængigt af, hvilken kompetence, der uddelegeres. Sagsgruppen følger den uddelte kompetence    
DimissionsfesterJABachelor- og Kandidatdimissionsfester721Repræsentation og officielle begivenheder, konkreteIndbydelse og program
Eksterne formelle udvalgJAIndstiling og deltagelse i formelle, danske udvalg 033Øvrige danske udvalgDagsorden, bilag, referat, relevant korrespondance, anden relevant mødemateriale,
Erhvervsorienterede initiativerJAErhvervsorienterede initiativer731Samarbejde med andre myndigheder og erhvervslivet, konkreteDagsorden, bilag, referat, relevant korrespondance, anden relevant mødemateriale, rapporter, procesplaner
ErhvervsudvalgJAErhvervsudvalg021Interne udvalg og arbejdsgruppe, konkreteDagsorden, bilag, referat, relevant korrespondance, anden relevant mødemateriale
EvakueringsøvelserJAEvakueringsøvelser362BeredskabPlaner, afrapporteringer, rapporter
FakultetsledelseJAAktiviteter og møder i fakultetsledelsen014FakultetsledelseMøder i fakultetsledelsen; dagsorden, bilag, referat, relevant korrespondance, anden relevant mødemateriale, rapporter specifikt for fakultetsledelsen
Ferie – information fra medarbejderen om afholdelse af ferie/særlige feriedageNEJMailen gemmes i en sikret mappe på O-drevet frem til ferieårets afslutning. Se mere her.     
Fleks, nedskrivning afNEJHvis det har betydning for for ferie, udbetaling af overarbejde m.v., journaliseres det hos den lokale HR-afdeling.   
FleksskemaerNEJGemmes i en sikret mappe på O drevet, så længe der er et reelt behov. Derefter slettes oplysningerne. Se mere her.      
Fonde, legater, priserJAFonde, legater og priser på institut og fakultet, ansøgning, indstilling, sagsbehandling og afgørelse036Fonde, legater og priserStatutetter, forhandlingsmateriale, indstillinger, afgørelser
Forhandlinger med eksterne parterJAForhandlinger hvor instituttet er part. Sagsgruppe er relativt til forhandlingens emne Aftaler, kontrakter og kontraktudkast, inkl. korrespondance vedr. forhandling,    
FuldmagterJAUdstedelse af fuldmagter, fuldmagtsoverdragelse (adgang til bankkonto) fra et bestyrelsesmedlem til et andet, 142Disponeringsregler og fuldmagterDokumentation for udstedelse eller overdragelse af fuldmagt
Funktions- og opgavebeskrivelser, lokaleJADokumentation af aftalte, lokale funktionsbeskrivelser, som ikke gemmes hos HR. fx for Afdelingsadministratorer - generelle og uddannelse, campus-administratorer, forskningsprogram- og afdelingsledere, AC'ere, arbejdsdeling sekretariat201Personaleadministrative retningslinjer inkl. retningslinjer og procedurerDen faktiske funktionsbeskrivelse, relevante dokumenter i forbindelse med udarbejdelse af beskrivelsen
Habilitetsafgørelser i forbindelse med bedømmelses- og ansættelsesudvalgNEJJournaliseres ved den lokale HR-afdeling    
Henvendelser fra myndighederJAOfficielle henvendelser/kommunikation fra myndigheder/kommunikation064Diverse henvendelserIndgående post/mail, besvarelse af henvendelse, sagsbehandling
Henvendelser fra virksomheder, organisationer og privatpersonerJAHenvendelser fra virksomheder, organisationer og privatpersoner064Diverse henvendelserIndgående post/mail, besvarelse af henvendelse, sagsbehandling
HøringerJAHøringer061HøringerIndgående post/mail, besvarelse af henvendelse, sagsbehandling
Indkøb via udbudsaftaler - kaffemaskiner, kontrorartikler, computereNEJEnkelte indkøb hvor der er indgået udbudsaftale skal ikke journaliseres.    
Indsigelser/klager fra eksterne parter i forbindelse med ansøgningNEJJournaliseres ved den lokale HR-afdeling   
Indsigelser/klager fra medarbejdereNEJJournaliseres ved den lokale HR-afdeling
InstitutforumJAAktiviteter og møder i Institutforum015Akademiskråd og institutforaMøder i institutforum; dagsorden, bilag, referat, relevant korrespondance, anden relevant mødemateriale, rapporter specifikt for institutforum
InstitutionsakkrediteringJALokale institutprocesser afledt af institutionsakkreditering på AU515InstitutionsakkrediteringDokumentation for de lokale, institutprocesser på AU
InstitutledelsenJAInstitutledelsesmøder019Ledelse, diverseDagsorden, bilag, referat, relevant korrespondance, anden relevant mødemateriale
Institutpolitik -Lokale personalepolitikker, Retningslinjer, instrukser og vejledningerJAInstitutpolitik i forbindelse med arbejdstid, Flextid, dødsfald diverse arbejdsinstrukser på instituttet, klippekortsordning, Beskrivelse af puljer og administrative processer, Retningslinjer om arbejdstid og fravær Retningslinjer vedr. rejseomkostninger Kbh-Aarhus, Retningslinjer vedrørende opfølgning på afregning201Personaleadministrative retningslinjer inkl. retningslinjer og procedurerDokumentation for den faktiske politik, relevante dokumenter i forbindelse med indgåelse af politikken
Institutternes hvidbøgerJAHvidbøger i forbindelse med forskningsindsatser 719Forskningsformidling, diverseFaktisk hvidbog, materialer, procespaner, aftaler i forbindelse med udarbejdelse af hvidbog
International samarbejdsaftaler med uddannelsesinstituttionerJASamarbejdsaftaler med internationale universiteter561Aftaler og samarbejde med udenlandske institutionerDen faktiske aftale med universiterer, relevant korrespondance i forbindelse med aftalen
Internationale udvalg, medlemskaber og netværkJADeltagelse i internationale udvalg, medlemsskaber og netværk034Internationale udvalg, medlemskaber og netværkDagsorden, bilag, referat, relevant korrespondance, anden relevant mødemateriale, indstilinger og ansøgninger, Dokumenter der beskriver/bekræfter medlemsskabet,
Interne udvalg og arbejdsgrupperJAArbejdsgrupper og udvalg på institut- og dekansekretariater 021Interne udvalg og arbejdsgruppe, konkreteIndkaldelser, dagsordener, referater og bilag, dokumenter i.f.m. nedsættelse (f.eks. kommissorium), afsluttende indstilling, indstillinger fra udvalg
KompetenceudviklingJAAftale med kursusudbyder/underviser, lovgivning af kurser, rapporter246Aftaler med eksterne undervisere og kursusstederKonkrete aftaledokumenter og relevant korrespondance i forbindelse med indgåelse af aftale.
Kompetenceudvikling Baggrundsinformation/-dokumentation til sekretariatsleders afrapportering til fakultetsledelsenJADokumentation og overblik over kompetenceudvikling. Ikke rådata/ubehandlet, men som led i anden sagsbehandling071Ledelsesinformation, konkret Rapport samt dokumenter i forbindelse med sagsbehandling
Kompetenceudviklingspulje, ansøgning, tildeling/afsalg til interne puljerJAUdbud og ansøgning om konkrete kompetenceudviklingsmidler.245Kompetencemidler, administration afOpslag, ansøgning og afgørelser i forbindelse med kompetencemidlerne.
KonferencerJAPlanlægning og afvikling af konferencer og seminarer afholdt af instituttet, videostreams713KonferencerMateriale i forbindelse med konferencer, aftaler med oplægsholdere, budgetter, regnskab, program, afrapporteringer, relevant korrespondance, håndbog, standarddokumenter, samtykkeerklæringer i forbindelse med optage og publicere indhold, standarddokumenter, deltagerlister hvis der er givet tilsagn om opbevaring, m
Konkrete stillingsopslagNEJKonkrete stillingsopslag journaliseres via Emply
Kontrol af indblikNEJ
KrænkelsessagerNEJJournaliseres ikke på instituttet, men ved Personalejura eller Uddannelsesjura, når der oprettes en egentlig disciplinærsag
Kvinder i forskningJAProjekt, Kvinder i forskning206Ligestilling og mangfoldighedDokumentation af tiltag inden for projektet, konkrete projekter, indstillinger, prioritering af projekter, projektplaner og afrapporteringer
LAMU/FAMUJALAMU/FAMU-møder232Lokale arbejdsmiljøudvalg, FAMU/LAMUDagsorden, bilag, referat, rapporter udarbejdet af gruppen/udvalget
Ledelsesfora, lokaleJASektionsråd, sekreatariat, dekanatsmøde, tværgående ledelsesgrupper, driftledelsesgrupper, fagområde- og forskningsledelse019Ledelse, diverseDagsorden, bilag, referat, relevant korrespondance, anden relevant mødemateriale
LokaleudlånJALokaleudlån på instituttet til private/eksterne formål352Kortvarigt udlån/udleje af lokaler og udstyr mod godtgørelseDokumentation for udlån af lokale, aftale, relevant korrespondance
LSUJALSU-møder og aktiviteter263Lokale samarbejdsudvalgDagsorden, bilag, referat, rapporter og tiltag udarbejdet af gruppen/udvalget
Lønoplysninger/lønsedler, som er led i sagsbehandlingNEJJournaliseres ved den lokale HR-afdeling eller i Løn
Lønoplysninger mv. til brug for de årlige lønforhandlingerNEJGemmes i en sikret mappe på O-drevet, indtil lønforhandlinger er afsluttet. Derefter slettes oplysningerne.  Se mere her.  
Manuelle rejseafregninger på studerendeNEJDokumentation og udbetaling foregår via RejsUd
Notater, fra samtaler og møder, hvis disse har betydning for sagsbehandling NEJ/JA

Det afhænger af, hvem der har ansvar for sagsbehandlingen Nej: Hvis det er HR, der er ansvarlig, har de også journaliseringspligten.

JA: Hvis det er instituttet, der har sagsbehandlingen, har de pligten. Her følger sagsgruppen sagens emne.

OmsorgsdageNEJEn mail med information om omsorgsdage kan gemmes i en sikret mappe på O-drevet frem til udløbet af kalenderåret (januar måned). Derefter slettes oplysningerne. Se mere her.  
Organisationsudvikling, temadageJAOrganisationsudvkling, temadage251Organisationsudvikling, konkrete opgaver og projekterDokumentation for proces, handlingsplaner som resultat af proces
Personlige bekræftelser på ansættelse ved. Dobbbelt pas eller særlige omstændighederNEJJournaliseres ved den lokale HR-afdeling
Private lister - fx fødselsdagslister og brødlisterNEJKollegiale initiativer af denne slags er frivillige og anses som privat. Derfor er de ikke omfattet af databeskyttelsesreglerne. Det anbefales, at man tydeliggøre på listerne, at deltagelse af frivilligt. Listerne skal holdes opdaterede og skal slettes, når der ikke længere er brug for dem. Listerne kan opbevares på fællesdrevet (O-drevet) eller på det personlige drev (U-drev).   
Puljer og eksterne bevillinger, statsligeJAAnsøgning og modtagelse af statslige bevillinger/puljemidler131Statslige bevillinger, administration afAnsøgning, afgørelse og administration af eksterne midler
Puljer og eksterne bevillinger, privateJAAnsøgning og modtagelse af private bevillinger eller puljemidler132Private bevillinger, administration afAnsøgning, afgørelse og administration af eksterne midler
Puljer og eksterne bevillinger, udenlandskeJAAnsøgning og modtagelse af udenlandske bevillinger/puljemidler133Udenlandske bevillinger, administration afAnsøgning, afgørelse og administration af eksterne midler
Puljer og eksterne bevillinger, EUJAAnsøgning og modtagelse af EU bevillinger/puljemidler/kontrakter134EU-kontrakter/bevillinger, administration afAnsøgning, afgørelse og administration af eksterne midler
Puljer og eksterne bevillinger, AUFFJAAnsøgning og modtagelse af AUFF bevillinger/puljemidler 135AUFF, administration afAnsøgning, afgørelse og administration af eksterne midler
Registrering i andre systemer, Korrespondance omkring NEJKorrespondance omkring sygdom, ferie, andet fravær, tidsregistrering. Kan gemmes i Outlook/på drev indtil perioden er afrapporteret, hvorefter det bør slettes
RegnskabsbilagNEJRegnskabsbilag skal som udgangspunkt gemmes i 5 år. Hertil bruges RejsUd/Indfak. For specifikke projekter kan der være krav om, at regnskabsbilagene gemmes længere. Hvis bilagene indeholder yderligere oplysninger, ud over de oplysningerne der tastes ind i REJSUD/Indfak, anbefales det, at disse oplysninger vedhæftes. Når et bilag er indscannet og vedhæftet fx en rejseafregning, kan det smides ud. Hvis det skulle vise sig, at indscanningen ikke kan læses, vil en tro og love erklæring være gyldig dokumentation.
Rejser/forsikringkortNEJJournaliseres ved Rejseenheden, AU Økonomi
Rekruttering af E-moderatorer (studentermedhjælpere)NEJJournaliseres ved den lokale HR-afdeling
Relevansbeskrivelser, som potentielle kandidatstuderende skal lave i forbindelse med optagelse JARelevansbeskrivelser, som potentielle kandidatstuderende skal lave i forbindelse med optagelse 471KandidatRelevansbeskrivelser for de enkelte ansøgere og vurderinger heraf, bør oprettes som personsag
Retningslinjer, instrukser og vejledninger, lokaleJADokumentation af opgavebeskrivelser051Retningslinjer, instrukser og vejledningerOpgavebeskrivelser, fx Håndhævelse af deadline, Opgaver og processer ved ansættelser forlængelser og ophør, Retningslinjer for godkendelse af personer med ulønnet tilknytning, Retningslinjer udgifter ift. censorer
RigsarkivJAAflevering og korrespondnce omkring aflevering til Rigsarkiv081Administrative projekter, konkreteKorrespondance, dokumentation, procesplaner, status, kvitteringer
Samarbejdsaftaler, eksterne parterJA Samarbejde med andre myndigheder og erhvervslivet/virksomheder731Samarbejde med andre myndigheder og erhvervslivet, konkreteSelve aftalen/kontrakten og evt. ændringer
Samarbejdsaftaler, internationale universiteterJAMoU, aftaler om forskerudveksling eller andet samarbejde.561Aftaler og samarbejde med udenlandske institutionerDen faktiske aftale med universitetet, relevant korrespondance i forbindelse med aftalen
Samtykkeerklæring JaSamtykke i forbindelse med billeder og videoer734Rådgivning og aftaler ifm. persondataretSamtykkeerklæringen
Serviceaftaler - bestilling af varer/ydelser under serviceaftalerNEJ
Serviceaftaler (f.eks. planteservice, kaffemaskine)JAServiceaftaler (f.eks. planteservice, kaffemaskine, kaffe, vand)152Indkøbsaftaler - udbudDokumentation for den faktiske aftale, korrespondance i forbindelse med indgåelse af aftale
Stipendier, (holdbaseret) til studerendeJARejser til arkivbesøg036Fonde,Legater og priserAnsøgninger og svar på ansøgning, dokumentation for tildeling
StrategiJAStrategiprocesser på institut og fakultet, udvikling, evaluering og opfølgning041StrategiProcesdokumentation, endelige strategier, godkendelser, udmøntningsdokumenter
Strålebeskyttelse, farligt godsJAStrålebeskyttelse, farligt gods361Påbud og myndighedskrav
StudiestartJAStudiestartsarrangementer441Studieinformation, materiale, informationsmøder osv.Aftaler med RUS-sekretærer, RUS-arrangementer, aftaler med eksterne om tilstedeværelse i forbindelse med RUS-arrangementer (skal tilkobles som part) Budgetter (inkl. personnavne), regnskaber (inkl. personnavne), lokaleoversigt, rammedokumenter og Tutorkontrakter (er instituttets tillæg til ansættelseskontrakter - bør måske gemmes med den studerende som part i form a studienummer eller AUID?) og måske deres lønsedler - da der er tale om personoplysninger, skal de måske have deres egne sager og sagsgruppe
Studiestatistik STÅ, bestand og færdiguddannedeJARapporter om STÅ, bestand og færdiguddannede til brug på institut eller dekanat, ikke ubehandlet eller rådata fra andre systemer552STÅ, bestand og færdiguddannedeRapport samt dokumenter i forbindelse med sagsbehandling
Studiestatistik Optag, ansøgning og rekrutteringJARapporter om Optag, ansøgning og rekruttering til brug på institut eller dekanat, ikke ubehandlet eller rådata fra andre systemer553Optag, ansøgning og rekrutteringRapport samt dokumenter i forbindelse med sagsbehandling
Studiestatistik Frafald, effektivitet og eksamenJARapporter om Frafald, effektivitet og eksamen til brug på institut eller dekanat, ikke ubehandlet eller rådata fra andre systemer554Frafald, effektivitet og eksamenRapport samt dokumenter i forbindelse med sagsbehandling
Studiestatistik BeskæftigelsesstatistikJARapporter om Beskæftigelsesstatistik  til brug på institut eller dekanat, ikke ubehandlet eller rådata fra andre systemer555BeskæftigelsesstatistikRapport samt dokumenter i forbindelse med sagsbehandling
Studiestatistik InternationaliseringJARapporter om Internationalisering til brug på institut eller dekanat, ikke ubehandlet eller rådata fra andre systemer556 InternationaliseringRapport samt dokumenter i forbindelse med sagsbehandling
Sygdom - information fra medarbejderen/kollegaen om egen sygdom og/eller børns sygdomNEJMailen slettes som udgangspunkt efter tastning i AUHRA. Må maksimalt opbevares i 30 dage efter modtagelsen. Ved forventet langtidssygemelding (over 30 dage) sendes mailen til HR til journalisering. Se mere her.  
SygefraværsreferatNEJJournaliseres ved den lokale HR-afdeling
Sygefraværssamtaler uden HR-bisidderNEJJournaliseres ved den lokale HR-afdeling
Talentbeviser til indskrevne bachelor- og kandidatstuderende NEJFormelle talentbeviser som indgår som del af uddannelsesforløb skal journaliseres af studieadministrationen
Tilsyn, påbud og klassifikationJAHenvendelser og påbud fra tilsyn, projekter i forbindelse med tilsyn238Tilsyn, påbud og klassifikationIndgående post, besvarelse af henvendelser, bilag m.m.
Timetælling NEJ
Timesedler for timelønsansatteNEJSlettes efter tastning. Se mere her.  
Tro og love erklæringerJASagsgruppe er afhængig af, hvad erklæringen vedrører.
UdbudsprocesJAIndkøbs-/udbudsprocessen i forbindelse med større indkøb152Indkøbsaftaler - udbudDokumentation af udbudsproces, resultat af proces, indgåede aftaler
UddannelsesforumJAAktiviteter i forbindelse med Uddannelsesforum503UddannelsesforumMødemateriale, processer i forbindelse med Uddannelsesforum
Uddannelsesplaner for ansatte eleverJAKonkrete uddannelsesplaner271Elever og lærlinge, konkrete tiltagDen godkendte uddannelsesplan og relevant korrespondance
Udpegning af eksterne medlemmer til bedømmelsesudvalg i forbindelse med phd-forsvarJAUdpegning af eksterne medlemmer til bedømmelsesudvalg i forbindelse med phd-forsvar641Ph.d. studieprogrammerkorrespondance i forbindelse med udpegning og relevant dokumentation
Udpegning af eksterne medlemmer til bedømmelsesudvalg i forbindelse med ansættelse af VIPJAUdpegning af eksterne medlemmer til bedømmelsesudvalg i forbindelse med VIP- ansættelser216Rekruttering af videnskabeligt personaleKorrespondance i forbindelse med udpegning og relevant dokumentation
Udpegning til eksterne udvalg o.lign. JAUdpegning af deltagegere til eksterne udvalg.031Udpegninger til eksterne udvalg, bestyrelser og arbejdsgrupperDokumenter i forbindelse med indstilling og udpegning
Vagtplaner, Lister over NEJI forbindelse med udbetaling, skal der udfyldes en blanket med henvisning til udbetaling. Blanketten journaliseres ved Løn.
VisaansøgningerNEJJournaliseres ved den lokale HR-afdeling
Æresdoktor ved AUJAÆresdoktor ved AU653ÆresdoktorgradenTildeling af grad, relevant korrespondance og dokumentation
Åbent hus-arrangementer med henblik på rekrutteringJAU-days eller institutspecifikke arrangementer441Studieinformation, materiale, informationsmøder osv.Program, Budget og regnskaber, aftaler med eksterne leverandører (skal tilføjes som parts, relevant korrespondance
Årsrapporter - forskningJAÅrsrapporter i forbindelse med forskningsindsatser719Forskningsformidling, diverse
Årsrapporter -økonomiJAÅrsrapporter i forbindelse med økonomisk afrapportering143Årsrapport
UddannelsesstrategiJAStrategier for uddannelser på institut og/eller fakultet 511Uddannelsesstrategi og -planlægning Procesbeskrivelser, procesdokumentation, høringsmaterialer, godkendte strategier