Kære Alle,
Efter mere end 12 år er AUHRA fredag d. 6. januar lukket, og klargøringen af mitHR er sat i gang.
Den 25. januar åbner mitHR for alle HR-medarbejdere og sekretærer. På Tech åbner mitHR også for ledere og medarbejdere til registrering af Projekttid og ferie og fravær. Allerede den 18. januar bliver det muligt at få registreret data i mitHR – se mere om det under afsnittet Pilotdrift.
Uddannelse i mitHR
I perioden fra den 5. - 17. januar afholder vi en række undervisningsmoduler i emnerne “Medarbejderadministration” og “Administration af Ferie og Fravær” i mitHR.
Undervisningen er målrettet til Sekretærer og HR-medarbejdere, der arbejder med opfølgning på medarbejderinformationer f.eks. ansættelsesforhold og/eller med registrering af Ferie og Fravær. Undervisningen er opbygget, så den understøtter den enkeltes opgaver, og den er baseret på konkrete vejledninger og FAQ-materiale. Listen af undervisningsmoduler samt materiale finder du på mitHR's forvaltningssite.
Træning i mitHR for ledere og medarbejdere vil tage udgangspunkt i online vejledninger og selvstudier af funktioner. Dette materiale er ikke klar endnu, men vi arbejder på det, og du vil snart finde det på forvaltningssitet. Du får besked, når det er klart.
Der er ligeledes planlagt uddannelse for Tech i ProjektTID i den samme periode. Vejledninger til ProjektTid samt FAQ finder du også på forvaltningssitet under ProjektTID
Pilotdrift
Allerede den 18. januar åbner mitHR i pilotdrift. Her vil en udvalgt gruppe medarbejdere arbejde i mitHR og oprette, registrere og ændre HR-data. Formålet med pilotdriften er at verificere mitHR i produktion.
Udbyttet af pilotdriften skal:
I pilotdriften har vi brug for din hjælp til at få data/ændringer at arbejde med. Dvs. at du i lukkeperioden kan få oprettet og ændret data i mitHR ved at aflevere dine data via forvaltningssitet til deltagerne i piloten. Dine data bliver tastet af udvalgte medarbejdere, og du vil derefter kunne fortsætte dit arbejde. I den kommende uge kommer der mere information ud om, hvordan og hvor du afleverer dine data.
Support og hjælp til mitHR
Efter Go live står projektteamet klar til hjælpe brugerne med brugen af mitHR. Det vil ske ved forskellige tilbud som f.eks. online spørgetimer fordelt på temaer og målgrupper, gå-hjem-møder mm. Du vil kunne finde mere information om det på forvaltningssitet i løbet af de kommende uger.
Endvidere vil forvaltningssitet løbende blive udviklet og tilpasset på baggrund af den feedback, vi får på form og det materiale, der ligger der.
Vi bestræber os på at holde dig godt orienteret, men hvis du har spørgsmål er du altid velkommen til at kontakte mig eller andre i projektet. Du finder kontaktinformationer her
VI håber samtidig at du vil hjælpe med kommunikation og information ud i din del af organisationen på baggrund af dette nyhedsbrev. På forhånd tak for det.
Kære Alle
Hermed andet nyhedsbrev om mitHR. Som modtager af dette nyhedsbrev håber jeg, at du vil sende det videre til dine medarbejdere, dit team eller til dem du kender, som det kunne være relevant for.
De lokale implementeringsgrupper, udvalg og forskellige grupper af medarbejdere har deltaget aktivt i forberedelsen af Go live og ikke mindst kommunikationen omkring den kommende periode, hvor mitHR bliver sat i produktion. Vi i projektet har deltaget i mange møder og foraer for at fortælle om planer, muligheder og begrænsninger og ikke mindst for at afklare, hvordan forskellige opgaver skal håndteres. Identificering af opgaver, udfordringer, afhængigheder mm. er sket ved fælles hjælp og er fortsat i gang. Al viden samles af projektet og vil blive kommunikeret dels via implementeringsgrupperne på fakulteterne, projektorganiseringen og ledelsesstrengen, men også på mitHR forvaltningssite, som du kan læse mere om nedenfor.
Sammen med information om de øvrige HR systemer, vil du fra i dag kunne finde information om mitHR her. Det er således dette site, projektet vil holde opdateret og ikke det oprindelige projektsite. mitHR’s forvaltningssite vil fra nu af blive brugt til at samle viden om:
Siden vil løbende udvikle sig og er fortsat under opbygning, så viden og information er dækkende for, hvor projektet befinder sig, samt hvad du har brug for at vide. Den information, der bliver kommunikeret her, er fælles for alle på AU og kommer fra projektet. Du vil formentlig opleve, at du får lokale eller supplerende informationer fra dit fakultets implementeringsgruppe.
Har du spørgsmål eller kommentarer til siden, så tag fat i tineanette@au.dk
Ud over forberedelse, opsætning og klargøring af produktionssystemet er følgende planlagt som en del af implementeringen af mitHR:
Uge 44
Uge 45
Uge 46-48
Uge 49-50
Uge 50-51
Uge 1-4 (2023)
Uge 3 (18.-24. januar)
Uge 4 (25. januar)
Uge 4-9
Kære Alle
Dette nyhedsbrev er det første i en række af flere som vil komme ca. 1 gang om måneden det næste års tid. Nyhedsbrevet indeholder generel information om, hvad der sker i og omkring mitHR. Det er central viden som vi fra projektet gerne vil dele med dig, fordi du er interessent eller involveret i projektet. Nyhedsbrevet indeholder generelle informationer, som du ofte vil få mere viden om i forbindelse med de aktiviteter, der sker i eller omkring projektet f.eks. via din lokale implementeringsgruppe. Du er velkommen til at sende nyhedsbrevet videre, hvis du har kollegaer for hvem indholdet er interessant. Nyt fra mitHR sendes ud til styregruppen og referencegruppen for mit HR, administrationschefer samt projektteamet.
Før sommerferien blev Go-live fastsat. Der er følgende datoer som er centrale og vigtige at huske:
Det betyder, at AU fra d. 6. januar til den 18. januar (7 arbejdsdage) ikke vil have et HR system tilgængeligt for sine brugere. Dvs. fra den 6. januar kl. 12 og frem til d. 18. januar vil følgende ikke være muligt at gøre:
Bemærk: MSK vil altså ikke kunne anvendes i det nævnte tidsrum.
Fra den 18. januar vil det være muligt at få ovenstående foretaget, af de få brugere der har adgang til mitHR.
D. 25. januar vil mitHR åbne for HR administrationen, fraværsregistratorer og sekretariaterne samt alle medarbejdere på Tech.
D. 1. marts åbner mitHR for alle ledere og medarbejdere.
Vi vil i løbet af den kommende måned udarbejde mere detaljerede informationer om overgangsfasen og sørger for at informationer omkring dette bliver tilgængelige, så alle kan være bedst mulig forberedte. Dette vil blive støttet af information og kommunikation lokalt planlagt og håndteret af fakultetets implementeringsgruppe.
Før sommerferien besluttede LEA, at der skal indføres selvbetjening i forbindelse med ferie- og fraværsregistrering. Hvordan og i hvilken tempo implementeringen skal finde sted besluttes på det enkelte fakultet. LEA besluttede at enhedsadministrationen starter på selvbetjening, når det bliver muligt fra 1. marts 2023. Hvordan selvbetjening skal implementeres på fakulteterne skal afklares lokalt i den kommende tid.
Før sommerferien blev der afholdt en gevinstworkshop. Input fra workshoppen er ved at blive bearbejdet og i den kommende tid, skal gevinstkortene færdiggøres, så de kan danne grundlag for beslutninger og prioriteringer i den lokale implementering på fakulteterne. Gevinstkortene færdiggøres med involvering af styregruppen, referencegruppen og den øvrige projektgruppe. Herefter overdrages gevinstkortene til de lokale implementeringsgrupper, som skal arbejde videre med gevinstrealiseringen.
Planen frem mod go live er således:
August
September
Oktober til december
December og januar
Februar 2023
Uddannelse og intro for medarbejdere og ledere
Før sommerferien var der flere artikler om KU’s implementering af KUPA, som er det samme HR standardsystem AU er i gang med at klargøre. Artiklerne omhandlede problemer med systemet funderet i udfordringer med datakvalitet og performance. En del af årsagen til performanceproblemerne er analyseret og afhjulpet. I den forbindelse har vores implementeringspartner sikret, at vi ikke kommer i samme situation. SDU og DTU har samme system som KU og ingen af de universiteter oplever eller har oplevet tilsvarende performanceproblemer.
KU arbejder fortsat på at forbedre performance og brugeroplevelsen, hvilket vi på AU allerede nu har fokus på. På AU har vi fra starten af været opmærksomme på datakvalitet og konfiguration af systemet, hvilket giver AU et godt afsæt for at komme godt fra start. AU kommer i den kommende tid til at have fokus på klargøring og ibrugtagning og dermed information til slutbrugere og forventningsafstemning om systemets måder at virke på.