Til superbrugere

Superbrugerrollen

Superbrugerens opgaver er:

  • at yde first-level-support
  • at indmelde fejl til ESDH-supporten
  • at introducere nye kollegaer til Workzone samt eget fagområdes praksis
  • at udføre controlling
  • at omjournalisere akterede dokumenter
  • at bidrage til kortlægning af ESDH-arbejdsgange og udarbejdelse af ensartede ESDH-processer i samarbejde med andre superbrugere inden for området

First-level-support

Det er superbrugerens opgave at yde first-level-support til de brugere, der organisatorisk er knyttet til superbrugeren, med mindre en anden fordeling er aftalt i superbrugergruppen. Eksempelvis yder superbrugeren på BSS Studier first-level-support til brugerne i BSS Studier.

First-level-support er hjælp til egne arbejdsgange, basisfunktioner eller kendte fejl, som superbrugerne har fået instruktion i, hvordan løses.

Eksempler på hjælp til egne arbejdsgange:

  • Hvordan bruges oplysningen Udfald på Uddannelse?
  • Hvordan bruges Bevillingsgiverfeltet på Økonomi?
  • Hvordan journaliseres en sag om institutledelsesmøde?


Eksempler på hjælp til basisfunktioner:

  • Hvordan knytter man en part til en sag?
  • Hvordan opretter man en kontakt?
  • Hvordan kopierer man en sag via kopifunktionen?
  • Hvordan bruger man påmindelser?

Eksempler på kendte fejl:

  • Workzoneintegrationen til Officepakken forsvinder i forbindelse med Windows Update. 
  • Upload af dokumenter til sag via Stifinder kan give anledning til fejlbesked. 
  • Fejlmeddelelse: Web exception

Ovenstående er for at sikre, at superbrugeren får viden om fejl, der påvirker eget fagområde, og dermed kan hjælpe andre brugere fremadrettet.  

Indmeldelse af fejl

Hvis superbrugeren ikke kan løse brugerens problem, er det superbrugerens opgave at sikre at fejlen indmeldes korrekt til HR Data og Digitalisering på support.au.dk . Se vejledning til, hvordan fejl indmeldes

Introducere nye kollegaer til WorkZone og processer i eget fagområde

Det er superbrugerens opgave at introducere nye kollegaer til WorkZone samt fagområdets egne arbejdsgange og procedurer.

Hertil kan superbrugeren låne uddannelsesmiljøet https://workzone-udd.uni.au.dk/, der ikke indeholder data. For at låne miljøet, skal superbrugeren bestille og koordinere med HR Data og Digitalisering igennem supporten. Vær opmærksom på, at bestille miljøet i god tid.

HR Data og Digitalisering arrangerer løbende brugerbetalte grundkurser i Workzone.  Tilmelding til et grundkursus sker via kursuskataloget for AU medarbejdere

Omjournalisering af akterede dokumenter

Hvis dokumenter er akteret på en forkert sag, har superbrugerne, som de eneste, rettigheder til at omjournalisere dem.

Superbrugeren kan slette sager og akterede dokumenter. Hvis sager eller dokumenter skal anonymiseres, skal brugeren sende en henvendelse til HR Data og Digitalisering-supporten.

Anonymisering håndteres kun af HR Data og Digitalisering-supporten.

Controlling

Formålet med controlling-opgaven er at sikre fortrolighed, integritet og tilgængelighed for de dokumenter, der journaliseres i AUs ESDH-system WorkZone. Dette gælder i forhold til interne brugere på AU, men også i forhold til eksterne parter, der kunne ønske at bede om indsigt i konkrete sager eller egen persondata.

Derfor er AU forpligtiget til løbende at sikre, at data i WorkZone er af en sådan kvalitet, at vi sikrer højst mulige niveau af fortrolighed, integritet og tilgængelighed. Dette gøres via data-controling.

På dette link kan du se mere information omkring Controllingopgaven

Bidrage til kortlægning af arbejdsgange og processer

Det er superbrugergruppens opgave at bidrage til kortlægning af ESDH-arbejdsgange og udarbejde ensartede ESDH-processer samt udfærdige nødvendige brugervejledninger. Opgaven løses med udgangspunkt i eget forvaltningsområdet og kan understøttes af ESDH-teamet.

Når en proces er færdigudviklet, godkendt og dokumenteret af superbrugergruppen, er det den enkelte superbrugers ansvar at formidle processerne og oplære brugere, der er knyttet til superbrugeren.

Som superbrugergruppe har man beslutningskompetence inden for sit fagområde. Hvis gruppens medlemmer ikke kan nå til enighed om udformning af ensartede processer, kan gruppen eskalere beslutningen. Går processen på tværs af VD-områder og/eller institutter og superbrugergrupperne ikke kan nå til enighed, kan beslutningen eskaleres til Programstyregruppen igennem Programledelsen.

Fratrædelse som superbruger

Hvis en superbruger fratræder eller ikke kan varetage rollen gennem længere tid, skal der udpeges en ny superbruger eller afløser.

Det er tovholderen for superbrugergruppen, der sikrer at en ny superbruger udpeges. Udpegningen sker i samspil med fagområdets ledergruppe.

Kom godt i gang som Superbruger - Superbrugerkursus til nye superbrugere

Nye superbrugere har mulighed for at komme på kursus, hvor der kan stilles spørgsmål til rollen som superbruger samt få dybere systemkendskab, så det er muligt at varetage rollen som superbruger.

Forudsætninger

Deltageren skal være udpeget som superbruger i egen organisation. Deltageren skal derfor have tildelt superbrugerrettigheder før kurset. Nærmeste leder eller ESDH-tovholder/koordinator for området kan bestille det ved HR Data og Digitalisering, support.au.dk.    

Det forventes endvidere, at deltageren har grundlæggende kendskab til journalisering samt standardfunktioner for at kunne journalisere i WorkZone.

Kurset gennemgår derfor ikke standardfunktionalitet som introduktion til journalisering, præsentation af grænseflade, oprettelse og afslutning af sager, deling af sager, journalisering af dokumenter fra drev, Word og Outlook samt fremsøgning af sager.

Kursusmål og målgruppe

Introduktion til rollen som superbruger samt funktioner i WorkZone, der gør deltageren i stand til at varetage rollen som superbruger.

Kurset er henvendt til alle nye superbrugere i WorkZone på tværs af AU, hvorfor kurset er et standardkursus.

At være superbruger er en læringsproces, hvorfor det ikke forventes, at deltageren går fra kurset og kan udføre alle opgaver med det samme. Det anbefales derfor, at superbrugeren hurtigst muligt bliver inkluderet i det relevante superbrugernetværk, hvor tovholderen/koordinatoren kan introducere til forvaltningsområdespecifikke opmærksomhedspunkter.

Kurset bør endvidere følges op af en dialog med nærmeste leder om, hvordan superbrugeren bedst kommer i gang med at løse sine opgaver.

Kursusindhold

Kurset består af to dele:

  1. Introduktion til rollen som superbruger
    1. ESDH-organisering på AU
    2. Superbrugerens rolle og opgaver,
      1. 1st level-support   
      2. Indmelding af fejl til 2nd level support og samarbejde med ESDH-teamet
      3. Controlling
    3. Superbruger i egen organisation
    4. Hvordan kommer jeg i gang – leder og kollegaer
    5. Oplæring af nye slutbrugere: sidemandsoplæring og/eller undervisning
  2. Superbruger-funktioner i WorkZone
    1. Controlling
    2. Søgninger
    3. Tilpasning af dashboard
    4. Masseret
    5. Abonnement
    6. Sletning af sager
    7. Specifikke ønsker?

Udstyr på kurset

Kurset afvikles online

Egen pc.

Varighed
Kl 8.30-14.30

Sted

Online

Underviser

ESDH-teamet

Kursuskalender og Tilmelding

KursusdatoTilmeldingsfrist
28. juni 202124. juni 2021, kl. 12.00
27. august 2021 23. august 2021, kl. 12.00
24. september 2021 20. september 2021, kl. 12.00
29. oktober 2021 25. oktober 2021, kl. 12.00
14. december 202110. december 2021,  kl. 12.00  

Du kan tilmelde dig på AU Serviceportal under Forespørgsel - WorkZone

På serviceportalen: Vælg 'Andet' --> Vælg 'Nej, jeg vil gerne bede om noget' --> Søg på 'WorkZone' --> Vælg 'Forespørgsel - WorkZone'.


Hvis der ved tilmeldingsfristen ikke er tilmeldinger, bliver kurset ikke afviklet. 

Controlling

Hvorfor controlling

Formålet med controlling-opgaven er at sikre fortrolighed, integritet og tilgængelighed for de dokumenter, der journaliseres i AUs ESDH-system WorkZone. Dette gælder i forhold til interne brugere på AU, men også i forhold til eksterne parter, der kunne ønske at bede om indsigt i konkrete sager eller egen persondata.

Derfor er AU forpligtiget til løbende at sikre, at data i WorkZone er af en sådan kvalitet, at vi sikrer højst mulige niveau af fortrolighed, integritet og tilgængelighed. Dette gøres via data-controling.

ESDH-teamet udfører løbende 18 forskellige controlling-opgaver, hvor du bliver kontaktet, hvis der er behov for rettelser.

 

De controlling-opgaver som du som superbruger skal udføre, er centreret omkring den data, der er specifik for din afdeling og understøtter lokale aftaler omkring registreringspraksis for dokumenter og sager. ESDH-teamet har ikke kendskab til lokale aftaler, hvorfor data bedst kontrolleres lokalt.

Det anbefales, at du sammen med din leder melder ud, evt. på et afdelingsmøde, at controlling-opgaven er en opgave, du udfører efter aftale med din leder, hvorfor samt hvad opgaven indeholder.

Derudover anbefales du fast at afsætte tid i din kalender, så opgaven ikke skubbes foran og vokser for dig og dine kollegaer.

 

Oversigt over kontroller

Som superbruger skal du som minimum udføre følgende kontroller:

KontrolHyppighedVejledning
Medlemmer af indblikssgrupper  MånedligtVejledning til kontrol af medlemmer af indbliksgrupper
Indblik på sagerUgentligtVejledning til Indblik på sager

Du anbefales at lave nedenstående kontrol:

KontrolHyppighedVejledning
Korrekte metadata ift. lokal registreringspraksisMånedligtVejledning til Kontrol af metadata

Testmiljø og Uddannelsesmiljø

Testmiljø

Workzone testmiljø er en klon af produktionsmiljøet fra maj 2019. Miljøet bruges til at teste nye funktioner og arbejdsgange inden de implementeres i produktionsmiljøet.

Adgang til testmiljøet
Superbrugere får automatisk adgang til testmiljøet.

Det samme gælder integrationsejere f.eks. Studieblanketten, Bevisløsningen og Medarbejderstamkortet.

Brugere, der skal teste funktion og arbejdsgange, kan få midlertidig adgang til testmiljøet. Opret en forespørgsel til Workzone via supportportalen (LINK) og angiv formål og hvor længe der er brug for adgang.

Office og Stifinder
Hvis der er brug for at teste Office-programmerne og Stifinder med Workzone testmiljø, skal man have installeret og bruge Horizon Client. For at få installeret Horizon Client kan du rette henvendelse til din lokale it-support eller følge denne vejledning: medarbejdere.au.dk/fileadmin/www.medarbejdere.au.dk/hr/ESDH/VEJL_Horizon_Client_installationsguide.pdf 

_________________________________________________________________________________________________

Uddannelsesmiljø

Workzone uddannelsesmiljø er en tom Workzone, der kan bestilles til undervisning f.eks. når en superbruger skal undervise brugere i en afdeling.

Hvordan bestiller jeg miljøet?
Du bestiller miljøet til undervisning ved at oprette en forespørgsel til Workzone via supportportalen (LINK)

Her skal du angive, hvornår du skal bruge miljøet og hvor mange brugeradgange, du har brug for til din undervisning.

Dette er for at sikre, at miljøet kan blive nulstillet og være tomt til næste undervisningsforløb.

Vi anbefaler, at du senest bestiller 10 dage før afvikling af din undervisning.

Hvordan får jeg adgang?
Både underviser og kursister får udleveret en bruger, som de skal logge ind med på en Horizon Client. Disse brugere er beregnet til uddannelsesmiljøet.

Inden undervisningen skal underviser og kursister have installeret Horizon Client på deres computer. For at få installeret Horizon Client kan brugerne få hjælp ved den lokale it-support eller følge denne vejledning: medarbejdere.au.dk/fileadmin/www.medarbejdere.au.dk/hr/ESDH/VEJL_Horizon_Client_installationsguide.pdf