At lede på distancen

Tiden med Covid-19 skaber nye vilkår og stiller nye krav til ledelse og den organisatoriske praksis. På denne side finder du inspiration til, hvilke opmærksomheder man som leder med fordel kan have, når situationen kræver ledelse på distancen.


Artikler og gode råd

At lede hjemmearbejde – individuelt og i teams

At lede og arbejde på distancen giver nye udfordringer og muligheder. Artiklen af professor emeritus, dr. merc. Henrik Holt Larsen, CBS, belyser nogle af disse udfordringer og muligheder og giver råd om, hvordan vi får det bedste ud af at arbejde på distancen. Det drejer sig blandt andet om løbende forventningsafstemning, understøttelse af det sociale fællesskab i enheden, e-mails’ tveægget sværd og nogle medarbejderes oplevelse af ensomhed.

”Nærværende corona-ledelse på distancen” (Noca.dk)

    

At lede og samarbejde på distancen er ikke noget nyt og i mange organisationer har man erfaring med at lede og samarbejde på tværs af kulturelle og geografiske skel. Hvad er det, som gør nogle globale teams mere succesfulde end andre? Enhedens struktur i form af møder og rammer for opgaveløsning og samarbejde, lederens tilgængelighed og konkret feedback spiller en væsentlig rolle. I disse tre artikler gives der nogle bud på, hvad der er vigtigt at være opmærksom på og hvad der virker for teams som er fysisk/geografisk adskilte:

  1. ”Global Teams That Work” (Harvard Business Review)
  2. “How to Keep Your Team Motivated, Remotely” (Harvard Business Review)
  3. "Virtuelt arbejde kræver kreativ ledelse" (BSS, AU)

At lede motivation

Medarbejdere oplever den nuværende situation forskelligt og i relation til, hvor meget deres arbejde ændrer form og indhold. Derfor er det vigtigt at have en ekstra opmærksomhed på, hvad den nuværende arbejdssituation betyder for den enkelte medarbejder og hvad dette kræver af dig som leder.

Det er naturligt at medarbejderes motivation påvirkes i krisetider. Lederen kan støtte op om den enkeltes motivation ved at være opmærksom på medarbejdernes ændrede adfærd og behov og justerer sin ledelse derefter. Artiklen peger på, hvordan ledere kan tilpasse egen ledelsesstil til at støtte op om den enkelte medarbejders motivation:

”Study finds managers need to adjust their leadership style during a crisis” (phys.org)

 

Medarbejderes behov for ledelse er individuelt - ledelsesstile.

En given medarbejders behov for en bestemt type ledelse kan være en anden i dag, end det den var før indførelsen af hjemmearbejde. Daniel Golemans giver et bud på seks ledelsesstile, som lederen kan vælge imellem i den aktuelle situation: beordrende, gennemslagskraftig, tilknyttende eksempelsættende, demokratisk og coachende. I artiklen giver han et bud på, hvornår ledelsesstilene virker bedst:

”Leadership that gets results” (Wordpress, Havard Business Review)

Digital kommunikation og gode online møder

At holde og lede møder online er en disciplin for sig, som nogle ledere på AU allerede har gode erfaringer med, mens andre prøver kræfter med disciplinen for første gang. Herunder følger generelle råd til god mødeledelse online. Vær opmærksom på:

At lede på distancen kalder på hyppigere, men kortere møder end normalt
Dette er en forudsætning for at fastholde motivation - sætte retning, skabe mening og koordinere tilstrækkeligt. Onlinemøder bør være kortere end de almindelige fysiske møder, idet skærmmøder er energikrævende.

Der vil være behov for både faglige møder og møder af mere social karakter
Når man ikke længere mødes på gangen eller ved kaffemaskinen, er der behov for at ”mødes uformelt” på anden vis i tillæg til de mere formelle faglige opgaveorienterede møder. Det kan være online kaffemøder, og skal ikke nødvendigvis initieres af dig som leder. Måske skal du opfordre til dette og få en medarbejder til at indkalde til et uformelt kaffemøde. Du kan ligeledes opfordre medarbejderne til at ringe sammen, Skype eller andet. Prøv jer frem og drøft effekten med dine medarbejdere.

Online møder kræver tydelig struktur og kodeks
Det er vigtigt, at der på forhånd er udsendt en dagsorden, så alle kender formålet og derfor kan spille nyttigt ind i denne. Hvis det er en dagsorden med flere punkter, må denne gerne indeholde formål, forberedelse og form til hvert punkt. Det kan desuden være nyttigt at aftale et online-kodeks: hvordan er man en god mødedeltager? Hvilke regler er der, hvis man vil sige noget? Skal man deltage med kameraet tændt eller er det OK at deltage kun med lyd? Skal mikrofoner være slukket, når man ikke har ordet osv.

Hav styr på teknikken
Sørg for at du, men også mødedeltagerne, har styr på teknikken, inden mødet starter. Hvis du har brug for hjælp hertil, kan du kontakte AU IT Support.

Bed alle installere de nødvendige programmer, logge på samt tjekke forbindelse inden mødestart. Det kan være en god idé at alle logger på 2-5 min. før mødet starter og at der i øvrigt er punktlighed.

Hvis det er nyt for jer at mødes online, skal du dog samtidig gøre klart for alle, at I er i gang med at øve jer på noget nyt, og det derfor er OK, at der opstår udfordringer undervejs.

Skru ekstra op for non-verbal kommunikation
Den nonverbale kommunikation skal være tydeligere og stærkere på onlinemøder. Man kan ikke på samme måde som på fysiske møder aflæse mimik, tonefald eller kropsprog. Det er derfor god ”mødedeltagelse/”medledelse”, at man som mødedeltager tydeligt tilkendegiver, om man ”er med”, ”er enig” eller gerne vil have ordet.

Skab gode aktive møder ved at involvere deltagerne
På online møder skal indlæg være korte og præcise. Man taber lettere ”lytte-lysten” end på fysiske møder. Vær opmærksom på dette og hold dine oplæg korte og med tydelige budskaber. Involvér gerne deltagerne fx ved at opfordre til kommentarer, lave gruppedrøftelser fx i breakoutsession-funktioner, eller lade medarbejdere være mødeledere eller ”punkt-ejere.” Involvér evt. medarbejderne i at være medudviklere af elementer, der kan skabe aktive møder.

Evaluér
Det er altid en god idé at evaluere møder, online eller fysiske. Og særligt, hvis det er nyt for jer at holde online møder. Eksperimenter med forskellige metoder og ideer. Giver møderne det udbytte, vi håbede på eller bør vi justere på noget?

 

Yderligere inspiration til online aktiviteter kan findes hos AU Educate

Online jobsamtaler, onboarding og fratrædelse på distancen

’Råd til online ansættelsessamtaler’ giver nogle få og enkle råd, hvis man skal holde en online ansættelsessamtale. Alle de elementer, man typisk vil forberede og overveje inden en ansættelsessamtale er stadig gældende. Der er dog en række elementer, man bør have ekstra fokus på, når der afholdes ansættelsessamtalen online.

'Råd til onboarding hjemmearbejdspladsen' sætter fokus på nogle af de elementer, man som leder skal have særlig fokus på, når nye medarbejdere onboardes i denne tid.

'Råd til den gode fratrædelse på distancen' er en huskeliste med de mest centrale ting, man bør være opmærksom på, når en medarbejder stopper i denne periode.


Videointroduktioner

Videoerne er en række forskellige forslag, tips/tricks og overvejelser til at skabe godt samarbejde på distancen – både som leder og som mødeleder. ​Hver video har også tilknyttet en præsentation, som du også kan hente herunder. Når du ser videoerne om Teams og Zoom, så kan du prøve at pause videoen og prøve tingene af løbende, så du får det i hænderne med det samme.​ God fornøjelse.

Engagerende møder i Teams

Ledelse og samarbejde

Log på med AUID@uni.au.dk. 
Dobbeltklik for at se i fuld skærm.

Engagerende møder i Zoom

Pas på dig selv på distancen

Log på med AUID@uni.au.dk. 
Dobbeltklik for at se i fuld skærm.

Generel intro til virtuelle​ møder