FAQ - Medarbejderstamkortet

Ofte stillede spørgsmål til Medarbejderstamkortet

 

Du vil på denne side, finde relevante FAQ vedrørende Medarbejderstamkortet.

Siden vil løbende blive opdateret med de nyeste FAQ.

 

NYHED: Vedr. dødsfald. Se mere under Diverse i Medarbejderstamkortet.

Diverse i Medarbejderstamkortet

NY: Slutdato med tilbagevirkende kraft

Det er nu muligt at sætte en slutdato på 40 dage tilbage i tid.

NY: Se fremtidige ændringer 

Ved arbejdsrelationer med fremtidige ændringer, er det nu muligt at føre musen henover og dermed vises de fremtidige ændri­nger der er registeret. Funktionen viser fremtidige ændringer som stillingstype, enhed og timetal. Andre ændringer vises som "ændres et ukendt felt".

Sådan skifter man stilling på samme institut eller VD-område

Opret den nye stilling og luk den "gamle" stilling. 

Det er vigtigt at det er i den rækkefølge ellers vil der kommer et 'hul' i ansættelsen.

Hvordan får medarbejderen besked om sin nye mailadresse?

I Personoplysninger klikkes på AFSEND it-velkomstmail. Det sender en e-mail til personen med informationer om hvordan de logger sig på mit.au.dk

Krav: Mailadresse i Private kontaktoplysninger skal være udfyldt.

Kommer der et felt, hvor man kan angive MUS-leder / daglig personaleleder / kontaktperson?

MUS-leder felt har været vendt i projektet, men det gav ikke mening, da MUS-modulet i AUHRA ikke SKAL anvendes, men er et MUS-system der stilles til rådighed for institutterne.

Hvordan fortryder jeg en oprettelse af en arbejdsrelation? 

Det kan du ikke i Medarbejderstamkortet  - du skal oprette en supportsag hos HR Data og Digitalisering via AU's Serviceportal

Bliver det muligt i stamkortet at advisere andre medarbejdere om, at der er lavet en oprettelse?

Den funktion er ikke tænkt ind i Medarbejderstamkortet i dag. 

Hvordan informeres IT om nye medarbejdere?

Opgang/nedgang i tid i Medarbejderstamkort ved fastansat

Ved nedgang eller opgang i tid angiver ”ikrafttrædelsesdatoen ” start datoen for den ønskede opgang/ned i tid. Hvis man allerede på forhånd ved hvornår opgang/nedgangen i tid slutter, angives dette i ”bemærkningsfeltet” til slut. Så vil HR i HR-Løn lægge en slutdato for op/ned i tid.

Kan jeg udtrække en liste over de ansattes nærmeste pårørende?

Det er endnu ikke muligt at udtrække en liste over en afdelings ansattes nærmeste pårørende. Det er dog på listen over ønsker til Medarbejderstamkortet.

Dødsfald

Ved en medarbejders dødsfald skal der IKKE gøres noget i Medarbejderstamkortet.

IDM får besked fra CPR Registret om dødsfaldet og det starter et automatisk lukning i IDM. Det betyder at personen lukkes ned i PURE, Mailkontakter, telefonlisten og andre systemer der trækker på IDM f.eks. Adgangskortet.HR får besked fra nærmeste leder. HR sætter slutdato for lønforholdet i HR LØN (det vil være den sidste dag i måneden for en fastansat medarbejder)

Læs: http://medarbejdere.au.dk/administration/hr/afsked/doedsfald/

FAQ vedr. Fortrolighedsflaget

FAQ vedr. Fortrolighedsflaget i Medarbejderstamkortet

Derfor er der fortrolighed

Ved oprettelse af en arbejdsrelation vil fortrolighedsflaget default være ’Ja’ Den er sat til ’Ja’ således at den kommende medarbejder ikke kan ses i mailkontakter, telefonlisten eller i PURE.

Ændring af fortrolighed

Fortroligheden ophæves automatisk på startdatoen. Hvis den skal ophæves inden, kan man sætte den til Nej’ her skal man være opmærksom på, at den ikke kan sættes tilbage til ’Ja’, og medarbejderen er nu synlig med den nye arbejdsrelation i AU’s i mailkontakter, telefonlisten eller i PURE og resten af omverden. Derfor skal det altid være ’Ja’ i fortrolighed frem til startdato med mindre der er lavet aftale om at den kommende ansættelse må offentliggøres.

Aktivering af medarbejdermail

Aktivering af medarbejdermail vil først ske ved startdato. Afsendelse af IT velkomstbrev kan sagtens sendes, da den sendes til medarbejderens private e-mail adresse.

Medarbejderen kan logge på mit.au.dk

Medarbejderen kan logge på mit.au.dk, med AUID eller NemID og vælge e-mail, så snart de har modtaget IT velkomstbrevet -  den er bare ikke aktiv før startdato.

Bestilling af udstyr før fortrolighed er ophævet

Udstyret skal bestilles til instituttet/ afdelingen så udstyret er klar, når medarbejderen starter. Ved f.eks. en ny PC skal IT supporten så kun sætte medarbejderens login op.

FAQ vedr. annullering af en ansættelse

Hvis medarbejderen eller arbejdsrelation er oprettet, men skal annulleres

I de tilfælde hvor en arbejdsrelation skal slettes: fx fordi en igangsat ansættelse ikke bliver til noget alligevel, så skal arbejdsrelationen SLETTES. Der må ikke sættes en slutdato, men annulleringen skal sendes til HR Data og Digitalisering via AU's Serviceportal, der så sletter den.

FAQ vedr. PURE

Skift af enhedsnummer

Ved skift af enhedsnummer vises adressen fra de gamle enhed i PURE indtil næste dag. Enheders postadresser overføres først til Pure hver aften. Dette er en uhensigtsmæssighed i PURE, som AU IT er bekendt med. Der arbejdes på en løsning.

FAQ vedr. registrering af fastnetnummer og mobilnummer

Hvor registreres numrene?

Mobilnummer registreres i personoplysninger (medarbejdere kan kun have et AU-mobilnummer). Fastnetnummer registreres i arbejdsrelationen

Udenlandske telefonnumre i Medarbejderstamkortet

Ved indtastning af udenlandske telefonnumre i Medarbejderstamkortet, skal telefonnummeret starte med + og ikke 00 eksempel:  +45 xx xx xx xx.  

FAQ vedr. censorer, bedømmere, honorarlønnede & eksterne lektorer

Censorer, bedømmere & honorarlønnede 

Censorer og bedømmere SKAL ikke være oprettet som medarbejdere for at kunne få deres honorar. De har teknisk set en ”anden relation” til AU end studerende og medarbejdere. De vil have et lønforhold i SLS og kendes på stillingstypen.

Udenlandske censorer, bedømmere & honorarlønnede

Udenlandske censorer og bedømmere skal oprettes i Medarbejderstamkortet for at få en AUID. Hvis det kun er for at få en AUID, vil det være tilstrækkeligt at oprette dem som AU-Personer; altså uden arbejdsrelation. Man skal huske at oprette dem med deres private kontaktmail, så de kan komme ind i mit.au.dk med ”glemt password”-funktionaliteten.

Kun for AU HR Løn: Oprettelse af fiktiv cpr. nr.

”Ved nyoprettelse af fiktiv cpr. nr. i Medarbejderstamkortet vedrørende Udenlandske censorer st. 351, bedømmere st. 352, Gæsteforelæsere st. 353,  særligt vederlag st. 901 og stipendiater st.621, som tidligere skulle oprettes i PØS. Oprettes i Medarbejderstamkortet med: fornavn, efternavn, fødselsdato, køn og nationalitet  (Mail er valgfrit). Der oprettes ingen arbejdsrelation”

Honorarlønnede med dansk cpr. Nr.

Danske honorarlønnede som f.eks. kun skal have anvist et 2 timers forelæsningshonorar, skal ikke i Medarbejderstamkort.

Eksterne lektorer (1/5 ansættelser) i Medarbejderstamkortet

Ved alle timelønsansatte der skal i Medarbejderstamkortet SKAL der angives ugentlige timer i "Timer pr. uge" og angives "ja" i AU-Timeløn. Dette gælder også timelønansatte som ikke lønnes igennem AU-Timeløn f.eks. eksterne lektorer hvor timerne er angivet i HR-løn som en løbende løndele.

Hvis IKKE de er angivet som AU-Timeløn, vil de fremkomme på lister over fastansatte.

FAQ vedr. ph.d.-studerende i Medarbejderstamkortet

Hvem opretter ph.d.-studerende i Medarbejderstamkortet?

Det gør de fire ph.d.-skoler på fakulteter via PhD Planner. Alle ph.d.-studerende får en relation i Medarbejderstamkortet, som hedder 823 Ulønnet ph.d.-studerende. Instituttet kan først påbegynde on-boarding af ph.d.-studerende, når den ph.d.-studerende er oprettet via PhD Planner i Medarbejderstamkortet.

Hvorfor er der ingen slutdato på en ph.d.-studerendes ulønnede relation (823)?

Der er ikke en slutdato på den ph.d.-studerendes ulønnede relation, fordi den ph.d.-studerendes tilknytning først lukkes, når den ph.d.-studerende lægges på arkiv i PhD Planner ved tildeling af en ph.d.-grad eller udskrivning. Ofte vil aflevering af afhandling, forsvar af afhandlingen samt tildeling af en ph.d.-grad foregå efter indskrivningen er udløbet. Derfor er der behov for, at den ph.d.-studerende stadig har adgang til sin e-mail m.m.

Hvorfor er startsdatoen ikke lig med indskrivningsdatoen på en ph.d.-studerendes ulønnede relation (823)?

Startsdatoen for den ph.d.-studerende ulønnede relation (823) er den dag, som de ph.d.-studerende er oprettet i Medarbejderstamkortet. Det er ikke muligt i Medarbejderstamkortet at se, hvornår den ph.d.-studerendes indskrivning er startet. Det er et udviklingsønske, at det ændres, således at indskrivningsdatoen også fremgår af den ulønnede ph.d.-relation i Medarbejderstamkortet.

Hvordan kan se, om de ph.d.-studerende får løn i Medarbejderstamkortet?

Hvis den ph.d.-studerende får løn, så opretter AU HR Løn & AU IT denne relation på den ph.d.-studerende i Medarbejderstamkortet. Enten oprettes en 212 Lønnet ph.d.-stipendiat, 221 SU ph.d.-stipendiat eller 346 Ph.d. timeløn. Der kan gå lidt tid fra, at den ph.d.-studerende er oprettet med en Ulønnet relation (823) og til der tilknyttes en lønnet relation, og man skal derfor have lidt tålmodighed før alle information om de ph.d.-studerende kan ses i Medarbejderstamkortet.  

Hvem kan ændre i den ph.d.-studerendes relationer i Medarbejderstamkortet?

På 823 Ulønnet ph.d.- studerende kan der ikke rettes i de ph.d.-relaterede oplysninger via Medarbejderstamkortet (start- og slutdato, enhed og stillingstype). Her skal ændringer ske via PhD Planner. Oplysninger om lokale, telefonnummer mv. skal rettes i Medarbejderstamkortet, så data kommer til at stå korrekt i Pure og telefonbog mv. De lønnede relationer (212, 221, 346) ændrer AU HR Løn & AU IT, når de får besked fra ph.d.-skolerne om, at der er sket ændringer i ansættelsen.

Hvor ændres CPR.nr. på de udenlandske ph.d.-studerende, når de tildeles et endeligt CPR.nr.? I Medarbejderstamkortet eller PhD Planner?

 Hvis den ph.d.-studerende har et midlertidig CPR.nr. og får et nyt, så skal det rettes via Medarbejderstamkortet (enten af ph.d.-skolen eller på instituttet afhængig af aftalen på fakultetet). Herefter vil det automatisk blive ændret i PhD Planner.

Må de ph.d.-studerende have andre relationer i Medarbejderstamkortet end 212, 221, 346 og 823?

Som udgangspunkt er det ph.d.-skolerne og AU HR Løn, der opretter relationerne på de ph.d.-studerende i Medarbejderstamkortet. Men har du på fx instituttet behov for at give de ph.d.-studerende en anden relation, kan man oprette en 822 Ph.d.-studerende. Det vil typisk være i de tilfælde, hvor man har behov for en anden visning i PURE af, hvilket center eller enhed den ph.d.-studerende er tilknyttet, end den enhed der fremgår af 823-relationen.

Hvem opretter måske kommende ph.d.suderende på screenings grant i Medarbejderstamkortet?

Studerende på screening grants oprettes i Medarbejderstamkortet på institutterne. Screening grants tildeles af de enkelte ph.d.-skoler.

 

Hvordan ændres den primære visning af Ph.d.-studerende i Medarbejderstamkortet?

Du kan ikke fravælge den primære relation direkte på 823-relationen i Medarbejderstamkortet. Men du kan vælge en anden relation, eksempelvis den lønnede relation, som den primære relation. Vælges en anden end 823-relationen som primær relation, så fjernes 823 som den primære relation.

 

Hvilke relationer vises i AU Telefonbog?

Alle relationer på den ph.d.-studerende i Medarbejderstamkortet vises i AU’s telefonbog. Men den primære relation står øverst. Du kan derfor vælge den visning, du ønsker øverst, som den primære relation i Medarbejderstamkortet. Du kan ikke fravælge den primære relation direkte på 823-relationen. Men du kan vælge en anden relation, eksempelvis den lønnede relation, som den primære relation. Vælges en anden end 823-relationen som primær relation, så fjernes 823 som den primære relation. Hvis der er flere relationer, vil kun den 1. relation være synlig, og du skal klikke på  (plus) for at se de øvrige relationer.

 

Hvilke relationer vises i profilen i PURE for ph.d.-studerende?

Visningen i PURE bestemmes af de relationer i Medarbejderstamkortet, der er krydses af ved Vises i PURE. For 823-relationen kan du ikke fravælge, at den ph.d.-studerende vises i PURE. Men du kan vælge, at også andre relationer end 823-relationen vises i PURE. Den primære relationen står øverst i PURE, som det også gælder for AU Telefonbog.

Husk, at for ph.d.-studerendes 823-relationen bestemmes enhedsnummeret via PhD Planner og ikke i Medarbejderstamkortet. Det vil sige, at ændringerne sker i PhD Planner, ikke i Medarbejderstamkortet. Dog ændres telefonnummer og kontor direkte i Medarbejderstamkortet.

 

Hvorfor fjernes 823-relationen ikke, når den ph.d.-studerende afleverer sin afhandling?

Lukning af 823-relationen hænger sammen med lukning af den ph.d.-studerendes e-mail. Det er derfor ikke muligt at lukke relationen, før den ph.d.-studerende enten er udskrevet eller tildelt en grad. Da det ofte kan tage 3 måneder at afholde forsvar og få tildelt ph.d.-graden af Akademisk råd, skal den ph.d.-studerende fortsat have adgang til sin AU-mail.

FAQ vedr. Medarbejderstamkortet og andre systemer

AU Timeløn:

Medarbejderstamkortet og AU Timeløn er ikke forbundet.

Ansættelser med mindre end 8 timer ugentligt

Ansættelser med mindre end 8 timer ugentligt skal oprettes i Medarbejderstamkortet, herefter vil Løn kigge på sagen og vurderer om der skal laves en kontrakt eller ej. Det er ikke tilstrækkeligt kun at oprettet dem i AU-Timeløn.

Ansættelser med 8 timer eller mere ugenligt

Hvis der er angivet 8 timer eller mere ugentlig, sendes sagen til HR hvor der vil blive lavet en kontrakt.